Siguiendo con el tema planteado en la primera parte, continuamos explorando claves para brindar un servicio profesional.

Comunicar plazos

Cuando recibimos un pedido de un cliente, es recomendable comunicarle para cuándo creemos que podremos tenerlo resuelto. La importancia de esto es evidente en los proyectos completos (todos quieren saber cuándo se va a entregar el nuevo sitio web, por ejemplo), pero también es recomendable hacerlo con las pequeñas cosas, como un boceto, algunos casos de uso o una cotización.

Es cierto que en muchas ocasiones no sabemos con certeza cuánto tiempo llevará determinada tarea, pero incluso en estos casos es recomendable dar un plazo aproximado. Es muy común la costumbre de decir «aviso en cuanto lo tenga terminado» pero acompañar eso con un «supongo que para pasado mañana lo tendré listo» ayudará a darle previsibilidad al cliente y que se pueda organizar. Luego será crucial cumplir con esos plazos, como vemos en el punto siguiente.

Cumplir con fechas de entrega

Puede sonar un poco obvio pero es vital mencionarlo de todas formas. En el día a día, esto puede implicar cumplir con cosas del tipo «te llamo hoy por la tarde» o «entregaré el primer boceto al terminar la semana». Al hacer estos comentarios uno está asumiendo un compromiso. Faltarlo está lejos de ser una grave ofensa y puede pasar  desaperecibido algunas veces, pero lo ideal es cumplir siempre con estos compromisos, incluso en los más pequeños.

Si bien puede que al cliente no le cambie mucho recibir un reporte un lunes por la noche o un martes por la mañana, cumplir con los tiempos ayuda a construirnos una imagen seria, comprometida y de persona organizada. 

Este punto gana más peso a medida que las fechas o plazos propuestos son para asuntos de mayor importancia: cuando se trata de una versión final de un logo, un desarrollo en PHP o una traducción legal, por ejemplo, no sólo está en juego nuestra reputación como profesional serio y organizado sino que además podríamos terminar afectando negativamente al negocio del cliente. Si el cliente se pierde una fecha de lanzamiento o falla en cumplirle a su vez a sus clientes, sin dudas tendrá muchos más motivos para no querer volver a trabajar con nosotros.

Nombres de archivo

Este punto es uno de los más frecuentemente ignorado, pero es elemental a la hora de hacer un trabajo prolijo y ser profesional. Tal como con los asuntos y cuerpos de los correos electrónicos, es muy útil seguir algunas convenciones propias de nombramiento.

Tomemos un ejemplo práctico. Supongamos que estamos trabajando en el diseño de tarjetas personales para el cliente XYZ.

Una forma de llamar al archivo es: tarjetas.jpg

Otra forma de llamar el archivo es: XYZ – tarjetas personales v1.jpg

Supongamos que el cliente lo recibe y pide algunos cambios. Y luego de haberlos hecho, pide más cambios. Y más aún, supongamos que 8 meses después de haber hecho la entrega final nos quiere volver a contratar para rediseñar la tarjeta siguiendo la estética de su nuevo sitio web. ¿Con qué nombre de archivo será más fácil encontrar el trabajo hecho?

Más allá de que tengamos organizadas carpetas o directorios para cada cliente, con una forma informativa de llamar al archivo podremos fácilmente identificar no sólo cuál es sino también encontrar la evolución de trabajo. Recordaremos que hubo una primer versión con ciertas características que luego fueron variando.

Algunas buenas prácticas para nombrar archivos:

• Agregarles la fecha al comienzo con un formato AAAA-MM-DD. Por ejemplo 2012-08-15 (o sea 15 de agosto de 2012). En la mayoría de los sistemas operativos esto hará que los archivos se ordenen solos, con lo que luego encontrar el reporte de tal mes o la presentación de tal momento del año es una tarea muy simple.
• Incluir el nombre del cliente y/o proyecto, a pesar de que se almacene en una carpeta con dicha información.
• Incluir nuestro nombre. Esto es útil principalmente a la hora de entregar una cotización o propuesta comercial, ya que el cliente (o prospecto, en realidad) muy probablemente tenga propuestas de otros proveedores.
• Incluir versión. Tan simple com «versión 1» o «v1» alcanza y resulta útil para bocetos o documentos similares que requieren de un ida y vuelta con ajustes.
• Ser parejo y coherente. Lo ideal es mantener una estructura. Por ejemplo: fecha – cliente – proyecto – versión

Por otra parte, hay que evitar incluir cosas como «versión final». Esto no es recomendable porque deriva en nombres de archivo como «tarjetas – versión final», «tarjetas – versión final FINAL» y «tarjetas – versión FINAL HAY QUE USAR ESTA». Caótico.

Esto no sólo ayuda a organizar nuestro propio trabajo y que el cliente lo note, sino que además le servirá para organizar sus propios archivos, o al menos los que reciba de nuestra parte.

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Una vez más, con todos estos puntos lo que buscamos es no sólo organizar nuestro propio trabajo sino que además nuestro cliente se vea beneficiado de ello. Un cliente que ve en nosotros alguien confiable se verá mucho más inclinado a recomendarnos o volver a contratarnos.

Lee lo que sigue de la nota en «Claves para brindar un servicio profesional (parte 3)»

Lee la primer parte en «Claves para brindar un servicio profesional (parte 1)».