Con cómo son las relaciones laborales hoy en día y el crecimiento de los equipos virtuales, es cada vez más común que se mantengan reuniones de manera remota aprovechando herramientas como Skype o Google Hangouts. ¿Cómo reducir lo más posible las desventajas de no estar viéndose en persona?
Muchas de estas buenas prácticas, tal como los consejos que dimos para conferencias virtuales productivas, son consideradas como de sentido común o muy obvias, pero aún así es tan común que no se las siga que vale la pena mencionarlas.
1. Encuentra un lugar tranquilo
Es fundamental que puedas oir claramente a la otra parte y que tu voz no se mezcle con sonidos del ambiente.
2. Deshabilita programas o dispositivos que consuman ancho de banda
Al momento de hablar a través de una conexión de internet es crucial disponer del ancho de banda necesario, más aún si se tiene una conversación con video, ya que de lo contrario se perderá mucha calidad o incluso se cortará la llamada. Para esto, mientras se conversa es útil evitar descargar archivos, pausar la sincronización de programas como Dropbox o Google Drive, cerrar sitios que se actualizan de manera automática constantemente (como un diario o Facebook) y cerrar otros programas que puedan descargar u subir información. Así, te asegurarás de que sólo tu conversación sea lo que fluya por la conexión.
3. Define una agenda de antemano
Esto es útil para cualquier tipo de reunión, no sólo las virtuales. Saber con anticipación cuáles son los temas a abordar ayudará a que se siga un orden y que todas las partes tengan una idea de la información con la que deben contar. Esto hará que la reunión virtual sea más eficiente.
4. Conecta tu computadora con un cable ethernet y desactiva el WiFi
Estar conectado al router con un cable físico te brindará mayor velocidad y fidelidad en tu audio y video. Para estar seguros, incluso es recomendable desactivar por completo la antena WiFi mientras estés conectado con el cable.
5. Prepara todo antes de comenzar
Lo ideal es ya tener Skype o el programa que vayas a utilizar abierto unos cinco minutos antes del horario pactado. También asegúrate de tener a mano cualquier reporte, email u otra información que vayas a necesitar durante la reunión, así te evitarás perder tiempo propio y de los demás buscando esto durante la conversación.
6. Define una duración
Una reunión no debería comenzar a las 3 y durar «lo que dure», sino tener definido que requerirá de, por ejemplo, 30 minutos. Así, será posible para todos organizar el resto del día y también ser conscientes del tiempo adjudicado para lidiar con los temas de la agenda.
7. Conoce la tecnología
Existen numerosas herramientas y funcionalidades que ayudan a que la información fluya más fácilmente en cualquier reunión virtual: mensajería instantánea, compartir pantalla, documentos colaborativos . . . es crucial familiarizarse con ellas.
8. Confirma y reconfirma tu hora
Si debes conversar con personas en diversas partes del mundo, es fundamental que te asegures de haber comunicado correctamente el horario de la reunión. Para esto nuestra infografía sobre los diversos husos horarios te será útil.
