Um profissional – ou vários profissionais – especializado na organização e administração de tarefas de suporte pode ajudar a agilizar vários inúmeros processos e otimizar a gestão ativa dos clientes de forma remota. Pense, por exemplo, na figura do assistente virtual, que pode te dar uma mão para fortalecer o vínculo com os clientes, organizar sua agenda e até negociar com fornecedores.

O ano de 2020 está sendo uma loucura e, ao mesmo tempo, um lembrete muito claro de que a frase “adaptar-se ou morrer”, hoje, faz mais sentido do que nunca. Sem querer aprofundar nos fenômenos sociais, políticos e econômicos emergentes que todos já conhecemos, basta dizer que as empresas estão replanejando muito seriamente o caminho que vão seguir para permanecerem ativas no mercado. Isto significa que o início de 2021 vai se caracterizar por trazer consigo estratégias comerciais audaciosas, inovadoras e, acima de tudo, extremamente competitivas.

Se você é líder de uma empresa do setor digital, tecnológico ou de comunicações, já deveria estar se preparando, porque o ano está acabando. E já se aproximam as datas cruciais de promoções, eventos e festas. Seus potenciais clientes serão constantemente bombardeados por propagandas e ofertas da concorrência, e cometer um único erro de atendimento ou suporte será o bastante para seus clientes ativos migrarem para outra companhia. Porém, a ideia não é simplesmente superar os obstáculos que se apresentarem para se manter à tona, mas sim encontrar a forma de aproveitar esta etapa e se consolidar com mais força.

Uma das melhores coisas que você pode fazer para fechar o ano com chave de ouro e começar o próximo com uma importantíssima vantagem competitiva é contratar uma equipe de suporte permanente ou por projeto. A seguir, te explicaremos o que significa tudo isso e como você pode tirar proveito desse sistema.

Três pilares para encerrar o ano com o pé direito

Por um lado, é necessário blindar e proteger a imagem positiva que você já tem, e por outro, você precisa começar a impulsionar seu crescimento com estratégias mais eficientes e agressivas. Como fazer isso? É simples:

• Aumentar suas vendas (aproveitar a Black Friday, Cyber Monday, Festas de fim de ano, promoções sazonais)
• Cuidar dos seus clientes atuais (também acompanhá-los nestas datas, propor estratégias de fidelização e continuar fornecendo o melhor atendimento)
• Escalar com a incorporação de novos serviços, estratégias e produtos

A agilidade, a criatividade e a capacidade de inovação da sua equipe atual para conseguir tudo isso são certamente fantásticas, mas por outro lado provavelmente estão sendo prejudicadas em maior ou menor medida pelas inúmeras tarefas administrativas que têm que realizar. Embora estas tarefas sejam inevitáveis, elas não estão ajudando diretamente sua empresa a oferecer uma melhor oferta de valor. 

Por que não simplesmente limpar o caminho para sua equipe e deixar um profissional de suporte encarregado de potencializar o alcance da sua experiência?

O que um profissional de suporte faz?

Um profissional de suporte oferece assessoramento e assistência a uma empresa de forma remota. Geralmente, apoiam negócios que não precisam de alguém presencialmente ou em tempo integral, principalmente em tarefas específicas ou durante as altas temporadas (com maior demanda).

O assistente freelance é um profissional especializado em agilizar vários processos e otimizar a gestão ativa dos clientes. Este modelo de assistência remota acaba sendo tão eficiente que, segundo dados publicados pelo Telegraph, esta é justamente uma das categorias freelancer que mais tem crescido nos últimos anos.

Muitas pessoas consideram que um assistente virtual equivale a um secretário e que suas funções se limitam a organizar agenda, anotar mensagens e fazer reservas, mas a realidade é que você pode encontrar aliados que façam praticamente qualquer coisa que precisar, desde lidar com clientes irritados até calcular seus impostos.

As vantagens de fazer seu negócio crescer com uma equipe de talento sob demanda são:

• Economia de até 40% em custos com estrutura
• Ter acesso a uma grande quantidade de talentos especializados nas habilidades que você busca
• Poder contratar por horas, por projeto, de forma permanente ou temporária, ou sob a forma que você precisar
• O talento sob demanda pode acelerar os resultados do seu pessoal, assim como implementar estratégias que te ajudem a crescer mais

Algumas das áreas gerais nas quais você pode encontrar assistentes de suporte são:

Investigação:

Especializam-se em buscar, analisar e sintetizar informação para você. Isto inclui desde estudos de mercado até sondar detalhadamente a concorrência. Outras de suas funções são encontrar palavras-chave e estratégias novas que te ajudem em seu posicionamento digital, identificar oportunidades de negócio emergentes, fazer comparação de produtos e fornecedores para garantir a melhor tomada de decisão, previsões financeiras e muito mais.

Basicamente, um assistente virtual neste ramo é aquele que você poderá fazer qualquer pergunta complexa e ele te responderá em pouco tempo com uma resposta segura, prática e útil.

Administração

Tudo aquilo que um assistente administrativo em pessoa pode fazer, um assistente virtual também pode fazer: conduzir agendas, programar reuniões, agendar reservas, filtrar e responder mensagens e muito mais.

Mas também há muitas atividades simples relacionadas com finanças, contabilidades e até mesmo Community managing (gestão de mídias sociais) que você pode delegar a estes profissionais e não necessariamente implicam em um alto nível de especialização. Isto é, com um treinamento simples é possível garantir que farão seus trabalhos perfeitamente sem precisar contratar um especialista além da consultoria e design da estratégia.

Suporte ao Cliente

Principalmente durante altas temporadas, seu atendimento ao cliente, seja para tirar dúvidas ou atender reclamações, precisa estar 100% otimizado, pois cada cliente que tenha uma experiência inferior ao ideal vai buscar a concorrência, e provavelmente também deixará avaliações muito negativas.

Por outro lado, não faz sentido contar com mais pessoal de base do que o mínimo indispensável, pois isto te levaria a pagar mais do que o necessário nas baixas temporadas. A solução é contar com uma equipe de apoio somente quando for necessário.

Um assistente virtual especializado em suporte ao cliente tem ampla experiência atendendo dúvidas e processos por diferentes canais, desde a tradicional chamada telefônica até os chats ao vivo do seu website e redes sociais. Também pode solucionar problemas simples e canalizar para o próximo nível de atendimento apenas os clientes que realmente precisem, sendo assim, evitando o típico incômodo deles ficarem esperando atendimento por horas.

Atividades especializadas

Muitas vezes, o que você precisa é de uma especialista que te ajude a estabelecer uma estratégia ou ofereça uma consultoria ou apoio para um projeto em particular. Os freelancers especializados em áreas como programação, criação de conteúdo, design, e-commerce, metodologias ágeis, desenvolvimento de apps, análise de dados, automatização e CRM, finanças, entre outros, podem te ajudar substancialmente a escalar, buscar novos mercados, automatizar processos e diversificar sua oferta.

Se você quiser muitas boas ideias relacionadas com as oportunidades oferecidas por um destes perfis, não perca nosso Guia para M&PE’s que querem reativar e impulsionar seu negócio com freelancers.

Como integrar e organizar uma equipe de assistentes virtuais para sua empresa?

1- Defina suas necessidades a curto e médio prazo

Já vimos que os três pilares que devem guiar seu encerramento de ano são: cuidar dos seus clientes, aumentar suas vendas e escalar seu modelo de negócio.

Pode ser que sua equipe tenha todas as habilidades necessárias para isto, mas perca muito tempo em atividades rotineiras que poderiam ser feitas por um assistente virtual, como filtrar mensagens de atendimento ao cliente ou prospectar clientes frios. Também pode ser que você precise da orientação de um especialista para um projeto específico, como conseguir uma estratégia digital mais eficiente ou lançar um e-commerce. Nestes casos você pode recorrer a um freelancer especializado.

Seja como for, pense primeiro em seus objetivos gerais e defina onde você precisa de apoio.

2- Identifique atividades nas quais precisará de apoio e talentos específicos

A comunicação com sua equipe de trabalho é fundamental. Pergunte a eles o que os tem deixado sem tempo para explorar seu potencial de crescimento e também que tipo de habilidades, ferramentas ou estratégias precisam aprender. Por exemplo: talvez, eles apontem que sua metodologia de atendimento ao cliente é ineficiente. Neste caso, você poderia contratar um freelancer apenas para desenvolver uma solução de comunicação mais eficaz com os clientes e treinar sua equipe de atendimento para utilizá-la corretamente.

Não se esqueça que envolver a sua equipe atual nas mudanças que vai realizar também evitará que surjam resistências ou suspeitas em relação aos novos elementos remotos, pois saberão que eles estão ali para facilitar as coisas e ajudá-los a fazer melhor o seu trabalho.

3- Estruture o projeto

Agora que você tem clareza sobre quais são as atividades que precisam de apoio, pense quais são as habilidades necessárias para realizar as ditas atividades com um alto nível de qualidade e tenha em vista justamente estes perfis na construção do seu projeto.

No começo você trabalhou com objetivos gerais, portanto agora é o momento de visualizar objetivos específicos relacionados às tarefas pontuais de cada um de seus assistentes virtuais ou dos freelancers que contratar. Lembre-se que, para encontrar o aliado ideal, você deve explicar passo a passo não apenas as tarefas a serem realizadas, mas também o objetivo final do seu apoio para que ele possa se sentir identificado e comprometido.

Por exemplo: se você procura por um assistente virtual de vendas, suas atividades incluirão prospectar clientes frios, porque o objetivo último de seu trabalho é passar aos executivos de vendas as prospecções “quentes” para as tomadas de decisão, evitando que “desperdicem” seu talento e sua expertise de convencimento com prospecções que não estejam prontas.

4- Escolha seu dream team

Com um projeto claro e bem estruturado, será muito mais simples para você encontrar o talento que está buscando. Independentemente de querer contratar apenas um assistente virtual ou uma equipe completa de freelancers para várias áreas, o ideal é garantir o melhor matching entre o perfil de especialização do profissional e as tarefas a serem realizadas. Porém, lembre-se que há muitas atividades administrativas que realmente não precisam de um especialista, podendo serem realizadas com eficiência a um custo muito acessível.

Acima de tudo, preste muita atenção para contratar somente pelo número de horas necessárias por dia ou semana.

5- Não se esqueça do onboarding!

Onboarding é um termo que se refere ao processo de acelerar a curva de aprendizagem e adaptação de um novo elemento em seu posto. Para que um assistente virtual em qualquer área te ofereça o máximo de seu rendimento é fundamental que você tome o tempo de desenvolver um processo de boas-vindas que ajude-o a compreender com clareza quais são suas responsabilidades, o que se espera dele ou dela, como pode conseguir ajudar e como pode se integrar adequadamente à cultura organizacional.

Um processo adequado de onboarding não é um gasto de tempo, pois a curto, médio e longo prazo evita que apareçam dúvidas e erros que terminem desacelerando o trabalho de todos.

Workana B2B: Uma nova estratégia de recruiting de talento digital

Já ficaram mais do que claras as muitas vantagens de se contratar uma equipe de assistentes virtuais. Mesmo assim, sabemos que justamente o que falta é tempo, por isso, se o que você estiver procurando agora são os detalhes para implementar este modelo de trabalho híbrido, também temos uma excelente notícia. Na Workana B2B te oferecemos toda a consultoria e a orientação que você precisa para colocar em andamento uma estratégia de recrutamento de talento remoto de forma rápida e garantida.

Nossos especialistas se encarregarão de te ajudar a identificar suas necessidades e quais perfis e modelos de contratação são mais convenientes para voc. E nossa plataforma foi desenvolvida para que você administre e gerencie o trabalho e os pagamentos de maneira confiável, segura e transparente.

A única coisa que você precisa fazer hoje é entrar em contato com a equipe Workana Enterprise e agendar uma entrevista sem custo e sem compromisso. Algumas das empresas que já estão escalando com nossas equipes de assistência virtual são a Uber, Unilever e Ambev.

Agende sua consultoria e comece 2021 com muitas vantagens competitivas!