Para llevar adelante el trabajo remoto de manera más efectiva y eficiente es conveniente apoyarse en gestores de proyectos colaborativos. Estas herramientas te permitirán funcionar como la oficina donde todo ocurre.

Supongamos que quieres lanzar una aplicación para tu negocio. Necesitarás product owners, desarrolladores, diseñadores, copywriters, probablemente un manager que también esté al tanto de lo que sucede en el avance del proyecto. 

Necesitarás muchos acuerdos, compartir información, hacer seguimiento de las tareas para llegar a cumplir con el resultado esperado en tiempo y forma. Individualmente y aislados es imposible. Colectivamente y conectados es la mejor forma.

Existe una gran variedad de softwares que pueden ayudarte, te compartiremos una selección de los 12 mejores, para que puedas conocer sus características y elaborar un criterio que te permita escoger el más conveniente para ti.

12 gestores de proyectos colaborativos virtuales para optimizar tus procesos y ganar efectividad

#1: Asana

Es uno de los gestores de proyectos colaborativos virtuales más populares en la actualidad. Con esta herramienta es posible gestionar por completo un proyecto, gracias a sus funcionalidades que aportan más facilidad para compartir archivos y organizar conversaciones, es ideal para:

• Hacer una lista común de tareas para hacer
• Asignar una barra de progreso de proyectos
• Trabajar con el método Getting Things Done (GTD)
• Gestionar conversaciones internas con un chat que permite ahorrar emails y tener una conversación más directa

También se puede cambiar de una visión en forma de lista a tablero o calendario, con un solo clic. Se puede dividir el trabajo por proyectos de forma ordenada.

De igual forma, cuenta con gráficos de proyectos y permite integrar herramientas externas, como por ejemplo Harvest.

#2: Trello

Otra de las más conocidas, entre las herramientas para gestionar proyectos colaborativos virtuales, es Trello. Es ideal para:

• Ir marcando los procesos, así como las tareas terminadas
• Tener una visión y seguimiento ideal de la evolución de los proyectos
• Planificar cada paso de los proyectos
• Se puede activar la notificación de correo por tarea completada
• De igual forma es posible arrastrar cualquier tipo de archivo y adjuntarlo a un tablero, como fotos, textos, e incluso elementos de Google Drive

Es especial porque cuenta con un diseño intuitivo, que permite actualizar el estado de un proyecto de forma fácil, y visualizar su progreso con un solo vistazo. El proyecto se organiza en forma de tableros, y todos los usuarios pueden verlos, añadir tareas, asignar proyectos, marcar los que se van completando, hacer anotaciones, entre otras acciones.

Con Trello podrás organizar proyectos fácilmente y con mucha efectividad, para que todo el equipo vaya en la misma sintonía.

#3: Monday

Su interfaz es amigable, y ofrece una buena experiencia de usuarios con diseños simples e intuitivos para establecer una excelente secuencia de trabajo. Entre sus funciones se pueden mencionar:

• Gestión de recursos y de proyectos
• Control del tiempo
• Colaboración
• Informes

Como usuario de una cuenta Monday puedes cargar y adjuntar tarjetas, mencionar compañeros de equipo entre otras cosas.

Es una herramienta personalizable con la que se puede trabajar con cualquier metodología que se adapte a tu equipo y proyecto. Se puede integrar con aplicaciones de gestión de proyectos como:

• Slack
• Google Drive
• Gmail
• Google Calendar
• Jira
• GitHub
• Trello
• Dropbox
• Typeform y otras más

#4: Clarizen

Además de las funciones normales de un software de gestión de proyectos colaborativos virtuales, también incluye herramientas para la gestión de portafolios, flujo de trabajo y recursos. Sirve para automatizar servicios profesionales a nivel empresarial.

Para quienes prestan servicios que exigen procesos repetitivos, con Clarizen pueden automatizar el flujo de trabajo.

Cuenta con herramientas que permiten hacer:

• Listas de tareas
• Cronogramas
• Documentos y archivos
• Comunicaciones
• Informes

Todos los miembros del equipo se pueden alinear con un panel de control para ver cómo la contribución de cada uno encaja con el proyecto general. Se puede ver en línea:

• Tiempo del proyecto
• Hitos
• Discusiones
• Presupuestos
• Documentos compartidos

#5: Celoxis

Con gestor es posible hacer cronogramas de proyectos, con gráficos interactivos, se puede incluir a todo el equipo de trabajo. Adicionalmente a las funciones tradicionales de un software gestor de proyectos, también es posible con Celoxis:

• Informar errores
• Ver tareas pendientes
• Administrar tickets
• Llenar planilla horaria
• Recibir notificaciones
• Enviar actualizaciones sin iniciar sesión
• Entablar discusiones
• Hacer comentarios
• Hacer menciones
• Intercambios de archivos
• Iniciar un temporizador para las tareas

También se puede monitorear el estado de un proyecto en tiempo real, y cuenta con capacidades analíticas.

#6: Hive

Ofrece vistas flexibles de proyectos, control de tiempo y análisis. Es posible monitorear los avances del proyecto con otros miembros del equipo.

Cuenta con integraciones de correo electrónico completas, se pueden enviar y recibir mensajes de Outlook y Gmail desde la aplicación.

Tiene un buen diseño y se ajusta a equipos de cualquier número de integrantes.

#7: BaseCamp

Este es un gestor con base en la Nube, por lo que ofrece un excelente funcionamiento, ideal para tareas colaborativas.

Es posible gestionar proyectos, distribuyendo la lista de tareas clasificándolas según los distintos roles o jerarquías de los miembros del equipo. También permite establecer las responsabilidades y los diferentes objetivos para cada rol o jerarquía.

La interfaz es muy sencilla de usar, por lo que se el equipo se puede adaptar al uso de esta plataforma con completa rapidez y facilidad.

#8: Workotter

Es una herramienta sencilla pero muy efectiva y completa. Es especial para equipos de ingeniería, de TI y de consultoría. Es fácil de configurar, pues solo hay que arrastrar y soltar. Funciona en dispositivos móviles y en ordenadores.

Se sincroniza de forma bidireccional con MS Project, JIRA y Excel. En cuanto a los equipos, pueden colaborar por Outlook sin iniciar sesión. Se integra con:

• Outlook
• SharePoint
• Dropbox, Box
• Salesforce
• Teams
• Slack
• QuickBooks y más

Los paneles de informes se pueden enviar por correo electrónico, y permite exportarlos en formatos Excel, XML, CSV, Word o PDF.

#9: Backlog

Está basada en la nube, y es una herramienta especial para desarrolladores y sus equipos. Entre sus funciones están:

• Administración de tareas
• Subtareas
• Listas
• Campos personalizados
• Hitos
• Administración de archivos
• Wikis

Es ideal para desarrolladores porque funciona como rastreador de errores y sistema de control de versiones. Proporciona repositorios CVN y Git, también solicitudes de extracción y de combinación, cuenta con un visor de diferencias y comentarios en línea.

#10: KanbanFlow

Este es un excelente software que te servirá para apoyarte en la gestión de proyecto con tu equipo. Tu empresa contará con las mejores condiciones para la comunicación entre cada profesional a pesar de la distancia.

Permite la colaboración, actualización de tarea, asignación de tareas dentro de proyectos, aperturas de nuevos proyectos y todo en tiempo real entre los miembros del equipo.

En cuanto a su interfaz es sencilla y colorida, razón por la que es fácil adaptarse a ella. También permite incluir subtareas en las tareas, adjuntar archivos y hasta hacer un seguimiento de las estadísticas y del tiempo de trabajo.

#11: Paymo

Es especial para empresas, pequeñas oficinas y también para particulares. Sus herramientas cubren:

• Administración de proyecto de inicio a fin
• Facturación
• Gestión y colaboración
• Control de tiempo
• Planillas horarias
• Contabilidad

Es ideal para las agencias, se pueden agregar a las tareas archivos y comentarlas. Se puede asignar tareas a multiusuario, cuando más de una persona es responsable. 

Admite el uso compartido de archivo, organizarlo en una ubicación central de almacenamiento para cada proyecto y más. Se pueden activar notificaciones por correo electrónico cada vez que se asigne una nueva tarea o se realice alguna acción.

#12: Bitrix24

Finalizamos con esta excelente opción, que es todo un ambiente para gestionar proyectos en todas sus etapas. Se conceptualiza como un espacio de trabajo unido, donde se pueden manejar los aspectos de operaciones diarias y de tareas.

Sus características especiales son:

• Permite la colaboración de todos los integrantes del equipo, gracias a opción es como flujo de actividades, mensajes, chats, encuestas, integración telefónica y hasta llamadas de voz y video
• Es un excelente CRM, así que si tienes un equipo de marketing o de ventas, facilitará tareas como prospectos, contactos, negociaciones, facturas, informes de ventas, formularios web y automatizaciones de ventas, entre otras cosas
• Ayuda a gestionar tareas y subtareas, dependencias, seguimiento de tareas, asignación de responsabilidades, entre otras cosas
• También es ideal para gestionar documentos, porque se puede almacenar y distribuir toda clase de archivos
• De igual forma, es ideal para la gestión del tiempo de trabajo automático, su cálculo y resumen, generar informes de trabajo y calendarios compartidos

Es un buen gestor de proyectos colaborativos virtuales, ideal para administrar equipos de trabajo remoto.

Conclusión

Ahora que ya conoces algunas de los mejores gestores de proyectos colaborativos-virtuales, ten en cuenta, a la hora de elegir, sus funcionalidades, la capacidad y facilidad que brindan a tu equipo, lo adaptable que sean para el tipo de proyectos que realizas. Echa un vistazo a las pizarras virtuales, las herramientas interactivas, las condiciones para el flujo de trabajo estructurado y automatizado.

También debes considerar en tu decisión cuántas personas usarán el gestor de proyecto, y si es fácil de implementar, si tiene su propio alojamiento, si ofrece soporte técnico, entre otras cosas. 

Un gestor de proyectos colaborativos es la mejor manera de trabajar con un equipo remoto y organizar el trabajo con varios colaboradores freelancers. 

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