Cuando hablamos de herramientas para el trabajo remoto, a muchos nos vienen a la cabeza aplicaciones específicas que ya se han vuelto parte de nuestra vida cotidiana, como Zoom, Slack o GitHub.
Pero darle estructura tecnológica a un equipo a distancia va mucho más allá de seleccionar un par de proveedores de SaaS: requiere entender de manera integral cuáles con los requerimientos globales de gestión, para elegir las herramientas adecuadas tomando en cuenta la sinergia de distintas áreas, la optimización de la productividad y la escalabilidad que necesitas a corto, mediano y largo plazo.
Por eso, en lugar de hacer un listado de plataformas específicas diseñadas para cubrir una u otra necesidad, hoy veremos siete grandes áreas relacionadas con herramientas y tecnología que suelen representar un problema o una oportunidad para el trabajo remoto.
Una vez que las tienes claras, ya puedes comenzar a comparar distintas herramientas entre sí. Toma en cuenta que, mientras menos sistemas necesites para cubrir cada punto operativo y mientras más conectividad tengan entre ellos, mucho mejor.
1.- Reclutamiento de talento remoto
La gestión de un equipo remoto comienza desde que estás sumando nuevos talentos tech a tu proyecto. Pocas cosas agilizan tanto los flujos de trabajo como contar con devs que ya entienden las dinámicas a distancia y asíncronas.
Las plataformas de reclutamiento personalizado, como Workana, se especializan en ayudarte a encontrar a tu dream team IT entre un pool muy extenso de talento remoto, con un proceso de selección sumamente profesional y de la mano de expertos que entienden lo que tú necesitas y que, por su misma naturaleza, te presenta solo a los candidatos con las mejores habilidades de comunicación digital y autogestión laboral.
2.- Onboarding
El onboarding es el proceso mediante el cual le das la bienvenida a cada nuevo miembro de tu equipo y te aseguras de que cuente con toda la información que necesita para integrarse correctamente a su puesto.
Normalmente, hay bastante que revisar en un onboarding, desde estructuras de flujo hasta gestión de documentos y requerimientos administrativos, pasando por cultura organizacional y códigos de conducta. En algunos casos, especialmente en el ramo de la programación, los nuevos colaboradores también necesitan acceso a un ambiente de pruebas sin riesgo, para practicar algunos procesos y evitar errores graves.
Un LMS es una buena opción para centralizar todos los procesos del onboarding y agilizar la curva de aprendizaje, especialmente cuando estás trabajando con un equipo remoto que necesita escalar o modificarse de manera rápida y flexible.
3.- Gestión de tareas para proyectos colaborativos
Este punto responde a la pregunta ¿quién tiene qué hacer qué y cuándo lo tiene que entregar? La planificación y gestión de tareas colaborativas requiere una plataforma muy visual e intuitiva con un dashboard que nos ayude a comprender de una sola mirada el estado general de avance del proyecto.
Trello, Monday y Asana son tan solo algunas de las infinitas opciones. En realidad, la elección de una plataforma de gestión de trabajo en equipo depende más que otra cosa de tu presupuesto, de algunas funcionalidades específicas y de qué tan bien se integre con el resto de tus herramientas.
4.- Sistemas en la nube y en tiempo real
En muchos casos, se necesitan entornos de trabajo colaborativo en tiempo real. Por ejemplo, GitHub es una herramienta utilizada por muchas empresas de tecnología para que sus desarrolladores puedan trabajar juntos en un código. En otros casos, el trabajo se lleva a cabo mediante un CRM o un ERP que concentra todas las tareas y actualizaciones con los clientes.
Los sistemas colaborativos dependen mucho del giro y las actividades de cada empresa, pero en todos los casos es importante asegurarnos de que:
- Toda la información está adecuadamente respaldada en la nube con control de cambios
- Se pueden personalizar, modificar o eliminar los permisos de los usuarios
- La información se actualiza en tiempo real
- Se evitan los silos de información, pero sin vulnerar la data sensible
5.- Control de productividad y gestión de tiempo
Por mucho que trabajes con los mejores colaboradores remotos del mundo, un poco de motivación extra para la productividad por parte de la empresa nunca sobra. El management también tiene que orientarse al incremento constante de la eficiencia y para eso la tecnología es de gran ayuda.
Existen miles de herramientas de productividad, pero la gran mayoría entra en una de tres grandes categorías:
- Auditoría del trabajo (por ejemplo, un time tracker con capturas de pantalla),
- Las herramientas para eliminar distracciones (por ejemplo, los pomodoros cronometrados),
- Herramientas gamificadas que fomentan una sana competencia (por ejemplo, los leaderboards que indican quién fue más productivo en un sprint).
Tú decides si quieres impulsar la productividad de tu equipo mediante la vigilancia estrecha o mediante convertir el trabajo en un juego. Obviamente, nosotros te recomendamos la segunda opción.
6.- Comunicación
Todos los equipos remotos necesitan sistemas para videollamadas y de mensajería instantánea, pero tratemos de ir un poco más allá de lo obvio. La comunicación en esencia es una herramienta para co-construir significados y conocimiento, no sólo para transmitir información.
Por eso, no se trata únicamente de poder enviar mensajes y que todos los reciban, también de poder hacer lluvias de ideas, mapas mentales, moodboards, pizarrones creativos y, por supuesto, charla digital de pasillo con todo y memes.
7.- Seguridad y respaldo
¿Qué pasa si alguien intenta hackear tus sistemas? ¿Cómo neutralizas los riesgos de que todos los miembros de tu equipo estén ingresando a tu servidor desde diferentes redes? ¿Cómo evitas que el error humano haga que se pierdan semanas de trabajo?
Las estadísticas de los ataques cibernéticos son cada vez más alarmantes y representan pérdidas millonarias cada año. Paradójicamente, las empresas buscan soluciones de seguridad informática de forma correctiva más que preventiva.
Lo mejor que puedes hacer para garantizar la integridad de tu infraestructura digital es consultar con un experto que pueda entender sus componentes y sus vulnerabilidades, de modo que sea él quien te recomiende qué tipo de sistemas o herramientas de seguridad necesitas.
En Workana contamos con una de las mejores plataformas para reclutar talento remoto IT en Latam. Contáctanos y arma tu dream team de devs o especialistas en diferentes tecnologías, con una prueba de contratación de siete días sin riesgo que es única en el mercado.
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