No saber delegar trabajo es algo que normalmente subestimamos como si fuera “un área de oportunidad no urgente”, cuando en realidad es un problema bastante grave que muchas veces es el responsable de que nuestra carrera como profesionales independientes se estanque con los mismos clientes y el mismo tipo de proyectos de siempre. 

¿Qué es delegar en el ámbito freelance y por qué es tan importante?

Delegar funciones cuando trabajamos en una empresa suele ser una consecuencia natural de ir subiendo de jerarquía, y la descripción de puesto ayuda bastante a delimitar en qué tareas debemos enfocarnos y en cuáles ya no. 

Sin embargo, cuando somos autónomos o freelancers es difícil identificar el momento exacto en que debemos hacer la transición definitiva de ciertas actividades a otras más complejas (y rentables) para las cuales ya hemos logrado la experiencia y dominio necesarios. 

Lo que suele suceder en la mayoría de los casos es que vamos creciendo profesionalmente y llegamos a un “cuello de botella” de nuestra productividad porque un montón de actividades repetitivas (pero necesarias) o proyectos de baja calidad (pero seguros) están congestionando nuestro tiempo. 

Si en este punto no aprendemos a delegar ese trabajo, lo único que va a ocurrir es que echaremos sobre nuestros hombros más carga de la que sanamente podemos manejar, y además perderemos un montón de oportunidades valiosas por no tener tiempo de identificarlas e ir tras ellas.

Delegar responsabilidades en otro freelancer que está en proceso de ganar experiencia, e ir construyendo un equipo de trabajo de confianza no es algo que se consiga de un día para otro, es un proyecto a mediano y largo plazo que vale la pena comenzar en cuanto aparecen las primeras señales de que necesitas más tiempo y espacio para llegar más lejos. 

¿Cuáles son las señales de que ya tienes que delegar trabajo freelance?

Desgraciadamente los profesionales autónomos comenzamos a delegar trabajo, si es que lo hacemos, cuando la carga laboral es tan excesiva que sencillamente no hay otra opción, y aún así es un poco a regañadientes. Por eso, lo ideal es tener claras cuáles son las primeras señales de que ya conviene ir buscando a alguien para hacerlo con calma y sin el tiempo encima.

Es momento de capacitar a otro freelancer para que te apoye cuando:

• • El equilibrio entre tu vida personal y laboral ya se está viendo afectado. Es decir, tienes demasiada carga de trabajo y cada vez menos tiempo libre.
  • Cada vez te buscan para proyectos más complejos y mejor remunerados, y casi siempre es por recomendación. 
  • Aún te estás encargando al 100% de proyectos para los cuales ya estás muy sobrecualificado. 
  • Sabes que tienes la capacidad para aceptar retos mayores, lo que no tienes es el tiempo.
  • Gran parte de tu trabajo actual te aburre o te desmotiva.

¿Qué nos impide delegar responsabilidades para crecer en el mundo freelance?

Si llevas varios años desenvolviéndote como freelancer en tu área de especialidad, es muy probable que te hayas sentido altamente identificado con varios de los puntos anteriores e incluso hayas tratado de hacer algo al respecto, pero también que hayan aparecido un montón de resistencias que pueden resumirse simple y sencillamente como miedo al cambio y a la incertidumbre. 

Estos son algunos de los “pretextos” más comunes (y más nocivos) para no delegar:

1. No lo necesito realmente / todavía puedo apañármelas sin ayuda
2. No voy a encontrar a nadie que lo haga bien
3. A nadie le va a interesar el tipo de trabajo, ni la cantidad o la remuneración que puedo ofrecer ahora
4. Me preocupa que me “roben” a mis clientes actuales
5. Me voy a tardar más explicándole a otra persona qué necesito, que el tiempo que voy a ahorrarme
6. No suena responsable soltar algo que ya tengo “seguro”
7. No voy a poder manejar proyectos más grandes 

Te recomendamos que, si quieres seguir creciendo como freelancer y consolidar el estilo de vida que quieres para ti, le des mucho más peso a las señales de la lista anterior que a los pretextos de esta sección. Siempre van a estar allí y son parte inevitable de crecer profesionalmente, pero no tienen por qué paralizarte ni hacerte perder tiempo valioso. 

7 pasos para delegar trabajo en el mundo freelance

Ahora sí, veamos cómo empezar a delegar trabajo a otro freelancer con menos trayectoria, para despejar tu agenda e ir detrás de esos proyectos con los que siempre has soñado y que están esperando exactamente a alguien con tu perfil. 

1.- Identifica cuál es tu punto fuerte

Seguramente a lo largo de todos estos años has acumulado gran cantidad de conocimientos y habilidades, pero aquí lo importante es reconozcas aquello que se te da mejor y que más disfrutas, para que traces un enfoque adecuado hacia ese tipo de proyectos y contrataciones y al mismo tiempo sepas exactamente qué necesitas delegar. 

Por ejemplo, quizá llevas años redactando contenido y ahora quieres dedicarte a hacer content management con equipos de marketing en lugar de escribir artículos. O tal vez llevas años programando y ahora lo que te interesa es ofrecer soluciones empresariales a la medida y supervisar el desarrollo de software en lugar de encargarte directamente de él. 

Pues bien, todo lo que ya no entre en eso que te visualizas haciendo en el futuro, es momento de comenzar a delegarlo. 

2.- Identifica cuáles son las tareas más sencillas y/o mecánicas de tu trabajo

Como en todo, lo ideal es ir de menos a más y hacer una lista de prioridades. Por ejemplo, si tienes un par de clientes fijos que siempre te piden contenido muy sencillo y repetitivo para sus redes sociales, puedes anotar eso en la lista de tareas susceptibles de ser delegadas a un freelancer con menos experiencia, porque, al final del día, cuando tú tomaste esos proyectos tampoco sabías todo lo que sabes ahora. 

Es muy importante que analices a detalle, pero de manera realista, qué habilidades se necesitan para realizar correctamente estas tareas, y eso te llevará de la mano hacia el perfil que estás buscando sin quedarte corto y al mismo tiempo sin caer en la trampa de contratar a alguien sobrecualificado. Recuerda que delegar también significa darle la oportunidad a otros de aprender.

3.- Sondea cuál es la oferta de freelancers con el perfil que buscas

Con esto nos referimos a que revises qué tantos perfiles freelance como el que buscas hay disponibles y aproximadamente cuánto están cobrando por hacer el trabajo que quieres delegar. Este paso es, más que nada, para terminar de eliminar las resistencias del tipo “no hay nadie que lo pueda hacer” y “no hay nadie que lo quiera hacer a ese precio”. 

Tip: En este directorio puedes encontrar a nuestros mejores freelancers por habilidad y/o especialidad. 

4.- Haz cálculos

Ya sabes en qué te quieres enfocar, qué necesitas delegar y qué tipo de perfil estás buscando. Ahora viene la parte de los números. ¿Cuánto puedes pagarle a otro freelancer sin demeritar el valor de su trabajo y sin afectar demasiado tu propio flujo de pagos? 

Considera que las primeras semanas o meses vas a tener que invertir bastante tiempo capacitando, revisando a conciencia y dando feedback, pero esta es una inversión de tiempo que vale mucho la pena porque más adelante, cuando se presenten esos proyectos más ambiciosos, ya tendrás un respaldo de confianza a quien delegar todavía más actividades y poderte enfocar en lo que realmente quieres perseguir. 

Tip: Si tienes tiempo sin subir tarifas, intenta negociar con tus clientes un pequeño aumento en las actividades que vas a delegar, para que puedas tener un mejor margen de ganancia.

5.- Recluta

Obviamente, nuestra recomendación es que lo hagas creando un proyecto por medio de Workana. Lo mejor que puedes hacer en esta fase es invertir tiempo en redactar tu solicitud, explicando sin margen de duda lo que necesitas, lo que ofreces y cuáles son tus expectativas. 

Esto permitirá que solo freelancers que realmente están interesados y cubren el perfil se postulen. Siempre sé honesto, pide muestras de su trabajo, dales ejemplos específicos de lo que estás buscando y aclara que estás buscando una relación de crecimiento a largo plazo. 

Date la oportunidad de revisar con cuidado cada propuesta y ve haciendo una lista de los freelancers que te llamaron más la atención. Al final, puedes hacer un proyecto de prueba con los tres más viables y al final quedarte con quien lo haya hecho mejor. 

6.- Acuerden un modo de trabajar 

Ahora que tienes un colaborador en quien estás delegando parte de tus actividades o proyectos, es más importante que nunca tener un orden y saber cómo y cuándo tiene que entregarse cada cosa. Si ya trabajas con un cronograma, procura que las actividades de tu nuevo freelancer se integren con ese mismo y ambos puedan revisar los avances y la carga de trabajo del otro. 

También es importante que determinen si van a trabajar por proyecto o por hora, y cuánta carga máxima de trabajo puede aceptar tu nuevo colaborador.  

7.- Brinda feedback a detalle

Un error muy común de comenzar a delegar es corregir nosotros el trabajo que está haciendo la otra persona, asumiendo que perdemos tiempo en avisarle o explicarle por qué se necesitan los ajustes. Si bien es tentador ahorrarnos algunos minutos en explicaciones y pasar a lo que sigue en nuestra apretada agenda del día, lo mejor es encontrar la forma de hacernos un espacio formal para la retroalimentación.

Si no explicas a tu colaborador el qué, el cómo y el por qué de los cambios, no puedes esperar que te lea la mente ni que vaya aprendiendo tu modo de hacer las cosas. Es mucho mejor que dediques algo de tiempo al inicio en dar feedback a que cada que te entreguen algo tengas que hacer las mismas correcciones de siempre. 

Si tienes dudas sobre cómo dar feedback a un freelancer, te recomendamos mucho que revises estos artículos:

• Guía de 7 pasos para dar un buen feedback negativo a tus freelancers
• [GUÍA] Cómo dar feedback positivo y negativo a un freelancer
• Qué es el feedback evolutivo y cómo usarlo para obtener lo mejor de un freelancer

¡Empieza a delegar trabajo e impulsa tu carrera freelance en Workana!

Listo. Ya tienes todo lo que necesitas para comenzar a delegar trabajo este 2022 y moverte a territorios laborales mejor pagados y más alineados con lo que realmente quieres, mientras le das la oportunidad a otros freelancers de aprender y generar más ingresos. 

No tienes que hacer cambios drásticos de un día para otro, pero sí hay que dejar de lado los pretextos y comenzar a dar pasos firmes desde hoy.

¿Ya comenzaste a delegar? ¿o necesitas un poco de ayuda de nuestros expertos?

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