Existen dos elementos clave que definen la productividad de una empresa o proyecto: administración óptima del tiempo y comunicación efectiva entre tus clientes y colaboradores.
El secreto de muchas empresas para obtener resultados a corto plazo es contar con una organización eficiente y un sistema de comunicación capaz de transmitir sus ideas como si los demás pudieran leer la mente. ¿Cómo podemos lograr esto? La solución suele estar en un mapa conceptual eficiente.
Los mapas conceptuales son muy útiles para resolver dos problemas frecuentes:
- Mala gestión de tiempo y recursos (humanos, económicos o materiales)
- Mala comunicación con clientes y colaboradores
Si necesitas transmitir tus ideas en tres simples pasos, lograr que las reuniones de trabajo realmente sean productivas o aprender a delegar con la confianza de que tu colaborador entiende al 100% lo que necesitas, entonces aprender a cómo hacer un mapa conceptual te será de gran ayuda.
Un proyecto desorganizado es una mala inversión
Es lunes por la mañana y tu planificador de actividades no tiene pies ni cabeza: el plan de campaña se ha recorrido tres veces, los deadline se siguen reprogramando y el calendario de contenidos nunca termina de cerrar.
Organizas esa “junta de reorganización” y los resultados son idénticos a la semana anterior: “¿a quién le toca hacer qué cosa? ¿Quién está a cargo de este proceso? ¿Cuándo se entrega el siguiente avance?”… ¿Te suena familiar?
Seguramente has probado cientos de apps y programas de gestión del tiempo sin grandes resultados y, de hecho, a nadie le pueden dar resultado si no se cumple un primer requisito: organizar en nuestra cabeza los objetivos globales que queremos transmitir a los demás.
A veces es bueno recuperar de la vieja escuela aquellas herramientas que siguen vigentes por su funcionalidad y eficiencia. El mapa conceptual es una de esas herramientas: confiable, estratégica y ¡gratuita!
¿Qué es un mapa conceptual y para qué sirve?
Es un organizador gráfico creado por Joseph D. Novak en los 60’s: nació como un método de estudio para sintetizar información, pero tuvo tan buenos resultados que en poco tiempo se volvió una herramienta esencial en las empresas que necesitaban un sistema de administración y comunicación a prueba de errores.
El mapa conceptual funciona a través de un esquema visual que interconecta ideas a partir de conceptos, lo que nos permite:
- Aclarar ideas: mejorar el enfoque y la concentración para expresar en una oración lo que tenemos en la cabeza.
- Organizar con efectividad: jerarquizar y dar prioridad a lo importante, restando poder a las actividades irrelevantes.
- Comunicar asertivamente: eliminar la frustración que sentimos cuando no logramos proyectar nuestras ideas a los demás. El mapa conceptual tiene una especial cualidad para transmitir información de forma clara y contundente.
- Analizar situaciones complejas: ver el panorama completo y ordenado de un problema para detectar su origen.
¿Cómo diseñar un mapa conceptual?
Una de las ventajas de este organizador gráfico es su increíble sencillez y capacidad de síntesis; con un par de oraciones y un diseño minimalista podemos enlazar ideas y conceptos especificando su valor y relevancia en nuestro organigrama.
El mapa conceptual se construye con tres elementos:
- Conceptos: son imágenes mentales que sirven para definir desde un objeto concreto hasta una idea abstracta; por ejemplo, empresa, marketing, rendimiento, proceso logístico, etc.
- Conectores: son keywords, palabras clave que enlazan los conceptos según su relación o jerarquía; en una empresa, por ejemplo, el área de finanzas y contabilidad tendrán una relación directa donde el primero reporta al segundo; la palabra “reportar” sería ese conector.
- Proposiciones: son la relación que existe entre dos conceptos. Se debe formular en una simple oración que defina la idea que los une. Una proposición puede contener varias asociaciones de ideas que de forma verbal o escrita nos tomaría mucho tiempo explicar. Por ejemplo, decir que “el área de contabilidad debe reportar sus movimientos al área de finanzas” sería una proposición, y en un mapa conceptual se vería de esta manera:
¿Cómo hacer un mapa conceptual que sí funcione?
El truco consiste en encontrar una relación natural —no forzada— entre la idea que tenemos en mente y el concepto que deseamos transmitir a los demás.
Por definición un mapa sirve de guía para orientarnos y llegar al punto deseado; del mismo modo, el mapa conceptual nos puede llevar a donde queremos, siempre y cuando le demos las coordenadas correctas. Por ejemplo:
- ¿Tienes una propuesta genial para la campaña de email marketing? Antes de mandar un correo al gerente explicando esa gran idea, diseña un mapa conceptual que defina el área y el rol de cada colaborador en tu propuesta.
- ¿Quieres diseñar una infografía que explique los beneficios de tu producto? Antes de organizar una junta para una lluvia de ideas, traza un mapa conceptual con todo lo que quieres transmitir a tu equipo de diseño, redacción y marketing.
- ¿La promoción de tu producto no está dando los resultados que esperabas? Usa el mapa conceptual para diagnosticar el problema, encontrar las posibles causas, y establece un plan de acción inmediata con tu equipo de publicidad.
6 Ventajas de usar un mapa conceptual en tu emprendimiento
Los mapas conceptuales no son una simple herramienta gráfica para organizar ideas; si sabemos aplicarlos correctamente aprenderemos a transmitir mensajes altamente efectivos. Cuando un proyecto requiere tener bien claros los objetivos, tiempos y recursos, los mapas conceptuales son sumamente eficientes, ya que nos permitirán:
- Entrenar nuestra capacidad de síntesis: el mapa conceptual funciona como un speech elevator visual, donde puedes proyectar en una imagen lo que te tomaría mucho más tiempo redactar o explicar en una presentación.
- Desarrollar el pensamiento reflexivo: cuando las cosas están ordenadas podemos analizarlas en su justa dimensión, lo que nos permitirá tomar mejores decisiones.
- Cambiar, modificar o integrar nuevas ideas a tu proyecto: el poder organizativo del mapa conceptual también nos permite experimentar con nuevas ideas y saber si pueden funcionar desde antes de aplicarlas.
- ¡Definir prioridades!: el mapa conceptual está diseñado para jerarquizar y determinar qué es importante, urgente, relevante, necesario o desechable, de tal manera que podamos tomar decisiones a partir de esa jerarquía.
- Reforzar el trabajo colaborativo: cuando asignamos a cada concepto un proceso, y a cada proceso un responsable, la delegación de responsabilidades ocurre de manera orgánica, como parte del mapa trazado. Lo que nos evitará muchos dolores de cabeza y pérdidas de tiempo al momento de definir roles de trabajo.
- Fomentar la comunicación asertiva: uno de los conflictos más comunes en un equipo de trabajo es la malinterpretación de conceptos; lo que entiende el diseñador web por “optimización” puede ser muy diferente de lo que entiende el copywriter o el community manager. ¿La solución? Un mapa conceptual que unifique la manera de entender los conceptos clave que usarás en tu proyecto.
A medida que adquieras experiencia en la elaboración de un mapa conceptual verás cómo empiezan a destacar estas ventajas en tu proyecto y, sobre todo, a arrojar resultados.
5 pasos para diseñar un mapa conceptual a tu medida
Es normal que nuestros primeros mapas conceptuales parezcan una mezcla rara entre el cuadro sinóptico, el esquema y el mapa mental. Para evitar esto, tomemos en cuenta estos pasos básicos para realizar un mapa conceptual efectivo:
- Define el tema y su objetivo: ¿quieres definir el organigrama de puestos de una empresa? ¿Designar los roles a tus colaboradores? Cualquiera que sea el tema de tu mapa, tiene que estar bien definido desde el principio.
- Jerarquizar conceptos: enlistarlos por prioridad, colocando los más importantes hasta arriba de la lista y luego descender hasta el de menor prioridad. Procura que los conceptos sean una sola palabra o una oración muy breve.
- Conectar los conceptos: los conectores pueden ser flechas o líneas que representen una relación entre un concepto y otro. Aquí debes usar las palabras-nodo que identifican qué tipo de relación tiene un concepto con otro.
- Afina las proposiciones: a medida que el mapa conceptual va creciendo, las relaciones entre los conceptos se vuelven más complejas, así tendrás la oportunidad de afinar tus ideas y convertirlas en proposiciones que proyecten con total claridad lo que deseas comunicar.
- Depurar conceptos: ahora que tenemos todo el panorama conceptual estamos listos para modificar ideas, integrar nuevas o desechar algunas que ya no responden a nuestro proyecto.
4 Programas para diseñar mapas conceptuales online
Si el diseño gráfico no es tu mejor habilidad, siempre puedes recurrir a programas o aplicaciones que te faciliten la vida. Incluso puedes hacer mapas mentales desde el celular. Estos son algunos de los más populares:
1.- GoConqur
Quizá el programa más popular por su versión gratuita y su increíble sencillez al momento de crear mapas conceptuales, mentales o sinópticos en minutos. Aunque no brilla por su variedad de diseños, podrás compartir o integrar tus mapas con otras herramientas de ofimática, además de que dispone de versiones más robustas para Windows y Mac.
2.- Coggle
Su versión gratuita es muy buena pero algo limitada en comparación con la versión de pago. Este programa le ha puesto corazón al diseño y en la estética, pero el mejor aspecto sin duda es su enorme adaptación al trabajo colaborativo para que varias personas puedan participar en el mismo proyecto ya sea desde su ordenador o a través de su teléfono móvil.
3.- Creately
Tiene un gran parecido con Coggle, y ambos compiten en diseño y colorido; sin embargo, Creately se ha enfocado en ofrecerle a los usuarios un ambiente no solo colaborativo, sino capaz de administrar un flujo de trabajo donde los miembros puedan hacer cambios inmediatos y comunicarse dentro del mismo mapa mental de una manera bastante orgánica.
Creately solo cuenta con una plataforma online, y su versión de pago realmente vale la pena.
4.- Canva
Uno de los favoritos en Latinoamérica por su versatilidad: Canva se enfoca en el aspecto creativo, con diseños llamativos y una nutrida biblioteca de plantillas para quienes no desean construir mapas desde cero. Otra ventaja es la personalización: puedes subir tus propias imágenes y diseños para crear mapas con tu propia imagen corporativa, o bien, escoger entre más de un millón de imágenes y gráficos de su base de datos.
En resumen…
Las herramientas en línea sin duda te serán de gran ayuda para elaborar tus primeros mapas conceptuales, pero a medida que requieras de estructuras más complejas para tus proyectos, lo ideal será contar con un equipo que te permita diseñar, redactar y proyectar el mensaje que deseas transmitir.
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