Para poder coordinar el trabajo de un equipo distribuido geográficamente (y que las cosas funcionen) hay que tener cierta metodología. Y lo más importante: comunicarse periódicamente, de forma clara y efectiva. Herramientas colaborativas, cambios en la gestión del trabajo y avances en la comunicación marcan el escenario ideal para que esta tendencia siga en aumento.

Y, en este sentido, si hay alguien que puede aportar muchísimo desde su experiencia es Alejandro Cavallero, CEO de GuiaLocal, una completa guía online de comercios, productos y servicios a nivel Iberoamérica.

En GuiaLocal son un equipo de 15 personas: 3 trabajan en Buenos Aires (en el área de Administración y Ventas), y 12 en Mendoza (en Marketing e IT), y si bien aún no han implementado la modalidad de teletrabajo, ya lo tienen en sus planes: valoran mucho la posibilidad de contar con los mejores colaboradores estén donde estén, para ganar en productividad y resultados. Y saben cuidar a su equipo. En esta entrevista, Alejandro nos cuenta sus claves para permanecer comunicados, conectados y alineados, más allá de la distancia 😉

W: ¿Cuáles son los beneficios concretos de trabajar con equipos virtuales?

A: Las ventajas fundamentales pasarían por la flexibilidad de contar con gente local en diferentes regiones que nos permitiría entender mejor necesidades autóctonas, atender en diferentes idiomas y ampliar el horario de atención. Otra ventaja es la posibilidad de sumar recursos sin necesidad de ampliar las oficinas, lo que puede constituir un costo muy grande de tiempo y dinero.

W: A tu criterio, ¿cuáles son las habilidades que debería tener un manager para gestionar un equipo virtual?

A: Creo que es clave fijar muy bien los objetivos, los cuales tienen que ser idealmente medibles, establecer plazos de entrega y avance, y habilitar canales fluidos de comunicación para brindar soporte y coaching.

W: ¿Cómo mantienen la comunicación con todo el equipo?

A: Tenemos reuniones mensuales en Mendoza donde revisamos el cumplimiento de los objetivos planteados, y fijamos las prioridades para el próximo período. Utilizamos la metodología «SCRUM» por lo que cada período se denomina «Sprint», y fijamos una fecha para el Sprint Review y el Sprint Planning que involucra a todos los sectores.

Luego durante el Sprint tenemos varios calls para afinar detalles, despejar dudas o atender necesidades de alta prioridad que hayan surgido después del Planning.

W: ¿Qué herramientas o recursos utilizan para coordinar el trabajo del día a día? 

A: La mayoría de los calls los planificamos a través de Skype o Google Hangout.

W: ¿Establecen pautas para organizar el trabajo? (por ejemplo, periodicidad de comunicación, tiempos de respuesta, reportes, etc.)

A: La metodología seleccionada nos ayuda en este tema. Tratamos de que cada Sprint no dure más de 3 ó 4 semanas, porque necesitamos ser muy dinámicos.

W: ¿Cómo evalúan resultados y desempeño?

A: Cada área tiene fijadas sus prioridades y planes para ejecutar durante el sprint. Luego, al finalizar el Sprint, rinde los resultados logrados ante todo el equipo. Si hubo alguna demora se explican las razones y si sigue siendo prioritario ocupa espacio en el próximo Sprint. Por suerte, generalmente nos sorprendemos con más y mejores desarrollos que los previstos.

W: ¿Cuáles crees que son las premisas fundamentales para mantener la cohesión del equipo?

A: Creemos en un liderazgo inspirador, en la búsqueda de consensos y en el diálogo con todos los miembros del equipo. Tenemos muy puesta la camiseta y aunque los roles están muy bien definidos, el defensor es defensor y el delantero es delantero, nos cubrimos bien las espaldas, los delanteros barren para recuperar la pelota y los defensores pasan al ataque y llegan al gol. Me tenía que salir el futbolero . . .

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¡Muchísimas gracias por esta entrevista, Alejandro! 🙂