¿Te ha pasado alguna vez de haber hablado con alguien por teléfono y pensar . . . «Qué poco profesional es esta persona . . . » o «Es tan descortés y apático que me desmotiva trabajar con él»?. Esto es mucho más común de lo que puede parecerte. Y lo cierto es que la comunicación por voz funciona como una vía de intercambio muy frecuente hoy en día. El teléfono sigue siendo una herramienta super útil, rápida y práctica. Y si no quieres pensar en un teléfono de línea o celular, piensa en los softwares de voz sobre IP, como Skype. Mismo caso. Es un recurso que en el día a día utilizamos a menudo, a nivel personal y profesional.

Podrás pensar que es sólo un detalle menor, pero ser (y parecer) profesional cuando estás hablando con un cliente puede sumarte mucho a la hora de dar una buena impresión, cerrar una negociación, pedir ciertas condiciones, vender tus servicios o cualquier otra situación.

¿Qué tener en cuenta?

• Si el cliente es quien te llama, no dejes sonar muchas veces el teléfono. Un saludo cordial para iniciar la conversación va a marcar la pauta de cómo se va a desenvolver el diálogo. Saluda a tu cliente de una forma cordial, atenta y con una excelente actitud, pero sé genuino, no exageres. Si quien llama eres tú, procura presentarte e identificarte de un modo profesional.

• Haz de cuenta como si un tercero estuviera escuchando la conversación. Quieras o no te va a limitar, a llevarte a conservar las formas y a actuar de un modo más cálido, ameno y prudente con tu interlocutor. Respeto y profesionalismo ante todo 🙂

• Recuerda que al no tener a la otra persona frente tuyo se pierden los gestos y el lenguaje corporal, por eso va a ser clave el tono de voz que emplees e incluso, qué expresión tengas en tu rostro. Sonríe y te aseguramos que tu interlocutor lo percibirá. Siempre utiliza un tono de voz amable.

• Emplea cuando puedas el nombre propio de tu cliente. Esto le dará un toque más personal y cálido a la conversación.

• En lo posible, trata de no dejarlo “on hold” o colocar el teléfono en “mudo”.

• Sé claro en los conceptos que expreses. Tienes que lograr transmitir tus ideas de una forma directa y concisa. Lo importante es que no hables ni demasiado rápido (tu cliente debe poder entenderte sin inconvenientes) pero tampoco demasiado lento, porque puede inferir que estás siendo irónico o que lo estás burlando. Ve directo a los puntos fundamentales a tratar. No te extiendas mucho. Saca lo mejor de tu tiempo y del tiempo del cliente. Esto te muestra como una persona enfocada.

• Finaliza la conversación con un saludo cordial y mostrando predisposición para una próxima charla.

¿Qué más?

• Toma notas: al hablar con tu cliente ten lapicera y papel a mano para tomar apuntes de todo lo conversado y acordado. Procura además tener toda la información y datos necesarios para avanzar en las definiciones. Infaltable 😉

• Responde los correos de voz o mensajes a la brevedad: no dejes pasar el tiempo porque esto te quita seriedad y demuestra poco interés. El cliente tiene que sentirse único.

Y los básicos . . . 

• Conserva la postura: aunque no te parezca, la posición en que estés sentado (hablar acostado NO es una opción) te cambia mucho el tono de voz.

• Evita utilizar muletillas o sonidos comúnmente utilizados para “rellenar” una conversación (estilo “ah”, “humm” o “aha”).

• Procura que no haya ruidos ambientes molestos o interrupciones de otro tipo.

• Nada de comer, tomar o mascar al hablar con un cliente. Terminantemente prohibido.

Y en tu caso, ¿qué otros tips consideras esenciales al hablar por teléfono con tus clientes?