De acuerdo con datos recopilados por el blog Growht Everywhere, actualmente al menos el 20% de la fuerza laboral de las empresas digitales en crecimiento corresponde a equipos de trabajo remotos.
Por poner un ejemplo, recientemente en Workana publicamos el caso de estudio de la multinacional asiática Ctrip, una de las agencias de viajes más importantes en el panorama global con más de dieciséis mil empleados.
Por medio de un proyecto que permitía a un gran porcentaje de éstos elegir trabajar desde casa, la empresa logró aumentar la productividad en un sorprendente 22%, ahorrar cerca de $2.000 USD anuales por cada empleado remoto, e incrementar los niveles de satisfacción de su plantilla, así como disminuir el índice de rotación.
Abrirse al trabajo remoto permite, entre otras cosas:
- Ahorro de costos: principalmente en lo relativo a espacios físicos de trabajo, energía y contrataciones.
- Mayor satisfacción de los trabajadores: ya que pueden equilibrar mucho mejor su vida profesional y su vida personal
- Incremento en la productividad: los trabajadores remotos reportan que les es más fácil concentrarse sin las distracciones propias de la convivencia tradicional en una oficina, pero además, pueden gestionar mejor sus horarios y tienden a necesitar muchos menos días libres por enfermedad.
- Acceso a talento de distintas zonas geográficas: El trabajo remoto permite ampliar de manera drástica el universo de talento disponible para la compañía, y también reducir la cantidad de tiempo que se necesita para encontrar un colaborador idóneo para el puesto.
Sin embargo, por muchas ventajas que represente, para que un equipo de trabajo virtual funcione, es necesario tener una cultura organizacional que tome en cuenta sus necesidades particulares, y eso significa que las compañías que quieren comenzar a integrarlos a su dinámica deben hacer algunos cambios generales para que puedan acoplarse adecuadamente y alcanzar su máximo rendimiento.
En el artículo de hoy, te ofrecemos una guía pormenorizada de los retos más comunes que enfrentan las empresas que recurren a equipos remotos, así como un listado de buenas prácticas y estrategias que le permitirán a tu compañía superar o evitar estas dificultades de la mejor manera.
Desafíos principales al trabajar con equipos de trabajo remotos
En primer lugar, hay que tener muy clara la diferencia que existe entre los retos objetivos que implica trabajar con equipos remotos -tanto para la compañía como para los empleados- y los muchos mitos sin fundamento que existen al respecto. Entre estos últimos, es común escuchar que los empleados a distancia:
- No se comprometen con la empresa
- Tienen índices más bajos de productividad
- Son más propensos a abandonar a la compañía
- Incurren con más facilidad en conductas poco éticas
En realidad, nada de esto es cierto, simplemente son nociones erróneas que reflejan el profundo desconocimiento que todavía existe sobre las herramientas y metodología propias del trabajo remoto. Por otro lado, esto no significa que éste se encuentre exento de obstáculos potenciales, entre los que sí podemos mencionar:
- Dificultades de comunicación: relativas a zonas horarias diferentes y/o barreras lingüísticas o culturales.
- Seguimiento del trabajo y productividad: Puede ser difícil medir los indicadores críticos de rendimiento de los empleados remotos.
- Poco sentido de pertenencia: En muchas ocasiones, los trabajadores remotos no se sienten realmente parte de la empresa y consideran que ésta les da más importancia y beneficios a los trabajadores presenciales.
- Falta de integración en equipo: Al no convivir en el mismo espacio físico con su equipo, el empleado virtual pierde la mayoría de las oportunidades para vincularse a nivel personal con su compañeros.
- Crecimiento profesional: con frecuencia, los empleados remotos han reportado que consideran más difícil conseguir visibilidad laboral, promociones y aumentos cuando se trabaja desde casa.
- Sensación de aislamiento: En su estudio sobre el estado del trabajo remoto en el 2018, Buffer reportó que la sensación de soledad y aislamiento era uno de los principales problemas que enfrenta el 21% de los trabajadores virtuales.
Afortunadamente, la experiencia positiva de cientos de compañías con equipos remotos, nos demuestra que al implementar una serie de buenas prácticas es perfectamente posible superar todos estos obstáculos de manera asertiva y desde la planificación misma de la dinámica de trabajo.
En Workana, hemos detectado 7 puntos estratégicos que comparten todos los equipos remotos exitosos:
1.- Elegir adecuadamente a tus colaboradores
No todas las personas tienen el perfil ideal para trabajar a distancia. Cuando reclutamos a un nuevo colaborador remoto, nos interesa, antes que todo, que cuente con los conocimientos y la experiencia necesarios para el puesto, pero también buscamos una serie particular de actitudes y aptitudes que promuevan la comunicación asertiva, el trabajo en equipo y la autogestión.
Cuando integres nuevos miembros a tu equipo virtual:
- Enfócate en prospectos con orientación al logro: Que tengan intereses o hobbies que impliquen saber invertir tiempo y optimizar resultados.
- Busca excelentes habilidades comunicativas orales y escritas: Cuando trabajamos a distancia, gran parte de nuestra comunicación con el resto del equipo se lleva a cabo por escrito, así que busca profesionales con talento para comunicar ideas claramente por este canal.
- Dale preferencia a profesionales familiarizados con la autogestión: Que sean disciplinados y cuenten con historial de trabajo remoto o independiente.
- Realiza pruebas de habilidad y rendimiento: Puedes implementar un periodo de prueba en actividades críticas del puesto para sondear su verdadero estilo de trabajo.
- Favorece a los candidatos con facilidad para socializar: Contrario a lo que muchos piensan, los mejores trabajadores a distancia no son aquellos con personalidad introvertida o solitaria, sino aquellos capaces de generar vínculos y socializar de modo significativo, aún de manera virtual.
2.- Compartir tu propósito
El primer paso para que las personas se identifiquen con un proyecto o una organización, es que realmente comprendan cuál es el objetivo final de su trabajo y su esfuerzo, y esto aplica para toda clase de empleados, pero en especial para los colaboradores remotos.
Cuando nos sentimos parte de algo más grande, de una misión en equipo que coincide con nuestros valores y nuestras expectativas, es mucho más sencillo desarrollar un sentido de pertenencia que se convierta en lealtad y compromiso. Así que revisa la manera en que estás compartiendo tus metas generales a cada uno de tus colaboradores individuales.
Por ejemplo, nuestra misión en Workana es muy clara:
Transformar el mundo del trabajo brindando autonomía, desarrollo e igualdad de oportunidades para los freelancers donde quiera que estén.
3.- Presentación de la cultura organizacional
Una vez que el el colaborador está motivado y emocionado por compartir tu propósito, es momento de iniciar un proceso de onboarding que deje claros cuáles son los valores explícitos e implícitos de la compañía. Por ejemplo, entre las primeras cosas que establecemos con todos nuestros colaboradores de nuevo ingreso son los cinco valores que vivimos y transpiramos diariamente:
- Humildad: NO buscas lo mejor para vos sino para todos
- Te gusta trabajar con autonomía
- Amas lo que haces, crees en lo que estamos construyendo
- Eres flexible y creativo en cualquier situación
- Eres directo y efectivo para comunicarte
4.- Proceso de inducción
Se refiere al proceso de capacitación que se enfoca a las metodologías de la compañía, a lo protocolos, las herramientas de trabajo y en general a todo lo relacionado con el desarrollo de las actividades del empleado. Para lograr que un colaborador se sienta parte del equipo desde el inicio y acelere su curva de aprendizaje, en Workana recurrimos a un proceso integral de inducción formado por:
- Bienvenida al team que incluye compartir un divertido formulario con todos los miembros del equipo.
- Acceso a todos los canales de operativos y de comunicación con sus protocolos e instructivos.
- Onboarding virtual con: videos amenos, contenido inspiracional, contenido del mercado, contenido sobre la plataforma, etc.
- Meetings 1:1 (virtuales y físicas) con los responsables de cada área, para conocer cómo se organiza la compañía.
- Reuniones semanales y mensuales donde se comparte el estatus de la organización.
- Todo el material e insumos necesarios para desarrollar el trabajo de la mejor manera.
5.- Objetivos conjuntos e individuales que promuevan el desarrollo profesional
El colaborador remoto debe tener muy presente cuáles son las expectativas que debe cumplir dentro de su equipo, no tanto en términos cuantitativos, como número de horas trabajadas o cantidad de reportes solucionados, sino en términos de resultados cualitativos, tanto a nivel individual como grupal.
Por ejemplo, es muy diferente decir “atender dudas de clientes de nueve a dos”, que decir “brindar atención personalizada, humana y eficiente que deje a cada cliente 100% satisfecho con el servicio y fiel a la marca”.
Una de las preocupaciones más frecuentes de los empleados remotos es precisamente perder visibilidad y oportunidades de lograr ascensos y promociones, por tanto, los indicadores de rendimiento o KPIs que utilizaremos para evaluar el trabajo de cada colaborador y el crecimiento de área en general, también deben ser inteligibles, transparentes y siempre ir de la mano con el desarrollo profesional.
6.- Utilizar herramientas de trabajo colaborativo
El correo electrónico, los servicios de mensajería tradicionales y el teléfono no siempre son los canales de comunicación más adecuados para un workteam virtual. Por suerte, hoy en día existen muchísimas opciones de software y herramientas específicamente diseñadas para optimizar el trabajo colaborativo y a distancia. Nos referimos a aplicaciones en la nube como:
- Drive
- Slack
- Asana
- Evernote
- Teamwork
- Etc.
Las funcionalidades y los presupuestos de cada una varían tanto como las necesidades de tu proyecto, de tus colaboradores y de tus clientes. Lo importante es que encuentres la más adecuada para ustedes y le exprimas el mayor provecho posible. Si algo no funciona del todo bien, no tengas miedo de buscar otras alternativas: es fundamental que siempre nos mantengamos evolucionando y mejorando.
Otras herramientas que pueden ser muy útiles para gestionar el trabajo de un equipo remoto son las de control de distracciones y evidencia de progreso, como Time doctor, Rescue Time o Workana Time Report. Finalmente, no dejes de tener a la mano un buen programa para conferencias en video que te permita hacer juntas virtuales con múltiples asistentes, compartir tu pantalla, hacer presentaciones, etc.
7.- Estrategias de bonding y teambuilding
La tecnología, la transparencia y el compromiso de todos los implicados son fundamentales para que un proyecto de trabajo remoto funcione, pero los mánagers de los equipos virtuales realmente exitosos saben que esto no es suficiente. Se necesita también la cereza en el pastel: una dinámica colectiva de comunicación casual que haga que cada integrante se sienta realmente cómodo, vinculado y valorado por sus colegas. Justamente para eso sirven las estrategias de team building para equipos remotos.
Una de las más populares es simplemente designar un espacio digital a modo de red social interna. Muchas herramientas de trabajo colaborativo cuentan también con chats comunitarios o espacios que todo el equipo puede utilizar para compartir información no necesariamente relacionada con el trabajo.
En Workana siempre animamos a nuestros colaboradores remotos y de planta a participar en juegos y dinámicas virtuales, encuestas, preguntas, prodes, etc. También organizamos de manera permanente videollamadas 1:1 espontáneas asignadas por sorteo, meetings con los equipos cercanos y con la compañía completa, y cualquier cosa que se nos ocurra para fortalecer nuestros vínculos de compañerismo.
Considera plantear de vez en cuando desafíos divertidos y congruentes con los valores de la empresa, como retos de productividad, creatividad o reciclaje, y darles la oportunidad de compartir sus aficiones, talentos e intereses.
En tu compañía, en tu equipo, con tus clientes, ¿estás aprovechando todas las ventajas del trabajo remoto? ¿Estás utilizando las mejores herramientas? ¿Estás estableciendo los mejores procesos? Te dejamos esas inquietudes.
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Análisis de caso: ¿cómo gestiona su equipo de soporte remoto la empresa Write.com?
Wrike.com es una compañía que que ofrece un software de gestión de trabajo colaborativo en la nube. En 2009, apostó por el trabajo remoto aperturando su departamento de asistencia, que contaba con sólo un empleado, Nic Bryson, quien tenía la misión no sólo de comenzar a brindar servicio a los clientes, también de hacer crecer el equipo a la par de las necesidades de la compañía.
Hoy en día, dicho departamento ya cuenta con una plantilla completamente remota de más de cincuenta empleados que laboran desde todo el continente americano y europeo. Para este mánager, la clave del éxito ha sido contratar personas con facilidad para conectar y vincularse con otros miembros del equipo y con los clientes mediante canales remotos.
Algunas de las cosas que Bryson ha aprendido a lo largo de estos años gestionando un equipo a distancia con una cantidad considerable de integrantes, son las siguientes
- Desarrollar un buen proceso de selección: no todo el mundo tiene el carácter que se necesita para trabajar de forma remota. Se necesitan personas proactivas, autogestivas, con iniciativa para buscar soluciones y mejorar procesos, así como facilidad para conectar con sus compañeros de equipo.
- Tener claros los indicadores que revelan cuándo un empleado está teniendo un desempeño extraordinario.
- Animar al equipo a utilizar chats como el de Slack para hablar compartir novedades y noticias de interés personal.
- Apostar por la calidad por sobre la cantidad en la comunicación
- Ofrecer oportunidades reales de desarrollo profesional para conservar talento y evitar rotación.
- Realizar videollamadas semanales con todo el equipo para hablar de objetivos comunes y personales, delegar tareas y reconocer el mérito de forma pública.
Otros excelentes ejemplos de cómo construir equipos virtuales exitosos podemos verlos en Dell, Harvest y Basecamp. Si estas empresas y muchas otras ya están aprovechando todas las ventajas del trabajo remoto ¿por qué tú no?
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