Metodología Agile: nueva forma de trabajar con equipos flexibles enfocados en objetivos comunes

Cuando pienso en los principales cambios en el mundo del trabajo, pienso en cómo la innovación fue responsable de ello, dentro del proceso de creación de un entorno de trabajo más dinámico, donde surgieron nuevas posibilidades, como los espacios de coworking, el trabajo remoto y el trabajo profesional freelance centrado en los resultados.

En este escenario, algunas cuestiones se vuelven fundamentales tanto para el buen funcionamiento de un proyecto como para la relación entre quien contrata y quien ejecuta el proyecto.

Cuando se discute sobre la flexibilidad del trabajo remoto y sobre la agilidad en la contratación de un profesional, por ejemplo, yo pienso que la agilidad va mucho más allá: incorporar metodologías y agilidad en el trabajo remoto es algo transformador.

Esta es la base de una estrategia basada en la productividad y la sostenibilidad, de la que se benefician las empresas, los profesionales freelance y todos los procesos directa o indirectamente implicados. Pero antes de ver más a fondo estas relaciones, tratemos de entender algunos de estos conceptos.

¿Qué es la agilidad?

La agilidad no es solo una metodología de proyectos paso a paso. Entonces, ¿qué es? Yo, clasificaría este proceso en dos etapas:

  • La agilidad es la capacidad de crear y responder rápidamente a cambios en el mercado para seguir las tendencias y sobrevivir en un mundo turbulento.
  • La agilidad es la capacidad de equilibrar flexibilidad y estabilidad. En un mundo incierto y turbulento, el éxito pertenece a las empresas y personas que tienen la capacidad de crear cambios (e incluso el caos). La creación de cambios perturba a los competidores y, para ello, la creación debe asociarse con procesos de innovación para desarrollar nuevos productos, crear nuevos canales de ventas y segmentar y personalizar productos y servicios.

La agilidad también está asociada con la flexibilidad temporal y la capacidad de realizar proyectos de una manera diferente, centrándose en el rendimiento y los resultados.

Metodología Scrum para gestión de proyectos ágiles

Cuando hablamos de agilidad, no podemos dejar de pensar en gestión de proyectos y citar una metodología que se ha hecho famosa: la metodología Scrum. Este no es un proceso estandarizado donde se sigue una serie de etapas secuenciales y que se garantiza el aumento de productividad en el trabajo, en el plazo y en el presupuesto, un producto de alta calidad que encante a los clientes.

En cambio, Scrum es un framework para organizar y administrar trabajos complejos, como proyectos de desarrollo de software.

Si traemos esta terminología al universo Workana, por ejemplo, podemos relacionar la agilidad como una nueva forma de trabajar y estoy hablando específicamente de los beneficios obtenidos con los cambios en el mundo laboral, la implantación de nuevas tecnologías y la creación de nuevos entornos de trabajo.

Por supuesto, por detrás de la expansión de nuevas formas de trabajo están las mejoras progresivas de la tecnología de telefonía móvil, Internet, ordenadores, servicios en la nube, etc. De hecho, la red o el mundo digital se ve cada vez más como el lugar de trabajo con el consecuente crecimiento de las personas que trabajan en la «nube» o en el «mundo virtual».

La difusión de proyectos ágiles es un movimiento global con principios, métodos, listas de tareas, técnicas y herramientas para que las organizaciones prosperen en un mundo cada vez más volátil, incierto, complejo y ambiguo.

Para el emprendedor es imprescindible implementar una metodología como esta, ya que el trabajo ágil se asocia con la incorporación de personas, procesos, conectividad y tecnología, tiempo y lugar juntos para encontrar la forma más adecuada y efectiva de trabajar para realizar una tarea o conjunto de tareas específicas.

¿Y cuáles son los beneficios de un equipo de trabajo ágil?

Hay muchas ventajas en un equipo ágil. Recordemos que el trabajo remoto ha permitido a las personas que han adoptado este estilo de vida, gestionar el trabajo de manera más eficiente, además de ofrecer un producto de la más alta calidad dentro de las limitaciones presupuestarias. Y todo esto porque el profesional que trabaja en Home Office está acostumbrado a lidiar con una gran diversidad de temas, tipos de clientes y proyectos en su día a día que les añade un bagaje cultural y de información inconmensurable.

Los equipos ágiles son reconocidos por ser altamente eficientes en realizar el trabajo. Generalmente comparten una cultura colaborativa, donde la eficiencia tiende a tener un efecto en cascada.

Empresarios de todo el mundo empiezan a entender que al liderar equipos a través de metodologías ágiles se ha hecho posible para alcanzar un alto nivel a lo largo de todo el proyecto, y las razones están relacionadas justamente con la actual velocidad del cambio, la importancia de alcanzar el mercado a tiempo y la necesidad de adaptarse a la transformación digital.

Una encuesta realizada en 2018 por la Forbes Insights y la Scrum Alliance, el 81% de los ejecutivos consideran la agilidad la característica más importante de una empresa exitosa. Por otro lado, el 70% quiere que un Ejecutivo ágil promueva una cultura no jerárquica y el 49% de las empresas ya se están adaptando para volverse más ágiles todavía.

No es un hecho menor que las empresas listadas en la Fortune 500 – donde las mayores empresas estadounidenses con capital abierto aparecen para cualquier inversor de acuerdo con su volumen de ventas – ya están implementando la metodología Scrum a escala para convertirse en ágiles.

Como principales beneficios en la gestión de proyectos donde se difunde la metodología ágil, se percibe la capacidad de adaptarse rápidamente, de anticiparse y de liderar cambios continuos. También podemos destacar:

  • Visibilidad de los detalles del proyecto
  • Mejora en eficiencia del equipo
  • Mejoras en la comunicación
  • Capacidad para adaptarse a los cambios
  • Capacidad de escalar

Las tendencias en el mercado freelance

Aquí, en el blog de Workana, traemos artículos donde mencionamos el crecimiento del trabajo freelance en Latinoamérica y en el mundo.

Esta opción ya no es tan solo un plan B para aquellos que están desempleados. Se ha convertido en un estilo de vida, y cada vez más profesionales buscan el trabajo freelance no solo porque quieren aumentar sus ingresos, sino porque pueden tener alternativas de trabajo alrededor del mundo y flexibilidad de horario.

Con la necesidad de aumentar la presencia online, las empresas buscan cada vez más profesionales que puedan proporcionar este beneficio, y por causa de esto, los profesionales de TI y Programación, Design y Multimedia y Marketing son profesionales destacados.

En un estudio realizado por Workana en 2018 sobre emprendimiento y tendencias en el mercado freelance, se descubrieron algunos datos interesantes, como por ejemplo:

  • 80% de los profesionales freelance trabajan en casa
  • 61% de ellos viven en grandes ciudades.
  • 73% trabaja con 2 o más proyectos simultáneamente
  • 44% de los encuestados posee estudios universitarios.

Cuando preguntamos sobre las características esenciales para el profesional freelance, el 60% dijo que la flexibilidad es importante, seguida por la innovación (25%) y por la especialización (15%).

¿Cómo puede el profesional freelance incorporar la metodología Agile en su día a día?

Para hablar de esta cuestión, quiero volver una vez más al informe de emprendimiento y trabajo freelance realizado por Workana. Según este estudio, el 44% de los profesionales freelance invirtió más de 100 horas en estudios en 2017.

Por característica propia y de forma inherente a la profesión, el profesional freelance necesita mejorar a menudo su forma de trabajar, para poder ofrecer mejores productos y servicios, y consecuentemente obtener mayor satisfacción de sus clientes. Una rutina constante de trabajo y la continuidad de proyectos incrementa la rentabilidad operativa de cualquier profesional que busque el perfeccionamiento.

Otro punto a tener en cuenta es que el freelancer, por la naturaleza de su profesión, tiende a aislarse, y necesita entender que para convertirse en un profesional ágil, tendrá que interactuar con otras personas y practicar el racionamiento con sus clientes.

¡Y esta, es la mejor manera de poner en práctica esta metodología, ya que precisamente se centra en este punto! Es esencial para el profesional freelance buscar formas de ser más eficiente y aplicar este método lo ayudará a trabajar con más y mejor comunicación.

Un freelancer generalmente asume varios proyectos al mismo tiempo, como hemos visto anteriormente, y la productividad es el objetivo de cualquier freelancer de éxito. Organizar su rutina se vuelve esencial para que pueda fluir con todas las tareas que se le asignan semanalmente.

En general, las metodologías ágiles han sido diseñadas y funcionan mejor con equipos generalmente con más de tres o cuatro miembros y no para freelancers individuales, pero pueden realizarse ajustes y puedes adoptarla en tu día a día.

Estas son algunas ideas sobre cómo implementar algunos conceptos de metodología Agile en tu día a día, siguiendo estas etapas:

  1. Reúnete con tu cliente una vez a la semana;
  2. Planificación del proyecto – crea una lista de prioridades o recursos necesarios, teniendo para cada ítem de la lista una prioridad, una descripción y una estimación de desarrollo;
  3. Los requisitos del cliente y la lista de recursos se crean durante la primera reunión del cliente. Esta lista puede modificarse más adelante, durante cada reunión semanal con el cliente. Durante estas reuniones, los elementos de la lista también deben priorizarse según los deseos del cliente;
  4. Progreso del proyecto: Establezca un cronograma semanal con todos los ítems que se desarrollarán. Los ítems añadidos en las reuniones semanales deben seleccionarse de acuerdo con las prioridades del cliente. Importante: Si el cliente desea cambiar algún recurso del proyecto, señale las modificaciones durante la reunión semanal  y deje claros los efectos colaterales en el progreso del proyecto en conjunto.

Usando esta técnica, puedes dedicar un día a la semana para reunirte con todos sus clientes y dejar el resto libre para desarrollar y crear, libre de interrupciones.

Técnica Pomodoro para optimizar tu gestión de tiempo

¿Y sabes cómo puedes mejorar aún más el proceso? ¿Qué tal incorporar la técnica Pomodoro en el paso a paso que hemos visto? Esta técnica se basa en el concepto de que intervalos frecuentes pueden mejorar la agilidad mental.

Se requieren cinco etapas básicas para implementar la técnica Pomodoro en tu rutina, en el siguiente orden:

  1. Decida la tarea que desea realizar.
  2. Ajuste el temporizador Pomodoro a 25 minutos.
  3. Trabaje en la tarea hasta que suene el temporizador.
  4. Toma un pequeño descanso.
  5. Continúa con el tercer paso o el primer paso si la tarea se ha completado.

También es recomendable realizar una pausa más larga cada cuatro Pomodoros.

En resumen…

Con el cambio en el mundo del trabajo tradicional, hacia el trabajo remoto y el crecimiento del trabajo freelance; donde ser productivo, innovador y resiliente, incorporando nuevos conocimientos, técnicas y procesos en tu día a día te hará un profesional de éxito.

La metodología ágil puede parecer un poco compleja, pero es fácil de administrar.

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Consultora de Marketing y Redactora. Apasionada por el Marketing dDigital, nuevas tendencias y tecnologías online.

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