Según una estimación del portal de empleo y tecnología Silicon Republic, para el año 2025 el esquema de trabajo remoto será igual o más importante que el esquema tradicional de trabajo presencial, y Telework Research Network asegura que para el año 2020 uno de cada tres trabajadores será autónomo y trabajará online. 

Miles de fuentes alrededor del mundo revelan que la evolución hacia un nuevo paradigma laboral ya es irreversible y, objetivamente, corren el riesgo de perder ventajas competitivas las empresas que no aprovechan los muchos beneficios del trabajo autónomo:

• El trabajo remoto permite acceder a fuentes de talento en todo el mundo
• Los equipos remotos son más versátiles y flexibles
• Está comprobado que el trabajo remoto puede incrementar la productividad
• Los empleados que trabajan a distancia experimentan niveles superiores de satisfacción

La pregunta entonces ya no es si vale o no la pena apostar por el trabajo remoto, sino cómo podemos gestionarlo de manera asertiva para obtener los mejores resultados. Por eso, en este artículo profundizaremos en los retos que normalmente enfrentan los líderes de equipos de trabajo a distancia y en 10 estrategias infalibles para superarlos con éxito. 

¿Cuáles son los retos que enfrentan los líderes de equipos de trabajo remotos? 

En primer lugar, hay que diferenciar entre los mitos que existen alrededor del trabajo remoto y los verdaderos retos que enfrentan las empresas cuando adoptan este esquema. Nociones erróneas como la supuesta “falta de compromiso de los empleados a distancia” y la convicción de que el trabajo freelance “sólo funciona en áreas relacionadas con IT” afortunadamente han sido más que refutadas por la evidencia.

Lo que sí es real es que para adoptar el trabajo remoto sin duda se necesita un cambio de mentalidad. Algunos de los principales retos que enfrentan los líderes de equipos remotos y los trabajadores freelancers según el portal Remoters son:

• Problemas en la gestión y coordinación del trabajo
• Dificultades en las interacciones personales 
• Sensación de soledad y aislamiento 

Adicionalmente, en Workana hemos podido identificar algunas otras inquietudes de las empresas que ya están trabajando con equipos freelance, y que se relacionan con la falta de profesionales capacitados para capacitar líderes de equipos remotos, y con la dificultad de encontrar al talento adecuado. 

Dar el salto hacia los equipos de trabajo remoto y freelance: 10 consejos para “mover al elefante”

Superar estos retos, por suerte, no es nada del otro mundo. Basta con utilizar las herramientas adecuadas y establecer protocolos laborales que se adapten bien a las necesidades de la empresa y de los trabajadores. 

Toma nota de estas 10 estrategias para liderar equipos de trabajo freelance:

1. Aprovechar la tecnología: herramientas para el trabajo remoto y colaborativo 

Parece ser que en todos los decálogos disponibles sobre el trabajo remoto en equipo, el tema de las herramientas tecnológicas tiene un protagonismo irrebatible.

Aplicaciones en línea como Asana, Google Suite, Slack, Skype, Zoom, Toggl, Office online, Dropbox, Trello, Calendly, etc. tienen todo lo que hace falta y más para coordinar adecuadamente el trabajo de varios profesionales remotos que laboran en países, horarios y actividades distintas. Muchas son gratuitas y el resto son bastante accesibles. 

El equipo de redacción de Workana, por ejemplo, se compone casi exclusivamente de freelancers (redactores, editores, traductores, etc) y con Asana y Google Drive tenemos todo lo que hace falta para sacar el trabajo en tiempo y forma sin dificultades de comunicación. Obviamente, cada líder debe identificar y seleccionar las herramientas que mejor se adapten a las necesidades del equipo.

2. Capacitación y onboarding

Un buen proceso de capacitación y onboarding es la clave para que los nuevos colaboradores -sean remotos o presenciales- se integren rápidamente a sus actividades y aceleren la curva de aprendizaje. 

No trates de ir haciendo inducciones random “sobre la marcha”; tómate el tiempo y esfuerzo de crear un protocolo de bienvenida al proyecto que le deje claro a cada freelancer lo que se espera de él, cuáles son y cómo usar las herramientas de trabajo disponibles y cuál es la cultura y los valores organizacionales, entre otras cosas.

3. Trabajar por objetivos 

Absolutamente todos los manuales y compendios sobre productividad coinciden en que el secreto del éxito es dividir tareas grandes en tareas más pequeñas, delegarlas y establecer deadlines para cada una de ellas. A esto también se le llama trabajar por objetivos y es una forma inmejorable de organizar y calendarizar el trabajo colaborativo de varias personas.  

Dos aliados imprescindibles del trabajo por objetivos son: el cronograma de actividades (que puedes gestionar en aplicaciones como Asana o Calendly, incluso en una hoja de excel de Google drive) y los criterios de los objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporizados).

4. Protocolizar horarios y formas de comunicación 

Nadie tendría por qué responder un correo electrónico con cambios “urgentes” a las cuatro de la mañana, ni tendría por qué interrumpir su sesión de yoga para reenviar un archivo a un correo electrónico adicional. En un equipo que tiene integrantes sometidos a diversos usos horarios y actividades, la clave de la comunicación es establecer canales y tiempos de respuesta estratégicos desde el principio, y asegurarse de que todos se apeguen a ellos.

Por ejemplo, puede ser tan simple como determinar que todos los mensajes se enviarán por el chat del proyecto, y no mediante correos electrónicos, y que cada integrante del equipo cuenta con una tolerancia máxima de doce horas para responder a los mismos.

5. Fomentar actividades de bonding 

Una de las desventajas que siempre se menciona en relación al trabajo remoto es el sentimiento de soledad y aislamiento que pueden llegar a experimentar los freelancers. Más allá del impacto que esto pueda tener en la esfera privada de los trabajadores, existe el riesgo de que al no sentir una conexión personal con el resto del equipo, la motivación y el compromiso comiencen a flaquear.

Por ello, es importante fomentar y planear actividades frecuentes de bonding y team building, que pueden incluir videoconferencias semanales, encuentros presenciales ocasionales, dinámicas de grupo, etc. 

Por ejemplo, una buena dinámica de presentación es pedir a tus colaboradores que compartan con el resto del equipo una imagen o un video de su área de trabajo y expliquen a detalle cuáles son sus herramientas y los elementos que llenan el espacio con la personalidad y estilo de cada uno.

6. Motivación

Existen muchos elementos que nos motivan en lo laboral: la retribución económica que obtenemos, el hecho de que nos guste lo que hacemos, el reconocimiento de un trabajo bien hecho y la capacidad de encontrar un propósito y un objetivo claro al final de nuestro esfuerzo.

Como líder de un equipo remoto, tienes injerencia directa en el reconocimiento que le das a tus colaboradores y en la manera en que comunicas el propósito final del proyecto. No se trata sólo de solicitar un copy “novedoso” para una landing page, por ejemplo, sino de contagiar el entusiasmo por lograr una redacción persuasiva y original que permita incrementar las ventas de la empresa, y también de retroalimentar al freelance con los resultados positivos de su trabajo.

7. Feedback 

Y hablando de retroalimentar, no podemos obviar el hecho de que el feedback permanente, tanto positivo como negativo, es fundamental para optimizar los resultados de un equipo remoto de manera constante. Podríamos dedicar un extenso artículo tan solo al tema de la retroalimentación, y eso es justamente lo que hicimos en este post y en este otro. 

8. Dar la bienvenida a la cultura del error 

La cultura del error puede resumirse como dejar de interpretar al error como algo “negativo” que hay que evitar a toda costa, y darle su lugar como una oportunidad inmejorable para mantener procesos de optimización y evolución constante en los procesos. 

Dejar un “espacio” para el error inteligente significa estar a la búsqueda constante de formas creativas y nuevas de hacer las cosas, porque de cada nueve que fallen, una dará, por el contrario, mejores resultados.

9. Fomentar la sinergia entre el trabajo remoto y presencial

Algunas empresas que recurren al trabajo freelance por primera vez enfrentan dificultades al momento de compaginarlo con el flujo de trabajo presencial, pues se empeñan en que sean sólo los freelancers los que se adapten a las necesidades del resto de los empleados y no fomentan la contraparte: sensibilizar e informar a los colaboradores de planta sobre la forma de trabajo de los freelancers. 

10. Utilizar una plataforma confiable para encontrar talento autónomo 

Finalmente, cabe señalar que la gestión de un equipo de trabajo remoto sólido y eficiente empieza desde la búsqueda y selección de talento. Utilizar plataformas de trabajo freelance que ofrezcan garantías y facilidades de contratación, y que cuenten con un sistema confiable de calificaciones y ranking es la  mejor forma de comenzar un proyecto con freelancers. 

En Workana nos tomamos muy en serio la misión de ofrecerte la mejor experiencia encontrando y contratando profesionales autónomos, facilitando al máximo la tarea de crear un proyecto, comparar propuestas y gestionar pagos de manera versátil y personalizada.

No esperes más y comienza a crecer hoy mismo con el mejor talento freelancer del mundo.