Las presentaciones son ese momento estelar en el que le muestras al mundo el resultado de todo tu trabajo duro y tu talento.
Comunicar adecuadamente y transmitir la emoción de tu modelo de negocio, tu reporte de ventas o tu proyecto académico en veinte minutos (o menos) no es nada fácil, por eso hoy te explicaremos paso a paso cómo crear presentaciones creativas en PowerPoint o similar.
¿Qué son las presentaciones creativas?
Son recursos audiovisuales, generalmente con un formato de diapositivas secuenciales, que apuntalan la explicación del presentador y facilitan la retención de información. Algunas de las situaciones en las que te será de gran ayuda dominar el arte de las presentaciones impresionantes son:
- Explicarle a un cliente potencial por qué le conviene adquirir tu producto o servicio.
- Comunicar los resultados de tu trabajo o investigaciones en una conferencia.
- Ganar posibles inversores para tu proyecto o emprendimiento.
- Capacitar a varios colaboradores al mismo tiempo.
- Darle la bienvenida a nuevos miembros de tu equipo de trabajo.
- Hacer una propuesta personalizada de trabajo para un prospecto.
- Explicarle un proyecto a posibles colaboradores independientes.
- Concientizar sobre temas ambientales, políticos, etc.
Y mucho más. De hecho, las presentaciones ágiles, dinámicas y concretas son una de las mejores formas de que tu mensaje deje huella y, lo más importante, movilice a la acción.
Características de las mejores presentaciones de Power Point creativas
¿Conoces el concepto “muerte por PowerPoint”? Esta frase acuñada por Ángela R. Garber, experta en comunicación organizacional, se refiere a lo que provoca cualquier presentación con diapositivas eternas, saturadas de texto microscópico, diseño soporífero y aderezada con la voz monótona de un presentador poco entusiasta.
Una realidad que las neurociencias han comprobado una y otra vez (con un pequeño margen de diferencia que depende de la región y la época del estudio) es que el periodo de atención máxima en los seres humanos tiende a ser muy breve.
Se considera que a los ocho minutos de estar expuestos a nueva información nuestra atención inicia una curva de descenso que cae abruptamente a los veinte minutos. Para alarmarnos aún más, estudios recientes indican que estamos tan acostumbrados al contenido digital y multimedia que en menos de doce segundos el cerebro ya está deseando pasar a otra cosa.
Los slides o diapositivas de PPT, o cualquier herramienta similar, son un arma de doble filo: pueden aniquilar la motivación de la audiencia o multiplicar el interés y atención que logra un presentador bien preparado.
De acuerdo con el experto en comunicación corporativa Melvin Peña, No es necesario ser un diseñador profesional para crear una presentación (aunque nunca está de más recurrir a la ayuda de uno), siempre que consigas que sea:
- Persuasiva: que convenza a la audiencia de lo que estás diciendo.
- Concisa: sin ninguna clase de información o elemento innecesario que pueda llevar al aburrimiento.
- Representativa: perfectamente alineada con los valores y la esencia de tu marca o de tu proyecto.
- Fácil de recordar: con elementos gráficos, textos, conceptos y metáforas poderosas y que conecten a nivel emocional.
- Inspiradora: que mueva a los espectadores hacia una acción concreta, ya sea comprar tu producto, financiar tu investigación o reciclar para cuidar el medio ambiente…
- Elegante: con todos los detalles visuales perfectamente cuidados, como corresponde a un profesional.
Tres reglas básicas de cualquier presentación
Para hacer presentaciones de Powerpoint creativas, primero necesitamos conocer las tres reglas básicas que aplican a todas ellas sin importar su objetivo:
La regla 10/20/30
La acuñó el legendario conferencista de Sillicon-Valley Guy Kawasaki, y establece que si no puedes explicar de qué va tu presentación en menos de veinte minutos, entonces necesitas reestructurarla o dividirla porque seguramente perderás la capacidad de atención de tu público pasado este tiempo.
Además, si normalmente las reuniones son de cuarenta y cinco minutos, esto te permitirá dejar cuando menos media hora libre para que tú y tu audiencia discutan dudas y pasos a seguir.
Utilizar siempre una fuente mayor a 30 puntos garantiza, por un lado, la legibilidad, y por otro, que nunca habrá más texto del estrictamente necesario en las diapositivas. Recuerda que la mayoría de las presentaciones están diseñadas para ser proyectadas en gran formato y ser vistas desde lejos.
En cuanto al límite de 10 diapositivas, Kawasaki recomienda usarlas para exponer los siguientes puntos (o los que apliquen) de forma lo más concreta posible:
1.- El problema que enfrentas, o el pain point de tu audiencia
2.- La solución que ofreces
3.- El modelo de negocio
4.- Tecnología subyacente o propuesta de valor
5.- Estrategia de marketing y ventas
6.- Datos sobre la competencia
7.- Quién es tu equipo de trabajo
8.- Proyección de negocio
9.- Estatus actual y línea de tiempo
10.- Resumen y llamada a la acción
La regla 6×6
Esta regla establece que nunca debe haber más de seis bulletpoints por diapositiva, y nunca debe haber más de seis palabras por bullet. En realidad también podría interpretarse del modo que sigue: no debe haber nunca más de seis elementos que transmitan información clave en un slide, para no saturarlo.
Evita los distractores innecesarios al máximo y de preferencia revela un bullet a la vez.
La regla 10/30/60
Esta es una regla relativa al diseño y nos indica que para mantener el equilibrio visual, en tu presentación deben sobresalir tres colores en una proporción consistente de:
- 60% tu color principal (preferentemente un color neutro, aunque hay excepciones si lo que buscas es un alto impacto).
- 30% un color complementario.
- 10% un color de alto contraste, preferentemente para resaltar palabras clave.
Más información util en: Ley de la simplicidad: la teoría de la Gestalt explicada mejor que nunca
¿Cómo hacer presentaciones creativas?
Sigue estos diez pasos para una presentación a prueba de fallas:
1.- Escribe tus ideas antes de comenzar a diseñar la presentación
No empieces directamente por abrir el editor de presentaciones, primero tómate el tiempo de escribir todas las ideas que quieres transmitir en lápiz y papel. Esto te ayudará a ganar claridad en tu mensaje.
Revisa si tu presentación da pie a ser contada como una historia, completa o parcialmente, porque el storytelling sigue siendo uno de los recursos de persuasión más poderosos, Plantéate preguntas clave que puedes hacerle a tu público y deja volar la imaginación.
2.- Realiza un boceto
En realidad, son dos bocetos los que tienes que hacer: por un lado el de las diapositivas de la presentación, y por otro lado el de tus tarjetas de apoyo.
Nuestra recomendación es que dispongas de diez recuadros en blanco del lado derecho y diez del lado izquierdo: de un lado pones la intención de cada slide y el texto de apoyo que vas a necesitar, y del otro el texto y el tipo de imágenes que irán en la diapositiva como tal.
Recuerda que en cualquier presentación el protagonista eres tú, lo que aparece en la pantalla tiene la función de que tu audiencia comprenda y recuerde las ideas principales de tu discurso.
3.- Toma en cuenta tu paleta de colores antes de elegir una plantilla
La mayoría de los programas para presentaciones cuentan con una amplia selección de plantillas o “temas” personalizables. Asegúrate de elegir uno congruente con los lineamientos de tu manual de identidad visual y de realizar los ajustes pertinentes para que la presentación esté alineada con tu branding.
Si estás presentando un proyecto personal sin el respaldo de un manual de identidad, entonces analiza a detalle qué tipo de emociones quieres transmitir con los elementos gráficos de las diapositivas.
Vea también: Paleta de colores: Qué es y cómo aplica a la identidad de tu marca
4.- Elige sólo 3 fuentes
Una para los títulos, otra para los subtítulos y otra para el resto del texto. Fíjate que combinen bien entre ellas. Las fuentes de la familia sans-serif (Helvetica, Tahoma, Verdana) son mejores que las serif (Times New Roman, Garamond, Bookman) cuando hablamos de presentaciones y no de textos impresos.
5.- Selecciona imágenes y elementos gráficos congruentes con la plantilla
No sólo puedes utilizar fotos, también íconos y todo tipo de elementos gráficos, siempre y cuando no desentonen con los colores y estilo de tu plantilla. Te recomendamos elegir imágenes con suficiente espacio en blanco o en un color sólido como para que puedas acomodar texto en él.
Busca metáforas visuales que le den magia a tu mensaje, recuerda que una imagen dice más que mil palabras y no olvides alinear correctamente todos tus elementos con una cuadrícula.
Te recomendamos: Entienda cómo la Psicología de los colores impacta en el Marketing de tu negocio
6.- Mantén un diseño consistente
Aunque utilices la misma plantilla, es posible que ciertos elementos visuales rompan la continuidad entre unas y otras diapositivas, así que una vez que termines de diseñar tu presentación, activa el modo cuadrícula para que puedas echarle un vistazo a todas juntas e identifiques si hay alguna que rompe la uniformidad.
7.- Aprovecha los elementos interactivos, las transiciones y las animaciones
Pero no abuses, un exceso de movimiento y de elementos que cambian súbitamente puede distraer o marear a tu audiencia. Con moderación puedes aprovechar funcionalidades como mapas interactivos, transiciones originales, gráficas animadas y mini videos.
Finalmente, te recordamos que durante la presentación siempre debes hablarle directamente a tu audiencia en lugar de solo leer notas, con confianza, modulando el tono de tu voz para poner el énfasis en los momentos correctos. Busca un final poderoso y confía en lo mucho que te has preparado.
7 programas para hacer presentaciones creativas
Algunos programas para presentaciones creativas gratuitos y de paga, además de PowerPoint son:
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