Perder un deadline y verse en la situación de enfrentar al cliente pidiendo disculpas porque no se llegó con el trabajo acordado en la fecha estipulada no suele ser lo más agradable del mundo . . .

A medida que tu cartera de clientes se va acrecentando, tendrás que ir desarrollando más y mejores habilidades para lidiar con varios proyectos al mismo tiempo, sin descuidar ninguno.

El poder manejar los tiempos con habilidad tiene mucho con ver con la autogestión y con la organización de tareas. Hay variables que vas a ir aprendiendo a medida que avances en la relación con el cliente y con tu trabajo como freelancer. Pero hay otros aspectos básicos que en Workana creemos que pueden resultarte útiles para organizarte mejor y poder cumplir en tiempo y forma con tus clientes 🙂

Visión macro

Empecemos por decir que, como primer punto, es importante que tengas una visión “macro” de todos tus proyectos, es decir, cuántos tienes activos, de qué magnitud, qué implicancias conllevan (a nivel general, sin entrar en detalles) y cuánto te demandan en tiempo. Así vas a poder priorizar los proyectos y las tareas, y tener una idea más clara de cuánto puede insumirte cada uno. 

Con esto estamos tratando de minimizar los riesgos de que haya desfasajes de tiempo (entre lo que uno asume que puede llevarle realizar determinada tarea y lo que verdaderamente implica). Sé lo más realista posible; es preferible que te excedas en tus estimaciones a que te quedes corto. Entonces, cuando recibas un nuevo proyecto, ya vas a saber bien dónde estás situado, y cómo debes mover el resto de las fichas para llegar a la meta según lo planeado (es importante que tengas presente este “mapa mental de proyectos” incluso al momento de negociar el deadline con el cliente). El recurso que utilices lo definirás según lo que te resulte más práctico; puedes listar los proyectos, armar una especie de mapa o esquema (si es que uno se relaciona con otro), o como mejor lo creas. Lo importante es que tengas el panorama claro en tu cabeza.

Armado del cronograma

Ya con el nuevo proyecto en mano (y deadline acordado con el cliente), resulta útil que armes un cronograma. Puedes por ejemplo utilizar una hoja de cálculo de Excel, y partir de ahí, subdividir el proyecto en sub-etapas a ir cumpliendo paulatinamente. Cada una de esas sub-etapas tendrá un deadline específico, de modo de llegar a cumplimentar todo el proyecto en la fecha estipulada por el cliente.

Es importante que a cada sub-etapa le asignes una fecha de comienzo y de finalización, y que las respetes (de lo contrario puede haber desfasajes en los tiempos y que esto afecte el resultado final). Si lo pensamos mentalmente, podrían quedarte las sub-etapas del proyecto a mano izquierda de la hoja de cálculo e ir sombreando las celdas con color para otorgar una extensión a cada etapa (las celdas estarán divididas por días del mes). Puedes armarlo a tu gusto; lo importante es que te sea claro y práctico.

En relación a este punto, puede parecer obvio, pero resulta muy útil contar con una agenda (impresa, electrónica o como prefieras) para sumar recordatorios, organizar prioridades y tener presentes pasos intermedios (por ejemplo, que para cumplimentar la sub-etapa II necesites tener resueltos determinados pendientes o gestionar ciertas acciones).

Implementación

Con el panorama general en claro y el cronograma del proyecto armado, es momento de que te lances a la implementación. Recuerda que has fijado plazos para cada sub-etapa y debes atenerte a ellos (incluso tener que quedarte trabajando hasta altas horas de la noche). Una recomendación es que te focalices de una en una, así tendrás orientados tus esfuerzos a una tarea en particular. Y también es importante que vayas realizando revisiones diarias de este cronograma para ir ajustando detalles de ejecución.

Cuando la práctica difiere de la teoría. . .

Hasta aquí la situación ideal. Pero muchas veces en la práctica las cosas resultan diferentes. Puede ocurrir que estés en aprietos y veas que no llegas a cumplir con los plazos. Como recurso puedes apelar a algún colega o amigo para que te asista: es una forma de descomprimirte si hubo algún desvío o error de estimación (a todos nos pasa que sobre la marcha puedan llegar a surgir imprevistos o complicaciones y esto deriva inevitablemente en un retraso).  Ahora, si no tienes apoyo externo y el deadline se te viene encima, puedes intentar renegociarlo con el cliente, pero no te recomendamos valerte de este recurso con frecuencia: impacta en tu profesionalismo y compromiso para con él.

Tu reputación es clave en tu desempeño como freelancer. Debes demostrar responsabilidad, dedicación y pasión por lo que haces. El resultado de tu trabajo es importantísimo, sí, pero también lo es que cumplas con los deadlines. Esto habla de tu capacidad de autogestión y organización. ¡Gánate entonces la confianza del cliente! 😉