Quando falamos sobre ferramentas para o trabalho remoto, muita gente pensa em aplicativos que já fazem parte do nosso dia a dia, como Zoom, Slack ou GitHub.
Porém, proporcionar uma boa infraestrutura tecnológica a uma equipe remota vai muito além de escolher meia dúzia de fornecedores de SaaS, e requer um entendimento integral das necessidades em termos de gestão. Este é o primeiro passo para escolher as ferramentas mais adequadas para cada projeto e empresa, levando em consideração a sinergia entre as diferentes áreas, a otimização da produtividade e a escalabilidade que você precisa ter a curto, médio e longo prazo.
Por isso, hoje, ao invés de fazer uma enorme lista com as plataformas pensadas para cobrir uma necessidade ‘X’ ou ‘Y’, queremos focar nas sete grandes áreas relacionadas com ferramentas e tecnologias que podem se tornar um problema ou uma grande oportunidade para o trabalho remoto.
Conhecendo estes recursos, você terá uma base mais sólida para comparar os prós e os contras das inúmeras ferramentas disponíveis no mercado, e escolher aquelas que te oferecem vantagens mais interessantes. Só tente não esquecer esta “regrinha”: quanto menos sistemas forem precisos para cobrir cada ponto operacional e quanto maior for a conectividade entre eles, melhores serão seus resultados. Ok?
Agora sim, avancemos…
1.- Recrutar talento remoto
A gestão de uma equipe remota começa quando você decide integrar novos talentos tech ao seu projeto. Poucas coisas facilitam e agilizam tanto os fluxos de trabalho como ter desenvolvedores que já conhecem as principais dinâmicas do trabalho remoto e assíncrono.
Plataformas de recrutamento personalizadas, como a Workana, te ajudam a dar este primeiro passo com mais segurança, pois se especializam em recrutar talento remoto à medida do seu projeto, colocando à sua disposição um amplo pool de profissionais que já estão acostumados a trabalhar remotamente. Nossa equipe de especialistas se concentra, primeiro, em entender exatamente o que você precisa para realizar um cuidadoso processo seletivo e, logo, te apresentar somente candidatos com as melhores habilidades de autogerenciamento e comunicação digital.
2.- Onboarding
O processo de onboarding é fundamental para dar as boas-vindas a cada novo membro da sua equipe e garantir que eles tenham acesso a todas as informações necessárias para se incorporar corretamente em suas funções.
Quase todas as empresas deveriam revisar alguns aspectos do seu processo de onboarding, que podem ir desde estruturas de fluxo até a gestão de documentos e processos administrativos, passando pela cultura organizacional e os códigos de conduta/comportamento.
Focando no onboarding de desenvolvedores remotos ou profissionais de TI, também é fundamental garantir que os novos colaboradores tenham acesso a um ambiente de teste seguro, onde possam praticar alguns processos e evitar erros graves.
Um LMS é uma boa opção para centralizar todos os processos de onboarding e acelerar a curva de aprendizado, principalmente quando trabalhamos com uma equipe remota que precisa escalar ou mudar de forma rápida e flexível.
3.- Gestão de tarefas em projetos colaborativos
Aqui, o principal objetivo é encontrar uma resposta objetiva e eficiente para a seguinte pergunta: quem é o responsável por cada tarefa e em que prazo deve concluí-la?
O planejamento e a gestão de tarefas colaborativas requerem uma plataforma muito visual e intuitiva com um dashboard que nos ajude a entender o status geral do progresso de cada projeto à simples vista.
Trello, Monday e Asana são apenas algumas das opções mais populares atualmente. Mas, lembre que a escolha de uma plataforma de gestão do trabalho em equipe depende mais que nada do seu orçamento, de algumas funcionalidades específicas e da integração com outras ferramentas que você já costuma usar.
4.- Sistemas na nuvem em tempo real
Muitos projetos tecnológicos requerem ambientes de trabalho colaborativos em tempo real. Só para te dar um exemplo, muitas empresas usam o GitHub para que seus desenvolvedores possam trabalhar juntos no mesmo código. Em outros casos, o trabalho é feito por meio de um CRM ou ERP que concentra todas as tarefas e atualizações com os clientes.
A escolha dos sistemas colaborativos depende muito do setor de negócio e das atividades de cada empresa. Mas, em todos os casos, é importante garantir que:
- Todas as informações são salvas e possuem uma cópia de segurança na nuvem com controle de modificações;
- As autorizações de usuários podem ser personalizadas, modificadas ou excluídas;
- As informações são atualizadas em tempo real
- Evitar os silos de informação sem violar dados confidenciais ou sensíveis.
5.- Controle de produtividade e gestão do tempo
Por mais que você trabalhe com os melhores talentos remotos do mundo, uma dose “extra” de motivação sempre é bem-vinda para estimular a produtividade. Afinal de contas, a gestão de equipes remotas não pode perder de vista a importância de aumentar constantemente a eficiência. E a tecnologia é nossa melhor aliada nessa ‘missão’!
Obviamente, você vai encontrar mil e uma ferramentas de produtividade por aí, mas a grande maioria se enquadra em uma destas três grandes categorias:
- Auditoria do trabalho: um rastreador de tempo com capturas de tela, por exemplo;
- Prevenção e/ou eliminação de distrações: como os ‘cronômetros pomodoro’;
- Gamificação para incentivar uma competitividade saudável: leaderboards que indicam quem foi mais produtivo em um sprint, entre muitas outras ferramentas.
Cabe a você decidir se é melhor aumentar a produtividade da sua equipe usando a ‘clássica’ vigilância rigorosa ou transformando o trabalho em um jogo. Obviamente, recomendamos a segunda opção.
6.- Comunicação
Já sabemos que todas as equipes remotas precisam de sistemas para fazer chamadas de vídeo e enviar mensagens instantâneas, mas vale a pena tentar ir um pouco além do óbvio. Essencialmente, a comunicação é uma ferramenta para co-construir significados e conhecimentos, não apenas para transmitir e trocar informação.
Portanto, comunicar não se trata apenas de enviar e receber mensagens, mas também de poder fazer brainstorming, mapas conceituais ou mentais, moodboards, quadros criativos e, claro, um chat “de ‘respeito” com memes e tudo mais.
7.- Segurança e suporte
Você está preparado para agir caso consigam hackear seus sistemas? O que você está fazendo para minimizar os riscos envolvidos no fato que os membros da sua equipe usem diferentes redes para acessar seu servidor? E quais são suas estratégias para evitar que um erro humano jogue fora semanas ou até meses de trabalho duro?
As estatísticas de ataques cibernéticos são cada vez mais preocupantes e causam prejuízos de milhões – literalmente – todos os anos. Paradoxalmente, as empresas procuram soluções de segurança informática de forma corretiva e não preventiva.
A melhor coisa que você pode fazer para garantir a integridade da sua infraestrutura digital é consultar um especialista que possa entender seus componentes e suas vulnerabilidades, para recomendar, em base a isso, os tipos de sistemas e/ou ferramentas de segurança que melhor atendem às suas necessidades específicas.
Na Workana, temos uma das melhores plataformas para recrutar talentos remotos de TI na América Latina. Entre em contato com os nossos especialistas para formar o time dos seus sonhos com desenvolvedores e especialistas em diferentes tecnologias. Aproveite nosso período de teste de 7 dias único no mercado e contrate sem riscos!
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