Por un lado tenemos a la multinacional brasileña Vale, una de las mayores empresas del sector de la minera y el mayor productor de mineral de hierro y níquel a nivel mundial, con 75.000 empleados. Por el otro, Deloitte, una multinacional estadounidense, con más de 150 años de historia y 320.000 empleados, que realiza procesos de auditoría y consultoría a varios clientes alrededor del mundo.
Hace aproximadamente dos años, Vale viene atravesando un proceso de transformación digital con el apoyo de Deloitte, diseñando procesos, metodologías y pautas de acción. Este proyecto tiene como objetivo apoyarse en la tecnología como medio para mejorar el uso de las herramientas digitales y generar resultados sostenibles.
Liderando este proyecto están Maria Emilia Peres, Head del Innovation Hub de Vale y Rafael Ferrari, Head de Transformación Digital de Deloitte, y Profesor de Lean-Agile y innovación. Peres y Ferrari compartieron con nosotros cómo el buscar creatividad, agilidad e innovación fue fundamental para avanzar con los procesos de manera sostenible y continua a través del mindset ágil durante esta cuarentena.
Dos versiones para la misma modalidad: el trabajo remoto.
La cultura del trabajo a distancia no es algo nuevo, está bien arraigada en Deloitte, debido a la propia dinámica de los empleados, que pasan gran parte de su tiempo viajando. Esta ya era una práctica interna y familiar, en la que la propia empresa incentiva el Home Office para que sus empleados puedan estar cerca, y más presentes en su familia, durante los periodos en los que no están trabajando en las oficinas.
Pero la realidad era muy distinta en Vale antes de la pandemia global causada por el Covid-19. En el área corporativa de la empresa, de manera tímida, cada empleado trataba con su gerente la posibilidad de trabajar remotamente algunos días a la semana. Esta misma realidad no era tan común en el área operacional de minería, ya que esta no es una práctica de mercado común en este sector.
Frente a estos dos escenarios, el proyecto de transformación digital de Vale, formado por un Hub, adoptó un modelo híbrido para que los propios miembros del proyecto actuaran en la empresa como agentes transformadores, fomentando esta práctica en otras áreas. La propuesta era que ellos sirvieran de ejemplo y se convirtieran en agentes propagadores de esta cultura.
En este proceso de Transformación Digital, el enfoque siempre ha estado en la productividad y la entrega de valor, y no sólo en la presencia física del empleado. Esta cultura ha llegado para que todos los involucrados pudieran apasionarse por la resolución de problemas. El enfoque se centró en cambiar la mentalidad y mirar más allá de los muros de la empresa, observar el mundo exterior y en cómo hacer posible lograr el cambio e incorporar novedades ante una cultura tan tradicional como la del mundo de la minería.
La cuarentena ha demostrado que es posible romper paradigmas y avanzar en poco tiempo. Para que tengas una idea de lo que estamos hablando, un proceso de transformación digital toma unos seis años para cambiar la cultura de una empresa y en los últimos dos meses, incluso a distancia, han podido avanzar con muchos procesos nunca antes imaginados.
Con la mentalidad Agile establecida, el impacto negativo fue muy pequeño, ya que estaban preparados para el cambio. En la primera semana de Lockdown, realizaron una capacitación en línea con todo el equipo del Innovation Hub, sobre cómo funcionarían de forma remota y a partir de entonces ese mismo modelo comenzó a ser replicado por toda la organización.
Cultura centrada en los empleados: la clave del éxito en Vale
Para la empresa minera, el mayor reto de todos siempre han sido los empleados de la empresa: ¿Cómo hacer que las personas se vean menos impactadas y al mismo tiempo tengan la sensación de pertenecer a este movimiento? ¿Cómo eliminas el miedo y la sensación de que estás fallando en las entregas o que estás siendo menos productivo de lo que deberías ser?
Una vez más, la palabra clave para el éxito es empatía. Empatía por las personas, por la infraestructura que cada uno de ellos tenía disponible en sus hogares, contemplando desde el acceso a Internet hasta la ergonomía. Como la gran mayoría de los empleados de Vale aún no habían sido sometidos a una experiencia de trabajo a distancia, era natural que no tuvieran sillas cómodas en las que pasar el día trabajando.
Con esto en mente, la compañía realizó una inversión para que cada empleado comprara una buena silla. Sin descanso, el área tecnológica de la compañía también ha lanzado desde el comienzo de esta cuarentena, más de 20.000 accesos remotos, acceso VPN, ordenadores y actualizaciones de software.
En medio de todo esto, se creó un programa llamado «Home Office na Real» (El Home Office de verdad) con segmentos diarios para hacer frente a esta nueva realidad.
Se han establecido canales de soporte, ofreciendo apoyo psicológico, webinars sobre cómo ser más productivo, cómo hacer Home Office, además de cafés interactivos, reuniones matutinas para establecer el vínculo entre Deloitte y Vale y otras iniciativas pensadas para quitar un poco el enfoque en el trabajo y hacer que cada persona se sienta importante, dando tiempo para el momento de cada una.
Es importante tener en cuenta que Vale es una empresa que no puede parar, ya que encaja como un servicio esencial. Por eso, es vital mostrar gratitud a todos los que diariamente continuaron dejando sus hogares por trabajo sin dejar que la empresa se detuviera. Para aquellos que están realizando el trabajo a distancia, Vale trató de centrarse en el liderazgo de la empresa para que pudieran dar el apoyo adecuado a sus equipos.
Desafíos, futuro y mundo VUCA
Para mayo de este año estaba prevista la inauguración de un nuevo centro de innovación, y uno de los pilares establecidos para este proyecto era existencia de una estructura física para que las personas involucradas en el proyecto intercambiasen experiencias. Pero, ¿cómo innovar y crear este centro en el nuevo escenario?
Una vez más, comenzaron a entrenar a la dirección a través de juegos interactivos y en aproximadamente 2 semanas, todo el entrenamiento ya era 100% en línea. Las herramientas de comunicación como Microsoft Teams se convirtieron en elementos esenciales para realizar la dinámica en grupo online e incluso lograron ejecutar el proceso design thinking.
Y así el Virtual Hub nació con todo el equipo comunicándose a través de grupos en la plataforma de comunicación. Las personas en esta situación están más abiertas a internet. La cámara ya no es un desafío.
Con tanta gente reunida en la misma sala virtual, el trabajo previo se ha convertido en algo vital para que todo funcione y lo haga correctamente en cualquier webinar o formación. Delante de esta situación, un gran número de personas pasaron a colaborar en el backstage.
En 2019 Deloitte llevó a cabo una encuesta para identificar la necesidad de transformación digital dentro de las organizaciones. Este estudio fue llamado «Insights on Digital Transformation and Opportunities for ICTs in Brazil«, e identificó que el 94% de las organizaciones entrevistadas colocaron la transformación digital como una dirección estratégica.
Pero al examinar otros datos, solo el 50% de los CEOs creen que la transformación digital podría aportar valor a las empresas.
Por lo tanto, en muy poco tiempo, todo el mundo empezó a tratar de hacer algo de una manera diferente. Este escenario demostró que la Transformación Digital es lo que definitivamente agregará valor a las empresas, pero debemos tener cuidado y hacer todo de forma correcta.
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