Cuando uno trabaja en relación de dependencia las finanzas suelen ser simples: al final de cada semana o mes ingresa siempre la misma cantidad de dinero. De esta forma, llevar los gastos diarios o incluso inversiones más grandes como comprar un automóvil son cosas relativamente fáciles de planificar.

Sin embargo, al comenzar a trabajar freelance puede que los ingresos se conviertan en algo inestable, sobre todo considerando que algunos clientes pagan recién al finalizar un trabajo (otros incluso 30 o 60 días después de eso); hay trabajos que son por sumas significativas pero pasarán varias semanas hasta que estén terminados o incluso hay períodos que estaremos invirtiendo en perfeccionar nuestro perfil, hacer ventas o capacitarnos en cosas nuevas, todas actividades útiles en la vida de trabajo independiente pero que no representan ingresos directos.

Considerando todas estas características, puede ser muy fácil perder el control de las finanzas propias y encontrarse con que tenemos dinero suficiente para cinco semanas más pero no sabemos cuándo volverá a haber un ingreso.

Algunas ideas para que esto no suceda, brindemos un servicio profesional y podamos tener siempre un panorama claro sobre las finanzas del trabajo freelance:

Registrar los ingresos en una planilla

Llevar cuenta de todo el dinero que ha ingresado es muy importante para hacerse una idea de cuánto estamos ganando y cuánto estamos gastando. Este último punto es muy importante, ya que conocer cuánto dinero entra es tan importante como conocer cuánto dinero sale (ver el punto de «Saber en qué se va el dinero» más abajo).

La planilla puede ser algo tan simple como anotar fecha, cliente o proyecto y monto que ha ingresado. Luego con eso podemos calcular ingresos mensuales, qué proyectos pagan mejor o en qué época del año (cuando ya tengamos mucha información acumulada) suele haber más trabajo e ingresos. Esto sería útil para planificar unas vacaciones, por ejemplo.

Proyectar los ingresos futuros

No sólo es importante anotar el dinero que entró sino también tener una idea de el dinero que debe entrar en el futuro. En muchas ocasiones ya sabemos de antemano cuándo habrá un ingreso: sabemos que el trabajo termina en una semana o que ya terminó y el mes que viene es cuando el cliente emitirá el pago, por ejemplo. En estos casos, lo ideal es registrarlo.

Con esta información podremos luego planificar gastos más grandes o a crédito, ya que sabemos que si bien hay dinero que no tenemos hoy en día debería estar disponible en algún momento determinado del futuro. Esto siempre y cuando los clientes paguen a tiempo, aunque esto es un capítulo aparte.

Definir una política de cobros

Aunque en muchas ocasiones será el cliente quien nos indique cuándo y cómo realizarán los pagos, es importante tener cierta metodología adoptada y siempre tratar de aplicarla.

Existen varios de modelos:

• Recibir el 50% del total del proyecto antes de comenzar y el 50% restante al hacer la entrega final
• Que la totalidad del pago se haga una vez finalizado el trabajo
• Cobrar las horas trabajadas al final de cada semana
• Recibir el pago sólo una vez que el cliente pueda empezar a aprovechar económicamente nuestro trabajo (es más riesgoso pero puede que le resulte muy atractivo al cliente)
• Costos fijos por mes (aplicable en trabajos a largo plazo o proyectos que son de mantenimiento, por ejemplo)

Sea cual sea el modelo, lograr que todos o la mayoría de nuestros clientes nos realicen los pagos de esa forma será de gran utilidad para hacer un seguimiento ordenado de los ingresos que trae el trabajo independiente.

Saber en qué se va el dinero

No es raro que al final de una semana tengamos en nuestra cuenta bancaria mucho menos dinero del que había al comenzarla y no estamos totalmente seguros de cómo lo hemos gastado. Esto sucede por varios motivos: gastos pequeños que no tenemos en mente pero que sumados implican un gran importe, pagos en débito automático, cargos de la tarjeta de crédito…

Si bien puede ser tedioso, es recomendable anotar todos los gastos que se hacen, al menos durante un mes. Esto nos dará un panorama claro de cómo gastamos el dinero y así podremos evaluar si no deberíamos enfocarlo más en otras cosas o directamente recortar ciertos gastos, si es necesario.

Hay quienes observaron que gastaban alrededor de un 20% de sus ingresos en transportes, por ejemplo. Al notarlo, decidieron comprar una bicicleta, lo que no sólo les ahorra dinero en el largo plazo sino que además es saludable, positivo para el medioambiente y hasta contribuye con los problemas de tráfico de las grandes ciudades.

Acumular los costos fijos en cierto momento del mes

Ya sea que uno trabaje freelance o no, existen numerosos costos fijos que estarán todos los meses y que, al menos en la mayoría de los casos, serán siempre por los mismos montos: impuestos, alquiler o renta, plan de telefonía e internet, costos de la casa o departamento, cargos de tarjetas de crédito…

En lo posible, es recomendable que todos estos costos sucedan más o menos al mismo tiempo, por ejemplo al comienzo de cada mes. De esta forma uno ya sabe que entre el 5 y el 10 de cada mes se dan todos estos costos y que el dinero que queda después está disponible para utilizarse en otras cosas.

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En definitiva, se trata de ser prolijo y llevar cierto control… si bien para muchas personas esto no es fácil y les resulta muy aburrido, son cosas que pueden hacerse con tan solo algunos minutos a la semana y pueden significar una gran diferencia.