La transformación digital se ha convertido en una prioridad para las empresas en los últimos años, principalmente aprovechando las oportunidades que ofrece la combinación de tecnologías digitales y su impacto en todos los aspectos de la sociedad.

Con el foco en la experiencia del cliente, procesos más dinámicos para el área de ventas, Marketing Digital, compras, búsqueda de nuevas fuentes de ingresos y sistemas que agregan valores basados en la información, abrieron la posibilidad de que estos departamentos realicen la transformación digital con éxito, pero uno de estos departamentos tal vez se tenga quedado un paso atrás: el departamento de Recursos Humanos.

Una encuesta realizada por Gartner en 2017 con 2600 CIOs que informaron que dirigieron el 18% de su presupuesto anual en transformación digital y en este mismo estudio explica que hasta el año pasado esta cifra aumentó hasta el 28%.

A pesar de conocer la importancia de estudios como este y lo mucho que representan los procesos de TI y las innovaciones tecnológicas para una empresa, lo que quiero abordar en este artículo es lo importante que es el departamento de recursos humanos en este proceso! Para que una organización pase por una transformación digital por completo, este departamento necesita tomar la iniciativa e incorporar un ADN digital en el seno de la organización. 

Únicamente asumiendo una nueva mentalidad traerá una transformación digital  profunda no basada solamente en plataformas y sistemas tecnológicos, sino que también en la cultura y la mentalidad corporativa como un conjunto, junto con actividades, procesos, competencias y modelos operacionales de la organización. Si bien la tecnología hace posible la innovación, será la capacidad de toda la organización para adoptar esta innovación lo que marcará la diferencia. 

Se trata de incorporar como necesidad latente el trabajo remoto y creer que los profesionales a distancia pueden ser verdaderos transformadores digitales.

Pero antes de hablar del trabajo remoto como agente de este proceso…

Entendamos mejor qué es la Transformación Digital.

 «Transformación Digital» es un término que se ha hecho muy popular.  Se ha asociado con el éxito empresarial de una manera general, desde entradas en blogs, white papers sobre liderazgo, conferencias, influenciadores digitales, etc.

Y este término es muy amplio, ya que la transformación digital abarca varias iniciativas. Pero, básicamente, designa toda iniciativa de cambio de la forma en que una empresa y los emprendedores interactúan con sus clientes ya sean externos o internos. Para ello, realiza cambios en los procesos organizativos conjuntamente con la tecnología, y a partir de ahí, el objetivo central es mejorar las operaciones y combatir la creciente amenaza de la competencia, nuevos players, productos, etc.

Si pudiera arriesgarme a usar una definición más asertiva, diría que la transformación digital es un cambio completo en la forma cómo una organización hace uso de la tecnología en todos sus procesos. Es capaz de romper paradigmas, modificar procesos, negocios, actividades, operaciones e infraestructura y utilizar la tecnología digital para satisfacer de manera más eficiente a los clientes, ahorrar dinero y proporcionar una mejor experiencia al cliente interno y externo.

La cultura corporativa como base de apoyo en la transformación digital.

Como mencioné anteriormente, la transformación digital no trata únicamente del uso de la tecnología, sino que trata de las personas, los procesos, las competencias y la cultura, ya que esto mantiene a las empresas en funcionamiento. Para implementar una estrategia de transformación digital exitosa, las empresas deben asegurarse de que sus empleados (y, a su vez, su cultura- «La forma en que hacemos las cosas por aquí») ​la apoyen y lo consideren como un medio para la innovación. 

El aspecto cultural y la tecnología requieren la misma atención de cada uno de los líderes, porque la cultura formará la columna vertebral de todas las iniciativas que formarán parte del cambio en una organización, especialmente cuando el tema es la ruptura de paradigmas sobre tener empleados que no están presentes diariamente en la oficina, y sí, trabajando de forma remota. El equipo fijo no puede estar atrapado en una mentalidad arcaica. Incluso, si esto sucede, pueden boicotear las iniciativas de transformación digital de la empresa.

Cuando hablamos específicamente de una transformación digital enfocada en el trabajo a distancia, la lucha es para entender los beneficios e implicaciones de las nuevas herramientas y procesos, principalmente porque los empleados más antiguos están acostumbrados a las antiguas formas de trabajar. 

Si las personas han trabajado de la misma manera durante tantos años, es comprensible que pueda haber dificultades para alterar su «modus operandi«. Por lo tanto, es obligatorio priorizar el moldeo de la cultura corporativa para un futuro digital, y esto comienza con el líder de los recursos humanos.

A menudo, aquí en Workana, hablamos sobre los muchos beneficios que comporta utilizar una fuerza de trabajo remota, incluyendo el posible aumento de la productividad y de la satisfacción de los empleados a través de una mayor libertad y autonomía. Cualquier organización que quiera utilizar una fuerza de trabajo remota debe derribar las barreras convencionales que imposibilitan la colaboración entre empleados. Este cambio de paradigma se puede hacer rápidamente invirtiendo en una estrategia de transformación digital que fomente la colaboración entre los miembros de cada equipo y mejore la experiencia del trabajo remoto.

Se estima que casi el 40% de los estadounidenses pasarán trabajar a distancia a tiempo completo en los próximos años. Recientemente hablamos aquí en el blog sobre cómo el trabajo a distancia es una solución viable para el objetivo número 8 (empleo decente y crecimiento económico) de los objetivos de desarrollo sostenible creados por las Naciones Unidas (ONU) con el fin de que todo el mundo pueda eliminar la pobreza, proteger el medio ambiente y garantizar la paz y la prosperidad a todas las personas para 2030.

Además de estos factores legítimos dirigidos al bien colectivo y a la sostenibilidad del planeta, es un hecho que pudiendo trabajar a distancia, el empleado tiene más tiempo libre, no necesita pasar un gran tiempo de desplazamiento y todo esto influye en equipos más eficientes, productivos, enfocados en los resultados y felices.

¡El trabajo remoto ha llegado para quedarse y es una solución sin vuelta atrás! Por supuesto, no todas las funciones de una empresa pueden realizarse de forma remota… ¡Lo sabemos! Pero para aquellos que son susceptibles al uso de la tecnología y de herramientas en su día a día pueden enfrentar mejor una jornada diferente a la conocida hasta hoy. 

¿Cómo los profesionales remotos pueden ser la clave en el proceso de transformación digital?

El trabajo a distancia viene popularizándose, y con él, las noticias sobre las ventajas de aquellos que se quedan en casa están ganando protagonismo en las redes sociales, blogs, revistas, etc. Pero para las empresas, ¿cuáles son las ventajas de contratar a un profesional remoto? 

Aprende algunas de las mayores oportunidades que pueden hacer que tu negocio despegue:

1. Los profesionales remotos y freelancers están en constante desarrollo

Las empresas de hoy en día necesitan encontrar empleados que puedan satisfacer las crecientes demandas de trabajo, impulsadas por el crecimiento acelerado de las innovaciones tecnológicas. La tecnología no solo permite a las personas transformar los procesos empresariales tradicionales de una hoja de papel a una hoja de cálculo basada en la nube.

Los profesionales remotos acaban actualizándose más a menudo por dos sencillas razones: la primera es porque necesitan tener conocimiento de la tecnología como herramienta de trabajo; y la segunda, es precisamente porque tienen más tiempo en su vida personal terminan dedicando más a los estudios.

2. Reducción de los costes mensuales con los empleados

Piense conmigo: si el empleado trabaja a distancia, no es necesario tener el gasto del vale transporte, estacionamiento, combustible que la empresa a menudo reembolsa parcial o integralmente y esto ¡es una gran reducción de los costos en el presupuesto! Lo mismo se aplica a la alimentación. 

Además, la empresa puede contratar empleados que se encuentran en varios lugares del planeta y estos a su vez, pueden vivir en lugares más económicos que los grandes centros urbanos.

Y en este caso, yo puedo explicar mi experiencia personal, y decir que hace 3 años vivía en Sao Paulo (Brasil) y que tan sólo la escuela de mi hijo costaba como mínimo 3 veces más de lo cuesta en el interior del estado. Por lo tanto, si tengo una propuesta de trabajo con un salario más bajo de lo que ganaría en Sao Paulo, pero eso me proporciona disfrutar de la calidad de vida que tengo aquí, sin estrés, sin violencia y otros innumerables beneficios, ¿por qué no aceptar? ¡Ventajas para ambos lados!

3. Reducción del ausentismo

¡Este hecho es innegable! Al estar en casa, podemos resolver cuestiones personales por la mañana, a la hora del almuerzo o al final del día sin necesidad de faltar en el trabajo.

Lo que antes suponía un estrés, cómo ir al dentista o marcar una consulta en el médico, hoy no implica ningún problema y sin dejar ninguna tarea pendiente en mis proyectos. No necesito ausentarme para hacer algunas cosas personales, tan sólo organizar mis horarios. ¡Otro punto con ventajas para ambos!

4. Contaminar menos el planeta

Una vez más, si no necesitamos tomar un coche todos los días o el transporte público, eso significa menos emisiones anuales de CO2 a la atmósfera a través de la iniciativa de trabajo a distancia. ¡Y este es incluso uno de los objetivos de la ONU!

5. Mejora de la productividad

¿Qué es mejor? ¿Pasar 2 horas del día en tránsito o esas mismas 2 horas buscando soluciones creativas para un determinado proyecto? Trabajar a distancia nos hace más dispuestos y productivos, hacemos menos descansos, tenemos menos interrupciones y si el trabajador tiene su espacio reservado en casa, ¡el silencio lo ayudará en la concentración!

Recursos humanos como líder en el proceso de transformación digital.

Para garantizar que todas las funciones de la empresa se integren con nuevas tecnologías y procesos y hacer que trabajen juntas para un futuro digital, las empresas necesitan desarrollar nuevas habilidades y promover esta cultura entre sus empleados. 

Es esencial que el departamento de RRHH sea el líder en la creación de esta conciencia y en la construcción de un fuerte argumento para el cambio, para que pueda mostrar a otros los beneficios de esta nueva forma de trabajo. 

El departamento de RRHH debe ser el agente transformador y rediseñar la política de retención y de captación de nuevos talentos, desde el reclutamiento, hasta la evaluación del desempeño, la construcción de una experiencia atractiva para los empleados a lo largo de su jornada y la creación de valor donde este es mas importante, en los resultados. 

Trabajar de forma remota puede ser una barrera para la colaboración si no disponemos de las herramientas adecuadas. Los empleados pueden terminar trabajando en sus tareas sin consultar a sus compañeros hasta las etapas finales de un proyecto. 

No basta con que el Home Office sea trabajar en la nube, sino que también es necesario:

• Asegúrese de que todos los sistemas están conectados entre las personas remotas y no remotas para evitar problemas de comunicación y pérdida de tiempo;
• Las herramientas escogidas deben permitir la comunicación instantánea para asegurarnos de que sus empleados estén correctamente vinculados en lugar de trabajar en silos;
• Debe existir una supervisión inicial más cercana y no basarse exclusivamente en correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas para ser informado sobre el progreso del trabajo sin ningún tipo de participación más cercana; 
• Desarrollar nuevas habilidades en los líderes, ya que, al contrario de lo que piensas, el líder debe mejorar aún más la forma cómo se relaciona con su equipo. Conocer a cada talento —sus habilidades técnicas y su personalidad— es importante para definir equipos de trabajo que sean compatibles con los proyectos y lograr mejores resultados;
• Algunas iniciativas, como reuniones periódicas, utilizando videoconferencias, hasta que todo esté 100% funcionando es muy importante. Y una vez que todo el equipo se sienta seguro y autónomo, el líder del proyecto sólo tendrá que ponerse en contacto con los empleados si hay alguna duda o un problema notable, en lugar de celebrar reuniones de actualización regulares.

Es esencial que la empresa comunique el alcance y el resultado deseado en este este camino de transformación digital, incluyendo las posibles barreras que puedan surgir en medio del camino. Dar la formación necesaria sobre estas nuevas herramientas puestas a disposición que facilitarán la comunicación, el trabajo a distancia y el intercambio de archivos en la nube. 

Otra iniciativa valiosa es compartir casos de éxito de transformación digital, como la ocurrida recientemente en Unilever en Brasil, con una mezcla de Job Sharing y trabajo remoto entre los directores de recursos humanos y marketing.

Todos sabemos que los cambios causan cierta incomodidad porque muchos entienden que las innovaciones vienen a reemplazar el hombre por la tecnología, y ese no es el propósito de la transformación digital, y mucho menos el de desvalorizar el trabajo mediante la adopción de una política de home office.

Si la jornada de transformación digital de tu organización requiere que los empleados cambien su forma de trabajar para comenzar a trabajar de forma remota a tiempo completo o días alternativos, o como en ejemplo anterior de Job Sharing, el departamento de RRHH debe liderar esta iniciativa de comunicación y garantizar que pueda ser entendida por todos y ofrecer apoyo a estos cambios. 

El objetivo de una transformación digital es literalmente «transformar» la organización, y esto incluye a las personas, por lo que en primer lugar es esencial construir un enfoque basado en resultados y considerar lo que mejor traerá apoyo a los resultados de aprendizaje y desarrollo de los empleados. 

Conclusión

¡No hay nada que temer! Estamos en plena Cuarta Revolución Industrial y en un período de resignificación de las relaciones de economía y trabajo, utilizamos la tecnología para mejorar los procesos y a través de ella generar condiciones profesionales que busquen no sólo el lucro, sino una mejora para la comunidad y para el medio ambiente.

La participación en el liderazgo de la empresa para que puedan entender su relevancia para el equipo refleja positivamente los cambios tecnológicos en la automatización de las tareas operativas, el aumento de la productividad y una mayor flexibilidad en las actividades.

Entonces, ¿qué podemos extraer de estos descubrimientos? Claramente, el trabajo remoto es una realidad y que las herramientas de colaboración basadas en la nube, impulsadas por la transformación digital en toda la organización, están sufriendo una adopción cada vez mayor para permitir a los equipos trabajar de la manera que mejor les convenga. 

Aquí en Workana estamos convencidos de que el trabajo a distancia es el siguiente paso para la transformación digital en tu empresa. Creemos en ella y ayudamos a promoverla a través de nuestra plataforma diariamente, que conecta a emprendedores de todo el mundo y freelancers profesionales y profesionales remotos.

Nuestro principal objetivo es ofrecer más y mejores oportunidades a las personas, trabajadores y emprendedores que quieren hacer crecer sus empresas.