Las relaciones laborales, como todas nuestras relaciones, cuentan con un componente emotivo. Cada mensaje que enviamos a nuestros clientes puede poner en marcha, aunque no lo veamos, muchas emociones que nos pueden jugar en contra. Compartimos 5 tips para lograr mensajes claros sin que nuestras emociones nos jueguen malas pasadas.

1. Sé claro en lo que quieres decir en el mensaje.

Leamos en voz alta la frase “No estoy conforme con el trabajo”. Según si ponemos o no una coma después de “no”, tendrá uno u otro significado. Es por eso que a la hora de redactar debemos ser lo menos ambiguos que se pueda, controlar nuestras ansiedades y tomarnos el tiempo que requiera redactar un mensaje laboral: cada frase debe ser entendida con el mayor grado de claridad que se pueda lograr. Ante una frase con muchos significados posibles, es muy probable que haya un cortocircuito. Respira, aclara tus pensamientos y tomate un momento para pensar lo que quieres decir y cómo lo quieres decir.

2. Ten en cuenta el contexto en el que será leído el mensaje.

¿Quién recibe nuestros mensajes? A veces conviene redactar mensajes cortos con muy poca información, para personas que sabemos que disponen de poco tiempo y otras veces podemos extendernos un poco más, con mayores detalles sobre los temas a tratar.

No es lo mismo dirigirse a un grupo de gente que a una persona sola. Debemos ser muy claros a la hora de decir a quién se dirige cada ítem que se desarrolle y saber que el mensaje que envíes puede desencadenar una serie de procesos en ese grupo que deben desembocar en el resultado buscado.

Es importante, en este sentido, saber titular. Ser conciso con las primeras líneas es fundamental para transmitir información de forma breve y darle al lector la oportunidad de decidir leerlo después. Si solo pones “Urgente”, lo que logras es generar tensión en el lector. Puede que en nuestra urgencia perdamos de vista esto, ya que nosotros demandamos una respuesta acorde a nuestra ansiedad, pero no por eso debemos transmitírsela a nuestros clientes.

3. No mezcles las cuestiones laborales con las personales a lo largo de cada mensaje.

No está mal conectar emocionalmente con nuestros clientes. Las relaciones interpersonales positivas entre proveedores y clientes benefician a ambas partes y son un buen motor para mantener los proyectos andando. Sin embargo, es importante lograr, en cada mensaje que enviemos, no mezclar lo laboral con lo personal.

Es muy bueno hacerle saber al receptor del mensaje que lo conoces. La relación personal, muchas veces, se forja en los espacios laborales. No obstante, no recomendamos que cada párrafo tenga un poco de emoción y otro poco de trabajo. Si puedes separar la parte personal e identificar la parte laboral, la comunicación es más fluida y es posible responder a lo laboral sin ahondar en el contenido personal y así evitar que un trabajo se convierta en una cuestión afectiva.

4. No busques simpatía en un mensaje laboral, busca una respuesta.

Si bien comunicarse puede ser una tarea que requiere amor por lo que hacemos, muchos pecamos de querer recibir una respuesta simpática en nuestros mensajes. Olvídate de eso. Puedes demandar buenos tratos, pero no cariño. Lo que un buen mensaje requiere es una respuesta. Cada mensaje o contacto que hagas debe estar pensado para generar una respuesta. Debes ser claro en lo que quieres saber o lo que quieres generar en términos de acciones concretas, desde pedir información hasta organizar una reunión. Incluso, si quieres saber si lo que haces está bien, no debes pedir que te mimen, debes pedir “una devolución del trabajo realizado hasta ahora”. Suena duro, pero si quieres una comunicación efectiva, debes buscar respuestas. Y para obtener respuestas, debes plantear buenas preguntas.

 5. Tómate el tiempo para escribir, releer y corregir.

Cada mensaje laboral merece ser releído. Quizás en el apuro (o el enojo o la emoción) tengamos un error de tipeo, un link roto o, lo que es peor, un error en nuestros conceptos. Siempre es bueno releer cada mensaje con calma, tomándolo como un texto neutro, para chequear si somos claros en lo que queremos transmitir y, algo fundamental, el tono que queremos darle al mensaje. Nunca es tarde para borrar y reescribir lo que no nos convence . . . hasta que apretamos send.

Con estos 5 consejos tienes un breve acercamiento a cómo evitar que las emociones entorpezcan la redacción de los mensajes que envíes. Lo fundamental es la calma, incluso cuando la ansiedad nos ponga entre la espada y la pared 🙂

Autor: Chanchajistán