O trabalho remoto é o “novo normal”. Não preciso explicar mais nada. 

Mas vale a pena fazer uma recomendação: se você trabalha remotamente, tente fazê-lo por objetivos. O velho paradigma do trabalho por horas começa a ficar ultrapassado, dando origem a uma nova realidade, na qual o importante não é o tempo que passamos em um escritório ou na frente de um computador, e sim o trabalho que realmente fazemos.

E para conseguir fazer isso, existem dois grandes “segredos”. O primeiro é sempre levar nosso trabalho a ações concretas, já o segundo é medir a concretização ou cumprimento dessas tarefas.

OKRs: ferramenta chave para ser mais eficiente trabalhando por objetivos

A criação desta metodologia é atribuída a Andrew Grove, da Intel, entre o final da década de 70 e o início da de 80. Porém, ela só se popularizou duas décadas depois, quando John Doerr (ex-Intel) recomendou que o Google a aplicasse e deu destaque a ela no seu livro “Measure What Matters”, publicado em 2017 (recomendo fortemente a leitura!).

Mas, afinal…

O que são os OKRs? 

O termo deriva do inglês e quer dizer “oficialmente”: Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados Chave, em português). Mas queremos contribuir com uma definição que está incluída em todo OKR: as tarefas. 

1. O (Objective/Objetivo) = o objetivo que queremos conseguir.
2. KRs (Resultados Chave) = como vamos medir essa conquista.
3. Tarefas = o que faremos para conseguir o que queremos

Tenho quase certeza que você já escutou que os objetivos devem seguir a regra SMART, ou seja:

• Specific, / específico
• Measurable, / mensurável
• Achievable, / alcançável
• Relevant, / relevante
• Time-bound / com uma data determinada

Embora sejam totalmente recomendáveis para manter o foco numa determinada ação ou tarefa, quando falamos de objetivos, isso acaba parecendo mais uma lista de tarefas do que uma meta aspiracional ou disruptiva. Quando determinamos que esse objetivo potencial é específico e alcançável, já estamos estabelecendo limites e um certo framework. Logo, corremos o risco de reduzir demais o campo de jogo para mudanças realmente significativas.

Portanto, nesta metodologia de OKRs, os KRs são mais semelhantes aos objetivos SMART e o Objetivo que definimos, neste caso, é um objetivo mais geral, desafiador e inspirador.

Como colocar em prática a metodologia OKRs?

Em um cenário ideal, os OKRs deveriam fluir como uma cascada em uma organização. Os objetivos são mais gerais e compartilhados, os KRs tendem a ser mais individuais ou de cada equipe.

Dentro dessa lógica, uma das seguintes situações deveria acontecer: a equipe de liderança tem determinados Objetivos e os gerentes estabelecem seus próprios Objetivos derivados deles. Outra alternativa seria que uma equipe de trabalho tenha um objetivo comum, mas cada um tem um KR diferente para alcançá-lo.

Então, as etapas para implementar OKRs são:

1. Definir seus Objetivos e seus KRs.
2. Transformar esses OKRs em projetos concretos. Geralmente é fácil: cada KR deveria parecer um projeto propriamente dito. 
3. A definição chave: definir detalhadamente todas as tarefas ou atividades desse projeto, que são fundamentais para cumprir um KR.

Portanto, o foco sempre está na ação! Objetivos. Projetos. Tarefas. 

Uma dica: tudo fica mais fácil usando um quadro de tarefas, que são ferramentas ou plataformas que nos ajudam a organizar nosso trabalho em tarefas e projetos. 

Como definir os OKRs corretamente? 

O “pulo do gato” é defini-los de baixo para cima, seguindo a lógica da proposição: “Vamos fazer “ESTA TAREFA” para alcançar “CERTOS KRs” porque temos que atingir “NOSSOS OBJETIVOS”.

Vamos ver um exemplo:

• O objetivo é: “ser mais eficiente na hora de cumprir nossos objetivos”.
• O KR pode ser “ter uma melhora de 20% no cumprimento e nos tempos de nossos objetivos durante o próximo mês, aplicando uma metodologia de OKRs”
• As tarefas podem ser:

               – Saber definir e redigir os OKRs.

               – Criar um plano para implementar essa metodologia.

               – Comunicar minha equipe e liderar o processo de implementação 

               – Executar o plano.

               .-Avaliar os resultados.

Então, a redação poderia ser assim: “vamos aprender, planejar, comunicar, executar e medir a metodologia de OKRs (ESSAS SÃO AS TAREFAS), para ter uma melhora de 20% no alcance dos nossos objetivos no próximo mês, aplicando esta metodologia (ESSES SÃO OS OKRs), e assim poder ser mais eficientes no trabalho (ESSE ERA NOSSO OBJETIVO)”

Nós definimos de cima para baixo: objetivo, key results (KRs), tarefas. Porém, vamos executar de baixo para cima: tarefas, key results (KRs), objetivos.

Quais são os melhores prazos para definir OKRs?

Normalmente, um KR é um desafio bem grande e é difícil resolvê-lo de uma vez só. Como dissemos, um KR parece mais um projeto do que uma tarefa, por isso, é melhor dividi-lo em tarefas menores.

Cada uma dessas tarefas deve ter um responsável e um prazo/deadline. Pode parecer óbvio, mas a chave para alcançar o Objetivo é cumprir essas tarefas. É a soma dessas tarefas bem feitas. Por isso, é fundamental saber de quem são e para quando devem estar “prontas”.

Costuma-se definir um período de tempo para estabelecer e medir os OKRs, que geralmente é de um Quarter do ano, a cada três meses. Poderia ser menos, mas parece ser pouco tempo para atingir metas verdadeiramente disruptivas, e corre-se o risco de perder a ambição. Também poderia ser mais, mas corre-se o risco de que o período de revisão e conformidade acabe sendo muito longo (especialmente se o KR ​​não for alcançado). 

Uma verificação mensal da conclusão de tarefas e da proximidade (ou do distanciamento) de cada KR também é altamente recomendável. Ao final do período, realiza-se uma autoavaliação e uma revisão com o gestor ou líder da equipe, do alcance desses resultados e conclusão das tarefas necessárias.

Dicas “extras” para implementar OKRs:

• Não tenha medo de integrar talentos remotos na sua equipe. Eles trarão diversidade, novas perspectivas e, provavelmente, te ajudarão a economizar. (Outra dica: Workana Empresas pode te ajudar a construir uma equipe remota confiável e de sucesso.)
• Defina uma meta ambiciosa e aspiracional, que realmente signifique uma mudança. 
• Os KRs precisam ser concretos, mensuráveis, com data/prazo estabelecida/o e, à medida que se cumpram, devem nos aproximar o máximo possível do objetivo.
• As tarefas são todas as atividades que temos que realizar para alcançar os KRs. Cada uma delas deve ter um responsável, um prazo e, obviamente, uma descrição detalhada. 
• Ao definir OKRs, as tarefas não importam, pois são o próximo passo necessário e obrigatório. Mas o primeiro passo é definir o objetivo e seus respectivos Key Results.
• Defina os deadlines/prazos para cumprir os OKRs, com medições periódicas e autoavaliação no final do período.
• Os OKRs têm que ser uma ferramenta para alcançar metas!

Agora é sua vez! 

Chegou a hora de definir seu próprio esquema de OKRs. Tenha em mente estas perguntas:

• Qual mudança ou melhora você quer conseguir?
• Como você vai medir seu progresso e qual é o prazo para alcançar sua meta?
• Quais tarefas você precisa fazer para alcançá-la? 

E não se esqueça: primeiro, objetivo, projetos, tarefas. Logo, tarefas, projetos, objetivos.

**Artigo escrito por Bata Casaccia, CMO de Workana

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