De um lado, temos a Vale, multinacional brasileira, uma das maiores empresas do segmento de mineração e também a maior produtora de minério de ferro e de níquel do mundo, com 75 mil funcionários. Já do outro, a Deloitte, multinacional americana, empresa com mais de 150 anos de história e 320 mil funcionários, realizando processos de auditoria e consultoria em diversos clientes em todo o globo.

Há aproximadamente 2 anos, a Vale, uma empresa com foco em inovação, iniciou seu processo de transformação digital com o apoio da Deloitte, desenhando processos, metodologias e formatando guidelines. Tal projeto visa aproveitar a tecnologia como um meio de potencialização do uso de ferramentas digitais e da geração de resultados sustentáveis. 

Liderando este projeto, Maria Emilia Peres, Head of Innovation Hub na Vale, e Rafael Ferrari, Head de Transformação Digital da Deloitte, além de Professor de Lean-Ágil e inovação, compartilharam com a gente como a busca por criatividade, agilidade e inovação foi fundamental para levar adiante processos de forma sustentável e contínua, através do mindset da agilidade, durante esta quarentena.

Duas versões para uma mesma modalidade: o trabalho remoto.

Com a cultura do trabalho remoto enraizada, até mesmo por conta da própria dinâmica dos funcionários (que passam grande parte do tempo viajando), para a Deloitte, esta prática já era intrínseca e familiar. A própria empresa incentiva o home office para que seus funcionários possam estar mais presentes e próximos dos familiares, durante os períodos nos quais não precisam estar trabalhando presencialmente nos escritórios.  

Porém, esta não era a realidade da Vale antes do início da pandemia mundial provocada pelo Covid-19. De uma forma bem tímida, na área corporativa da empresa, cada funcionário tratava com o seu gestor a possibilidade de trabalhar de forma remota alguns dias da semana. Mas isso não era muito comum no setor operacional, até porque a prática continuava sendo “estranha” no seu segmento de mercado. 

Diante destes dois cenários, o projeto de transformação digital da Vale, formado por um Hub, adotou um modelo híbrido para que os próprios integrantes do projeto passassem a atuar como agentes transformadores dentro da empresa, fomentando a prática nas demais áreas. A ideia é que eles servissem de exemplo e agentes propulsores desta cultura, que ainda estava pouco disseminada na mineradora.

Esse processo de Transformação Digital sempre se concentrou na produtividade e na entrega de valor, não apenas na presença física do funcionário. Esta cultura veio para que todos os envolvidos pudessem se apaixonar pela solução de problemas e deixassem de pensar apenas na tecnologia em si. O foco foi mudar o mindset e olhar além dos muros da companhia, observar o mundo exterior e pensar como tornar possível o incentivo de mudanças e a incorporação de novidades dentro de uma cultura tão tradicional como a do mundo da mineração .

A quarentena mostrou que é possível quebrar paradigmas e avançar num curto espaço de tempo. Para que você tenha uma ideia do que estamos falando, um processo de transformação digital leva aproximadamente seis anos para mudar a cultura numa empresa. Mas nestes últimos dois meses, mesmo com a distância, a Vale conseguiu avançar com muitos processos, num ritmo que jamais tinham imaginado.  

Com o mindset ágil estabelecido, o impacto foi bem pequeno, pois as pessoas estavam preparadas para mudanças. Já na primeira semana de Lockdown, realizaram uma capacitação online com todo o time do Hub de Inovação, falando sobre como passariam a trabalhar de forma remota. Dali pra frente, o mesmo modelo passou a ser replicado em toda a organização. 

Cultura centrada no funcionário: a chave para o sucesso na Vale

Para a mineradora, o maior desafio sempre foram os funcionários: como fazer com que as pessoas sejam menos impactadas e que, ao mesmo tempo, possam se sentir parte desse movimento? Como superar o medo e o sentimento de que estão deixando de entregar ou que estão sendo menos produtivas do que deveriam? 

Mais uma vez, a empatia foi a chave para o sucesso. Empatia pelas pessoas, pela infraestrutura que cada uma delas tinha em suas casas, desde o acesso a internet até a ergonomia. Como a grande maioria dos funcionários ainda não tinha passado por uma experiência de trabalho remoto, era natural que não tivessem cadeiras confortáveis para passarem o dia trabalhando.

Pensando nisso, a empresa realizou um investimento especial para que cada funcionário pudesse comprar uma boa cadeira. Sem descansar, a área de tecnologia da empresa liberou, desde o início desta quarentena, mais de 20 mil acessos remotos, acessos a VPN, computadores e atualizações de softwares.

Em meio a isso tudo, a Vale também criou um programa chamado “Home Office na Real”, que proporciona a todos os trabalhadores “doses diárias” para ajudar a enfrentar esta nova realidade.

Canais de suporte foram estabelecidos, oferecendo apoio psicológico, webinários sobre como ser mais produtivo, como fazer Home Office, além de cafés interativos, reuniões matinais para estabelecer o vínculo entre a Deloitte e a Vale, e algumas outras iniciativas visando tirar um pouco o foco do trabalho e fazer com que cada pessoa se sinta importante, dando tempo para o momento de cada um.

É importante ressaltar que a Vale é uma empresa que não pode parar, pois se enquadra como um serviço essencial. Por isso, passou a ser vital demonstrar gratidão a todos que diariamente continuaram saindo de suas casas para o trabalho, não deixando o negócio parar. Para quem está realizando o trabalho remoto, a Vale buscou focar na liderança da empresa para que os lideres e gestores possam oferecer o suporte adequado aos seus times.

Desafios, futuro e mundo VUCA

Um novo hub de inovação estava planejado para Maio deste ano e um dos pilares previamente estabelecidos era contar com uma estrutura física, onde se fomentasse a troca de experiência entre as pessoas envolvidas no projeto. Mas como inovar e criar este hub dentro deste novo cenário?

Novamente, começaram a treinar a liderança através de jogos interativos e, em aproximadamente 2 semanas, todo o treinamento já era feito 100% online. Ferramentas para comunicação, como o Teams da Microsoft, se tornaram essenciais para a realização de dinâmicas de grupo online e eles até conseguiram impulsionar um processo de design thinking.

E assim nasceu o Hub virtual da Vale: com toda a equipe se comunicando através de grupos na plataforma conversacional. Nesta situação, as pessoas estão mais abertas para o online e a câmera deixou de ser um desafio. 

Com tanta gente junta na mesma sala virtual, o pre work para qualquer webinário ou treinamento, passou a ser vital para tudo dar certo e funcionar adequadamente. Tudo isso só se torna possível graças a um número bem grande de pessoas colaborando no backstage.

Em 2019, a Deloitte realizou uma pesquisa para identificar a necessidade da Transformação Digital dentro das organizações. Este estudo intitulado “Insights sobre Transformação Digital e Oportunidades para TICs no Brasil” identificou que 94% das organizações entrevistadas colocaram a transformação digital como um direcionador estratégico. 

Porém, ao olhar outros dados, somente 50% dos CEOs acreditam que a transformação digital poderia trazer valor para as empresas.

Vejam que, num curtíssimo espaço de tempo, todo mundo passou a buscar fazer algo de uma forma diferente. Este cenário provou que a Transformação Digital, definitivamente, agregará valor às empresas, mas que é preciso tomar cuidado para fazer tudo da forma correta.

Traçando um paralelo com o mundo VUCA, não se imaginava que esta metodologia seria uma realidade 100% aplicável e real onde vivemos vários sentimentos ao mesmo tempo. Através dela e com a prática de metodologias ágeis no trabalho remoto, em toda a empresa e em todas as áreas, a economia colaborativa, as parcerias entre as empresas crescerá mais e mais. 

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