Cuando golpeó la pandemia, 77% de los team leaders de las empresas nunca habían manejado un equipo a distancia, y menos del 20% tenían una estrategia de teletrabajo previa con herramientas eficientes para llevarlo a cabo. 

Hace un par de años todavía se debatía sobre los beneficios del trabajo remoto, hoy, el discurso ha cambiado radicalmente, y 55% de los líderes empresariales ya no están preocupados por los posibles impactos negativos del trabajo remoto, sino que la conversación se enfoca al 100% en estrategias para adoptar el home office sin perder productividad y en formas novedosas de crear equipos remotos de alta eficiencia.

De acuerdo con el Reporte de trabajo remoto de Terminal, una plataforma de trabajo colaborativo para equipos de ingeniería, el 50% de las compañías está considerando incrementar el número de trabajadores remotos en los próximos dos años. Algunas de las empresas que migraron a un esquema 100% remoto son Twitter, Mastercard y Slack.

Aprovechar todos los beneficios del trabajo remoto implica elegir correctamente herramientas especializadas para conformar y gestionar equipos a distancia, y eso es precisamente de lo que hablaremos hoy. 

¿Qué herramientas digitales para el trabajo remoto elegir? Dimensiones básicas a considerar en la gestión de equipos a distancia

No hay dos empresas con necesidades exactamente iguales, pero en términos generales podemos identificar ocho dimensiones críticas de gestión estratégica en el trabajo remoto. Si tenemos claras nuestras necesidades particulares en cada una de ellas será más sencillo elegir las herramientas de trabajo remoto adecuadas. 

1.- Planificación, organización y flujo de tareas

Esta dimensión se relaciona principalmente con la productividad y flujo de trabajo sin interrupciones, y se refiere, en términos generales, a tener claridad con respecto a quién va a hacer qué y cuándo lo tiene que entregar, cuáles serán las etapas de cada proyecto y en cuál de ellas se encuentra cada uno, etc. 

Herramientas de gestión de proyectos para trabajo remoto

A esta categoría pertenecen las ya famosas plataformas en la nube como Asana, Trello, Monday, Basecamp, etc. Cada una tiene sus ventajas particulares, pero la mayoría funciona mediante el principio básico de la calendarización visual y las líneas de tiempo. 

Muchas empresas que ya trabajaban con CRM´s o ERP´s en la nube están optando por integrar funcionalidades de gestión de proyectos en estos softwares de operación con los que ya están familiarizados, aunque esto implica tiempo y una inversión considerable en desarrollo de API´s y tecnología a la medida. 

2.- Comunicación 

La dimensión comunicacional se relaciona principalmente con la claridad de objetivos comunes, y puede definirse como la disponibilidad y rapidez de los canales mediante los cuales podemos compartir y expresar ideas complejas que nos permitan planear, crear y trabajar en equipo.

Herramientas de comunicación para equipos de trabajo remoto

Más allá de las típicas plataformas de videollamadas y mensajes en hilo que ya todos conocemos (Zoom, Google Meet, Slack, etc), vale la pena considerar otras herramientas de comunicación más orientadas a la creatividad. Para mencionar algunos ejemplos:

• Mindmeister: está diseñada para crear mapas mentales que permiten comunicar de manera efectiva procesos complicados.
• Loom: te permite grabar videos cortos explicativos que son geniales para hacer mini capacitaciones para tus colaboradores en el uso de nuevas herramientas y funcionalidades digitales.
• Miro: es una herramienta gratuita tipo pizarrón creativo que permite hacer collages de ideas, mood boards, mapas mentales, flujos de trabajo etc, y es ideal para equipos de diseño y marketing.
• Confluence: que estrictamente hablando es un gestor de proyectos,  también es una herramienta de comunicación muy interesante porque su diseño está pensado para romper silos empresariales, condensar la información en un solo lugar y permitir que todos los colaboradores comprendan la sinergia entre los objetivos individuales y de área.
• Evernote: también funciona como un gestor de proyectos en su versión enterprise, pero destaca por la creación de documentos colaborativos en los que pueden integrarse imágenes, dibujo, texto, video, extractos de sitios web, tablas dinámicas e incluso audios de voz, que son perfectos para enriquecer y comunicar ideas creativas en desarrollo.

3.- Disponibilidad de la información 

Los servidores de almacenamiento en la nube resolvieron hace más de una década gran parte de la necesidad de mantener la información segura y disponible 24/7 desde cualquier dispositivo. Pero la dimensión de disponibilidad en la información también tiene que ver con que los colaboradores sepan cómo acceder a ella, con métodos estandarizados para almacenar y buscar archivos y con permisos de usuario que establezcan a qué información puede acceder un colaborador y a cuál no. 

Herramientas de almacenaje de archivos para equipos remotos

Cabe aclarar que en este punto comienza a ser menos clara la distinción entre herramientas de una dimensión y otra, porque muchos gestores de proyectos incluyen espacio de almacenaje, y muchas herramientas de almacenaje tienen funcionalidades de comunicación, especialmente en lo que respecta a creación o modificación de documentos en tiempo real. 

En este apartado resaltan las más famosas: Google workspace, Dropbox, One Drive, etc. También vale la pena mencionar WeTransfer, que no es una herramienta de almacenamiento como tal, pero permite enviar y recibir archivos muy pesados que no pueden mandarse por correo electrónico o que ocuparían demasiado espacio en la nube. 

4.- Gestión de tiempo

Esta dimensión se relaciona directamente con la eficiencia, es decir, qué tan rápida y efectivamente realizamos las actividades que nos corresponden, en qué horarios, si procrastinamos o no, y cómo nuestro trabajo fluye con el de los demás, sin retrasarlo. 

Las herramientas de gestión de proyectos establecen deadlines y registran cuándo se abrieron o finalizaron los pendientes, pero la mayoría no registra en qué estamos invirtiendo nuestro tiempo momento a momento, para eso están los softwares de monitoreo remoto o time trackers, cuya popularidad en el mercado se disparó durante la pandemia. 

Herramientas para control de teletrabajo y gestión de tiempo 

Se estima que un 34% de los equipos remotos utilizan alguna clase de software para medir la productividad remota. Generalmente, se trata de dashboards en la nube que recolectan información en tiempo real desde distintos equipos con el tracker instalado. 

El precio, nivel de personalización de lo que se mide y capacidad de análisis de patrones de productividad de cada uno varía bastante, por lo que vale la pena revisar distintas opciones antes de elegir la que mejor se adapta a las necesidades del equipo, incluyendo la necesidad de mantener cierto grado de privacidad y minimizar el riesgo de burnout.

Algunas opciones populares en el mercado y con más opciones de personalización son: Teramind, Rescue time teams, Activtrak y DeskTime. 

5.- Management y motivación

Esta dimensión se relaciona con el clima organizacional y el bienestar del empleado, y es una de las que menos se toman en cuenta actualmente. Mientras que el 63% de las empresas que tienen un plan de trabajo remoto abordan el tema de la productividad como una de las prioridades, pocas toman en cuenta riesgos asociados con el burnout (21%) o la soledad (32%).

Herramientas de motivación para equipos de trabajo remoto

Mientras que existen muchas opciones de software para gestionar proyectos, almacenar información y monitorear la productividad (y a su manera todas pueden impactar positivamente en esta dimensión), la oferta es sustancialmente más reducida cuando hablamos de herramientas estrictamente pensadas para mejorar la motivación y el clima laboral.

Sin embargo, en esta categoría podemos incluir las apps de lealtad y de incentivos para empleados, como GOintegro, una plataforma que se basa en el reconocimiento colaborativo y que en base al desempeño de los empleados asigna puntos canjeables por recompensas personalizables. También tiene funcionalidades de analítica que permiten “identificar talento, líderes y oportunidades”. 

6.- Gestión de talento 

La gestión y atracción de talento es una de las dimensiones más importantes en cualquier empresa, y se relaciona con equipos de trabajo más eficientes, innovadores y productivos. Al mismo tiempo, encontrar y retener talento siempre ha sido uno de los aspectos más problemáticos para las empresas, especialmente ahora que muchas contrataciones deben hacerse vía 100% remota. 

De acuerdo con Terminal, una de cada cinco empresas no tienen ninguna estrategia para sumar nuevos colaboradores en un entorno remoto, casi la mitad siguen limitándose a candidatos geográficamente cercanos a las oficinas físicas y 43% nunca han contratado a nadie sin conocerlo en persona, lo cual limita drásticamente el pool de talento disponible. 

La gestión de talento en el contexto remoto es prácticamente un territorio inexplorado, en buena medida porque el auge del trabajo remoto no coincidió con un aumento en contrataciones, todo lo contrario, las empresas intentaron recortar gastos lo más posible. Sin embargo, ahora que las cosas comienzan a estabilizarse, muchas compañías están buscando nuevos esquemas laborales y de contratación que se adapten a esta realidad emergente y a las nuevas expectativas de los profesionales. 

El 42% de los líderes de ingeniería planean invertir en nuevas tecnologías para encontrar candidatos remotos, como inteligencia artificial, y 63% de los líderes de las startups y nuevas PyME´s consideran que la migración al trabajo remoto en las grandes corporaciones hará que sea todavía más difícil encontrar y retener talento. 

Herramientas de gestión de talento para equipos de trabajo remoto: Workana Empresas

Actualmente, especialmente en Latinoamérica, existen muy pocas herramientas de reclutamiento especialmente diseñadas para construir equipos de trabajo remotos, híbridos o por proyecto, de forma rápida y flexible.

Workana Empresas es una solución en la dimensión de gestión de talento independiente, confiable y con habilidades comprobadas, para equipos de trabajo remoto en las áreas de IT, marketing, diseño, finanzas y más. 

Gracias a la asesoría personalizada con un experto en vinculación de cuentas empresariales y talento independiente, es posible identificar perfiles con las habilidades, skills y experiencia a la medida para alcanzar objetivos estratégicos, encontrar profesionales disponibles en tiempo récord, crear equipos con varios colaboradores remotos, asegurar la continuidad del trabajo y simplificar la gestión administrativa con una sola factura y desde un solo lugar.

Workana Empresas ya cuenta con casos de éxito de empresas que se potenciaron con talento 100% remoto, como Uber, Tiendanube, Sirena y Chiper, entre otras. 

7.- Capacitación y onboarding

Aunque es una de las más infravaloradas, esta dimensión impacta directamente en la aceleración de las curvas de aprendizaje y el compromiso e identificación de los empleados con la compañía. 44% de las empresas no tienen procesos de onboarding para nuevos colaboradores que se adapten adecuadamente al contexto remoto, y uno de cada tres líderes admite que los programas de capacitación para empleados están viéndose afectados con la modalidad remota.

Herramientas de onboarding y capacitación para equipos remotos

Al igual que con la dimensión de management y motivación, en esta categoría no hay mucha oferta de herramientas de trabajo digitales expresamente diseñadas para proveer experiencias de onboarding empresarial y capacitaciones particulares. Las compañías generalmente recurren a presentaciones o videos institucionales para dar la bienvenida a nuevos colaboradores, y en el mejor de los casos a plataformas tipo Moodle para crear los cursos o las inducciones.

Eso no significa que no comiencen a surgir alternativas especializadas, como Gestionet, una plataforma diseñada para crear una experiencia positiva y gamificada 100% digital para las nuevas incorporaciones, transmitiendo la cultura y valores de la empresa y creando sentido de pertenencia de manera simultánea a la capacitación.

8.- Seguridad

Finalmente, está la dimensión de la seguridad, que se relaciona con la protección de la información frente a pérdidas y malos usos. El trabajo remoto normalmente maneja toda la información y buena parte de la operación en la nube, y eso lo vuelve vulnerable a ciertos riesgos relacionados con modalidades online de fraude y robo de datos. 

Herramientas de seguridad digital para equipos de trabajo remoto

También son pocas las herramientas especializadas en ciberseguridad para equipos remotos, ya que generalmente los softwares de almacenamiento de información en la nube, los servidores, los ERP´s y/o CRM´s y los time trackers cuentan con sus propios candados. 

Lo que sí puede encontrarse son servicios de “hackeo ético” como el que ofrece iDric, es decir, simulacros de hackeo a sistemas capaces de predecir qué tan vulnerables serían frente a un ataque real, y qué bloqueos adicionales es necesario implementar. 

A veces manejar tantas contraseñas para tantos sistemas puede volverse algo complicado y un poco riesgoso, especialmente cuando accedemos desde diferentes equipos. Lastpass es un gestor de contraseñas diseñado para almacenar y encriptar información sensible y ponerla a disposición del usuario de manera fácil, pero sobre todo segura.  Además, cuenta con una funcionalidad de alerta frente a intentos de hackeo. 

¿Cómo se desempeña tu estrategia de trabajo remoto en estas ocho modalidades?

¿Cuáles ya tienes cubiertas, cuáles pueden mejorar y cuáles necesitas fortalecer?

En Workana Empresas queremos impulsar tu crecimiento con equipos remotos de talento independiente, y por eso ponemos a tu alcance asesoría 100% personalizada para que construyas al dream team que necesitas, de forma flexible, asequible y con calidad garantizada. 

Comienza a volver realidad ya ese proyecto que te hará marcar una diferencia en tu industria. Agenda tu entrevista hoy y deja el armado del mejor equipo de talento independiente en nuestras manos.