El trabajo remoto es la nueva normalidad. Ya no hace falta ni explicarlo.

Pero sí vale una recomendación: si trabajas remoto, es aconsejable trabajar por objetivos. El viejo paradigma de trabajar por horario comienza a quedar desactualizado, dando lugar a una nueva realidad: lo importante no es el tiempo que cumplimos, sino el trabajo que hacemos.

Dos imprescindibles para lograrlo: el primero, llevar siempre nuestro trabajo a acciones concretas; el segundo, medir el cumplimiento de esas tareas.

La herramienta recomendada para lograrlo son los OKRs.

Esta metodología se le atribuye a Andrew Grove de Intel, allá por fines de los años setenta y principios de los ochenta, pero se popularizó dos décadas más tardes cuando John Doerr (ex Intel) la recomendó a Google y luego la publicó en su recomendado libro “Measure What Matters” (2017).

¿Qué son los OKRs?

Dos definiciones, del inglés: Objectives and Key Results. Y además, le vamos a agregar una tercera que está incluida en todo OKR: tareas.

1. O (Objective) = el objetivo que queremos lograr.
2. KRs (Key Results) = cómo vamos a medir ese logro.
3. Tareas = qué vamos a hacer para lograrlo.

Seguramente ya escuchaste que los objetivos deben seguir la regla SMART. Vale el repaso, del inglés:

• Specific, / específico
• Measurable, / medible
• Achievable, / alcanzable
• Relevant, / relevante
• Time-bound / con fecha determinada

Si bien son absolutamente recomendables para enfocar adecuadamente una acción o tarea determinada, como objetivo se parece más a una lista de tareas que un goal aspiracional o disruptivo. Cuando determinamos que ese potencial objetivo sea específico y alcanzable, ya le estamos poniendo límites y un framework determinado. Corremos el riesgo de estar achicando el campo de juego para cambios realmente significativos.

Entonces, en esta metodología de OKRs, los KRs son más parecidos a los objetivos SMART y el Objective que acá definimos es un goal más general, desafiante, inspiracional.

¿Cómo se implementa la metodología OKRs?

En un escenario ideal, los OKRs funcionan como cascada en una organización. Los objetivos son más generales y compartidos, los KRs tienden a ser más individuales o de cada equipo.

Debería darse alguna de las siguientes situaciones: que el equipo de liderazgo tenga determinados Objetivos y los managers establezcan sus propios Objetivos derivados de aquellos. O también, incluso, que un equipo de trabajo tenga un objetivo en común, pero luego cada uno tenga un KR diferente para alcanzarlo.

Entonces, los pasos para implementar OKRs son:

1. Definir tus Objetivos y tus KRs.
2. Transformar esos OKRs en proyectos concretos. Suele ser muy simple: cada KR debería parecerse bastante a un proyecto en sí mismo.
3. La definición clave: bajar en detalle todas las tareas o actividades de ese proyecto, las que nos permitirán cumplir un KR.

Entonces: foco siempre en la acción. Objetivos. Proyectos. Tareas.

Un tip: la forma más fácil de lograr esto es usar un task board, que son herramientas o plataformas que nos ayudan a organizar nuestro trabajo en tareas y proyectos.

¿Cómo redactar correctamente los OKRs?

El secreto está en definirlos de abajo para arriba, pues le da más lógica al planteo: “Vamos a hacer “ESTA TAREA” para lograr “DETERMINADO KRs” porque tenemos que alcanzar “NUESTRO OBJETIVO”.

Vamos con un ejemplo:

• El objetivo es: “ser más eficientes cumpliendo nuestros objetivos”.
• El KR puede ser “mejorar un 20% el cumplimiento y tiempos de nuestros objetivos, durante el próximo mes, aplicando una metodología OKRs”
• Las tareas podrían ser:
  • Aprender cómo definir y redactar OKRs.
  • Hacer un plan de implementación de la metodología.
  • Comunicarlo a mi equipo y liderar su aplicación.
  • Ejecución del plan.
  • Evaluación de los resultados.

Entonces, la redacción podría ser “vamos a aprender, planear, comunicar, ejecutar y medir la metodología de OKRs (ESAS SON LAS TAREAS), para mejorar el cumplimiento de objetivos en un 20% el próximo mes, aplicando este método (ESOS SON KRs), y así poder ser más eficientes en el trabajo (ESE ERA NUESTRO OBJETIVO)”

Lo definimos de arriba para abajo: objetivo, key results, tareas. Pero luego lo ejecutamos de abajo para arriba: tareas, key results, objetivos.

¿Qué plazos se recomiendan para definir los OKRs?

Por lo general, un KR es un desafío bastante grande como para resolverlo de una sola vez. Se parece más a un proyecto que a una tarea. Y por eso tenemos que dividirlo en tareas más pequeñas.

Cada una de esas tareas tiene que tener un responsable y un deadline. Es una obviedad, pero la manera de llegar a ese Objetivo es cumpliendo esas tareas. Es la suma de esas tareas bien hechas. Por eso es imprescindible saber de quién son y para cuándo.

Se suele definir una recurrencia de tiempo para establecer y medir los OKRs. Generalmente un Quarter del año, cada tres meses. Podría ser menos, pero pareciera ser poco tiempo para poder cumplir goals realmente disruptivos, y uno corre el riesgo de ser poco ambicioso. También podría ser más, pero uno corre el riesgo de que el período de revisión y cumplimiento termine siendo demasiado largo (sobre todo si el KR no se va a lograr).

Se recomienda, también, un check mensuak de cumplimiento de tareas y cercanía o lejanía de cada KR. Al final del período corresponde una auto-evaluación y una revisión con el manager o líder de equipo, del alcance de esos resultados y finalización de las tareas necesarias.

Algunos consejos finales para implementar los OKRs:

• No tengas miedo de sumar talentos independientes y remotos a tu equipo. Aportarán diversidad, nuevas miradas y muy probablemente signifiquen un ahorro para tu empresa. (Otro tip: Workana Empresas puede ayudarte a armar un equipo remoto exitoso y confiable)
• Define un objetivo ambicioso y aspiracional. Que signifique un cambio.
• Los KRs tienen que ser concretos, medibles, con una fecha establecida y que en su cumplimiento nos dejen lo más cerca que podamos del objetivo.
• Las tareas son todas las actividades que tenemos que realizar para poder lograr los KRs. Cada una de ellas tiene que tener un asignado, una fecha y obviamente una descripción, un detalle.
• Al momento de definir los OKRs, las tareas no importan. Es la bajada necesaria y obligatoria que viene luego, pero lo inicial es definir el objetivo y sus respectivos Key Results.
• Definir tiempos de alcance de los OKRs, con mediciones periódicas y autoevaluación al final del período.
• ¡Los OKRs tienen que ser una herramienta para cumplir objetivos!

Llegó el momento de redactar el tuyo.

• ¿Cuál es el cambio que quieres lograr?
• ¿Cómo lo vas a medir y en qué tiempo tiene que suceder?
• ¿Qué tareas hay que cumplir para lograrlo?

Y siempre recuerda: objetivo, proyectos, tareas. Y luego tareas, proyectos, objetivos.

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