Como criar uma boa política de trabalho remoto para seus desenvolvedores?

Você decidiu trabalhar com uma equipe de desenvolvedores remotos da América Latina? Então, já é hora de definir uma política de trabalho remoto ‘oficial’ para esclarecer expectativas, alinhar seus desenvolvedores e evitar erros críticos.

Não sabe por onde começar? Não se desespere e confira o checklist detalhado que preparamos para que você não esqueça nenhum aspecto crítico.

O que é uma política de trabalho remoto?

Vamos começar explicando o que ela não é… Uma política de trabalho remoto não é uma série de recomendações informais que circulam de boca em boca entre funcionários e gerentes, nem uma lista de pontos que mencionamos rapidamente durante o processo de onboarding, esperando que o novo funcionário tome nota e coloque-os em prática.

É muito importante esclarecer isso, porque uma política empresarial ou corporativa de qualquer natureza deve ser um documento formal que estabelece normas e padrões, que, na prática, têm a mesma validade de um contrato, assim como cláusulas que definem, clara e objetivamente, o que se espera dos funcionários e o que eles podem esperar da empresa.

Provavelmente, sua empresa já possui um conjunto de políticas pensadas para o esquema de trabalho presencial, porém, quando você decide começar a trabalhar com equipes remotas de desenvolvimento de software (ou outras áreas de TI), é preciso estabelecer algumas regras ou padrões específicos, que sejam compatíveis com as metodologias ágeis e abarquem questões relacionadas à segurança da informação e o trabalho assincrônico.

Com este propósito, o primeiro passo é criar uma estrutura ou rascunho geral da sua política de trabalho remoto, levando em consideração os seguintes aspectos básicos:

1.- Horários, metas e objetivos

A primeira coisa que você deveria se questionar é se o horário de trabalho vai ser pautado pelo número de horas efetivas de trabalho ou pelo cumprimento de objetivos diários/semanais. Caso você escolha os objetivos, é importante que sejam metas realistas e alcançáveis em um espaço de tempo razoável, que não ponha em risco a saúde física e mental dos seus colaboradores e que favoreça um melhor equilíbrio com sua vida pessoal.

Por outro lado, se você preferir trabalhar por número de horas, será preciso definir um método eficiente para monitorar a produtividade dos seus devs durante a jornada de trabalho. Também é importante definir se eles deverão se adequar a um cronograma rígido com pausas/intervalos em horários predeterminados ou poderão gerenciar seus tempos e suas agendas de forma mais flexível.

Outra definição chave é especificar qual disponibilidade de resposta você espera da sua equipe de desenvolvimento remoto. Por exemplo: “não demorar mais de 30 minutos para responder uma solicitação do líder do projeto durante o horário comercial ou sincrônico de trabalho”.

2.- Requerimentos de hardware, sistema e ferramentas

Quais são os requisitos mínimos que a equipe com a qual seus devs trabalham devem atender? Quais programas e versões precisam ter instalados? Em quais plataformas de trabalho colaborativo na nuvem eles devem se registrar? A empresa se encarregará de fornecer algumas ferramentas de trabalho e/ou licenças ou será responsabilidade integral de seus colaboradores? No último caso, como a remuneração geral do cargo pensa “amortizar” os gastos neste aspecto?

3.- Segurança e confidencialidade

Uma das poucas desvantagens “óbvias” de trabalhar remotamente em projetos de programação é que as informações e a segurança podem se tornar mais vulneráveis quando você não tem total controle sobre as redes que seus colaboradores utilizam para acessar seus sistemas e servidores.

Por isso, é fundamental consultar um especialista em cibersegurança para determinar quais são as melhores práticas que todos os membros da sua equipe devem seguir. Alguns exemplos seriam: fazer backup do progresso diário, usar VPN, proteger reuniões com senha e evitar o uso de dispositivos pessoais ou redes públicas para acessar a plataforma.

4.- Fluxos de trabalho

Aqui, o principal objetivo é encontrar a melhor resposta possível para a seguinte pergunta: como vamos integrar o nosso trabalho com o trabalho dos outros para gerar uma sinergia de produtividade e eficiência com toda a equipe?

Seus desenvolvedores podem ser muito talentosos, mas se você não garantir que todos sigam as mesmas boas práticas de comunicação, processos de aprovação e updates de progresso em uma sequência previsível, será praticamente impossível evitar erros, mal-entendidos e atrasos devido à falta de atualizações das tarefas.

5.- Gestão de problemas e contingências

Quando um colaborador deve consultar a biblioteca de FAQ’s e recursos para resolver um problema, e quando precisa comunicá-lo diretamente ao líder do projeto? A quem os colaboradores devem se dirigir caso detectem uma ameaça à segurança em um horário assincrônico com o resto da equipe? O que deve ser feito se houver um bloqueio de DNS no servidor: atualizar o IP ou relatar o incidente?

Estar preparado para os imprevistos é particularmente necessário em contextos de trabalho remoto, nos quais não podemos simplesmente levantar da nossa mesa e elevar o assunto a um superior.

6.- Avaliação de rendimento

Não importa se sua equipe trabalha por hora, por metas ou de forma mista… O fato é que o desempenho real dos colaboradores nem sempre equivale à quantidade de tempo gasto programando ou ao número de entregas realizadas, porque o desempenho, na prática, tem mais a ver com a eficiência, a qualidade do código e a capacidade de evitar erros.

Seus desenvolvedores precisam entender claramente como você vai avaliar o desempenho deles e monitorar o trabalho deles. Por exemplo: um time tracker pode te dizer que um programador alcançou a mesma produtividade que outro durante a semana, mas precisou gastar 30% a mais de tempo. Logo, isto significa que, embora os resultados tenham sido iguais ou muito parecidos, o desempenho não foi tão bom.

7.- Ambiente de trabalho e clima organizacional

Finalmente, sua política de trabalho remoto também deve abordar questões relacionadas à cultura organizacional em projetos de desenvolvimento de software, como a imagem que os colaboradores transmitem como representantes da empresa, a tolerância, o respeito, as formas de comunicação e os tons que não são aceitáveis, e se as atividades de team building são consideradas obrigatórias, recomendáveis ou opcionais.

Resumindo…

Uma vez definidos todos esses aspectos gerais, o próximo passo é revisar seu rascunho com todas as áreas ou setores da empresa que se relacionam com a equipe de desenvolvimento remoto, como TI e Recursos Humanos, por exemplo. O principal objetivo é incorporar os pontos que você pode ter passado por alto e garantir que todas as informações sejam transmitidas detalhada, clara e objetivamente para chegar, então, à versão atual de sua política de trabalho remoto.

Lembre que este documento deve ser assinado por todos os seus devs durante o processo de onboarding, e que ele pode sofrer alterações para responder a necessidades específicas da empresa. Porém, estas modificações sempre devem ser comunicadas com antecedência e todos os membros da equipe devem expressar sua conformidade, deixando um registro explícito de dita aceitaçao.

Agora, enquanto você acaba de aperfeiçoar a política de trabalho remoto que sua empresa precisa para continuar escalando sua produtividade, que tal sairmos em busca dos melhores candidatos para a equipe de programadores remotos dos seus sonhos?

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