De acordo com dados divulgados pelo blog Growth Everywhere, pelo menos 20% da força de trabalho atual corresponde a equipes de trabalho remoto dentro das empresas digitais em expansão.

Para conseguirmos exemplificar de uma forma melhor, recentemente, na Workana, publicamos um estudo de caso da multinacional asiática Ctrip, uma das mais importantes agências de viagens dentro do panorama global com mais de dezesseis mil funcionários.

Por meio de um projeto que permitia um grande percentual de funcionários escolher trabalhar de casa, a empresa conseguiu aumentar sua produtividade em surpreendentes 22% e economizar cerca de US$2.000 anuais por cada funcionário. Além disso, ainda puderam aumentar os níveis de satisfação da empresa e diminuir o índice de rotatividade de colaboradores.

Estar aberto ao trabalho remoto, nos permite ser mais flexíveis a assuntos como:

• Economia: principalmente no que é relacionado a espaços físicos de trabalho, energia e contratações.
• Maior satisfação dos trabalhadores: já que podem equilibrar muito melhor a sua vida profissional com a vida pessoal.
• Incremento na produtividade: os trabalhadores remotos relatam que é mais fácil manter a concentração sem as distrações comuns que acontecem em um escritório tradicional, além de poderem gerenciar melhor seus horários, diminuindo o afastamento do trabalho por motivos de doença.
• Acesso ao talento em distintas zonas geográficas: O trabalho remoto permite ampliar de maneira drástica o universo do talento disponível para as empresas, reduzindo a quantidade de tempo necessária para encontrar um colaborador ideal para o cargo.

Claramente, este modelo de trabalho nos apresenta inúmeras vantagens, mas para que uma equipe de trabalho virtual funcione, é necessário ter uma cultura organizacional que leve em consideração suas necessidades particulares. Isso significa que, empresas que desejam começar a integrá-las à sua dinâmica, precisam fazer algumas mudanças para que possam atingir o máximo desempenho.

No artigo de hoje, te oferecemos um guia detalhado dos desafios mais comuns que as empresas que recorrem a equipes remotas enfrentam, assim como uma lista de boas práticas e estratégias que irão permitir que a sua empresa supere ou evite essas adversidades da melhor maneira possível.

Principais desafios ao se trabalhar com equipes remotas

Primeiramente, é necessário ter clareza sobre a diferença que existe entre os objetivos e os desafios que implicam trabalhar com equipes remotas – tanto para as empresas como para os funcionários, assim como os mitos sem fundamentos que existem a respeito. Entre estes últimos, é comum escutar que os funcionários a distância:

• Não se comprometem com a empresa
• Têm índices mais baixos de produtividade
• São mais propensos a abandonar a companhia
• Incorrem com maior facilidade por condutas menos éticas

Na realidade, nada disso é certo. Simplesmente são noções errôneas que refletem o profundo desconhecimento que ainda existe sobre as ferramentas e metodologias próprias do trabalho remoto. Por outro lado, isso não significa que este trabalho esteja isento de potenciais obstáculos.Dentre os quais podemos mencionar alguns, como:

• Dificuldades de comunicação: Estão relacionadas na maioria das vezes ao fuso horário diferente ou a barreira de idiomas.
• Acompanhamento do trabalho e produtividade: Pode ser difícil medir os indicadores críticos de rendimento entre os funcionários remotos, mas não impossível.
• Sentimento de ser menos importante: Em muitas ocasiões, os trabalhadores remotos não se sentem parte da empresa e consideram que a organização dê mais importância e benefícios aos trabalhadores presenciais.
• Falta de integração com a equipe: Ao não conviver no mesmo espaço físico com sua equipe, o funcionário virtual perde a maioria das oportunidades para estabelecer vínculos pessoais e afetivos com seus colegas.
• Crescimento profissional: Com frequência, os funcionários remotos reportam que consideram mais difícil conseguir visibilidade de seu trabalho, promoções e aumentos quando se trabalha em casa.
• Sensação de isolamento: De acordo com o estudo sobre a situação do trabalho remoto em 2018, Buffer reportou que 21% dos trabalhadores virtuais já relataram pelo menos uma vez passarem pela sensação de solidão e isolamento durante suas tarefas.

Felizmente, a experiência positiva de centenas de companhias com equipes remotas nos demonstra que, ao implementar uma série de boas práticas, é possível conseguir superar qualquer obstáculo de maneira assertiva por parte do trabalhador, quanto da empresa.

Na Workana, conseguimos detectar pelo menos 7 pontos estratégicos que compartilham todas as equipes remotas de sucesso

1.- Escolher adequadamente todos os seus colaboradores

Nem todas as pessoas possuem o perfil ideal para trabalhar à distância. Quando recrutamos um novo colaborador remoto, é importante que a empresa verifique seus conhecimentos e a experiência necessária para a função.

Isso envolve a busca por um profissional com atitudes ímpares, que sejam capazes de promover um formato de comunicação assertiva, além do trabalho em equipe e autogestão.

Quando pensar em aumentar sua equipe de colaboradores virtuais, tenha em mente alguns fatores:

• Concentre-se em perspectivas orientadas a resultados para que tenham interesses ou atitudes que impliquem em saber usar bem seu tempo e otimizar resultados.
• Busque excelentes habilidades comunicativas orais e escritas. Quando trabalhamos à distância, grande parte da nossa comunicação com o resto da equipe é feita por escrito. Assim, é recomendado buscar profissionais que se comuniquem com ideias claras por estes meios.
• Dê preferência a profissionais familiarizados com a autogestão. Freelancers que sejam disciplinados e que já tenham histórico de trabalho remoto ou independente.
• Realize provas de habilidade e rendimento. Implemente um período de provas em atividades para conseguir avaliar o verdadeiro estilo de trabalho do profissional.
• Favoreça os candidatos com facilidade de socialização: Ao contrário do que muitos pensam, os melhores profissionais para o trabalho virtual são aqueles capazes de gerar vínculos e de se socializarem de maneira significativa, mesmo que online.

2.- Compartilhar seu propósito

O primeiro passo para que as pessoas se identifiquem com um projeto ou com uma empresa, é fazer com que elas realmente compreendam qual é o objetivo final de seu trabalho, especialmente os colaboradores remotos.

Quando nos sentimos parte de algo maior, de uma missão em equipe que coincida com nossos valores e nossas expectativas, é muito mais simples desenvolver um sentimento de pertencimento que se converta em lealdade e compromisso. Portanto, revise a maneira com a qual está compartilhando suas metas gerais a cada um de seus colaboradores individualmente. 

Por exemplo, nossa missão na Workana é muito clara:

Transformar o mundo do trabalho oferecendo autonomia, desenvolvimento e igualdade para os freelancers, independentemente de onde estejam.

3.- Apresentação de toda a cultura organizacional

Uma vez que o colaborador está motivado e disposto a compartilhar seus propósitos, é o momento de iniciar o processo de onboarding, deixando claro quais são os valores explícitos e implícitos da empresa.

Por exemplo, uma das primeiras coisas que estabelecemos com todos os colaboradores que ingressam em nosso time, estão relacionadas aos valores compartilhados pela equipe todos os dias. São eles:

1. Humildade: NÃO busque o melhor para si, e sim para todos
2. Goste de trabalhar com autonomia
3. Ame o que faz, acredite no que estamos construindo
4. Tenha flexibilidade e criatividade em qualquer situação
5. Seja direto e efetivo para se comunicar

4.- Processo de boas vindas

Refere-se ao processo de capacitação com foco nas metodologias da empresa. Os protocolos e as ferramentas de trabalho em geral. Tudo o que está relacionado com o desenvolvimento das atividades do funcionário.

Para conseguir que um colaborador se sinta parte da equipe desde o início e acelere sua curva de aprendizado, na Workana recorremos a um processo integral de boas-vindas formado por:

1. 1. Boas-vindas ao time que inclui compartilhar um divertido formulário com todos os membros da equipe.
   2. Acesso a todos os canais operativos e de comunicação com seus protocolos e instruções.
   3. Onboarding virtual com: vídeos agradáveis, conteúdos inspiradores, informações do mercado, informações sobre a plataforma etc.
   4. Reuniões 1:1 (virtuais e físicas) com os responsáveis de cada área para conhecer como funciona a organização da empresa.
   5. Reuniões semanais e mensais onde compartilhamos o status da empresa.
   6. Envio de todos os materiais e insumos necessários para desenvolver o trabalho da melhor forma.

5.- Objetivos conjuntos e individuais que promovam o desenvolvimento profissional

O colaborador remoto deve ter clareza de quais são as expectativas que deve cumprir dentro da sua equipe. Não tanto em termos quantitativos (como número de horas trabalhadas) ou quantidade de problemas solucionados, mas sim em termos de resultados qualitativos, tanto a nível individual, quanto em grupo.

Por exemplo, é muito diferente dizer “atender dúvidas de clientes das nove às duas” e dizer “oferecer atenção personalizada, humana e eficiente que deixe cada cliente 100% satisfeito com um serviço fiel à marca”.

Uma das maiores e mais frequentes preocupações dos funcionários remotos, são as de que podem perder visibilidade e oportunidade de conseguirem crescimento e promoções.

Portanto, os indicadores de rendimento ou KPIs que utilizaremos para avaliar o trabalho de cada colaborador e o crescimento da área em geral, também devem ser intangíveis, transparentes e sempre irem de encontro com o desenvolvimento profissional do indivíduo.

6.- Utilizar ferramentas de trabalho colaborativo

O e-mail, os serviços de mensagens tradicionais e o telefone nem sempre são os canais de comunicação mais adequados para um time virtual. Nos dias de hoje, existem muitas opções de software e ferramentas específicas desenvolvidas para otimizar o trabalho colaborativo e à distância. Podemos listar alguns aplicativos em nuvem como:

• Drive
• Slack
• Asana
• Evernote
• Teamwork

As funcionalidades e o investimento em cada uma deles irá variar de acordo com as necessidades do seu projeto, dos colaboradores e de seus clientes. O mais importante é que você encontre a forma mais adequada para sua equipe, e que desta maneira, consiga extrair o melhor possível de todas as pessoas envolvidas no projeto.

Se algo não funcionar muito bem, não tenha medo de buscar outras alternativas: é fundamental sempre se manter em evolução e seguir melhorando.

Outras ferramentas que podem ser muito úteis para o gerenciamento do trabalho remoto em equipe, são as de controle de distração, capazes de apontar o progresso do projeto, como a Time Doctor, Rescue Time ou Workana Time Report.

Por último (mas não menos importante), não deixe de ter um bom programa para conferências em vídeo que permitam fazer reuniões virtuais com múltiplas tarefas, como compartilhar a tela, fazer apresentações, etc.

7.- Estratégias de bonding e teambuilding 

A tecnologia, a transparência e o compromisso de todos os envolvidos são fundamentais para que um projeto de trabalho remoto funcione. Porém, os gerentes das equipes virtuais de sucesso sabem que isso não é o suficiente.

É preciso garantir a cereja do bolo: uma dinâmica coletiva de comunicação casual que faça com que cada integrante se sinta realmente cômodo, vinculado e valorizado por seus colegas. Neste caso, você poderá implementar estratégias de teambuilding para equipes remotas.

Uma das mais populares é simplesmente designar um espaço digital como se fosse uma rede social interna. Muitas ferramentas de trabalho colaborativo contam com chats comunitários ou espaços para que toda a equipe possa utilizar para compartilhar informações, que não precisam estar diretamente relacionadas com o trabalho em questão.

Na Workana, sempre incentivamos nossos colaboradores remotos e físicos a participarem de jogos e dinâmicas virtuais, pesquisas, perguntas etc. Também organizamos de maneira permanente videochamadas espontâneas distribuídas por sorteio, reuniões com as equipes mais próximas e com toda a empresa e qualquer outra situação que seja necessária para fortalecer nossos vínculos de companheirismo.

Considere implementar de vez em quando desafios divertidos e congruentes relacionados aos valores da empresa, como desafios de produtividade, de criatividade ou reciclagem. Ofereça a oportunidade de compartilhar seus passatempos, talentos e interesses.

Em sua empresa, em sua equipe, ou até mesmo com seus clientes. Você está aproveitando todas as vantagens do trabalho remoto? Está utilizando as melhores ferramentas? Está estabelecendo os melhores processos? Te deixamos com essas perguntas para que possa refletir sobre o tema.

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Análise de caso: como gerenciar sua equipe de suporte remoto com a empresa Write.com?

Wrike.com é uma empresa que oferece um software de gestão de trabalho colaborativo na nuvem. Em 2009, apostou pelo trabalho remoto, abrindo seu departamento de assistência, que contava com somente um funcionário, Nic Bryson. Ele também tinha a missão de começar a oferecer serviços aos clientes, além de fazer a equipe crescer frente às necessidades da empresa.

Hoje em dia, a empresa conta com um departamento totalmente remoto, com mais de cinquenta funcionários que trabalham dos continentes americano e europeu. Para este gerente, a chave do sucesso foi contratar pessoas com facilidade de se comunicar com outros membros da equipe através de plataformas remotas.

Algumas das coisas que Bryson aprendeu ao longo destes anos gerenciando uma equipe à distância com uma quantidade considerável de integrantes foram:

• Desenvolver um bom processo de seleção: nem todo mundo tem o perfil que é necessário para trabalhar de forma remota. Precisamos de pessoas proativas, que tenham uma autogestão, com iniciativa para buscar soluções e melhorar processos, assim como facilidade para se comunicar com companheiros de equipe.
• Ter claro os indicadores que revelam quando um funcionário está tendo um desempenho extraordinário.
• Incentivar a equipe a usar chats como o Slack para falar e compartilhar novidades e notícias de interesse pessoal.
• Apostar pela qualidade e não pela quantidade de comunicação.
• Oferecer oportunidades reais de desenvolvimento profissional para conservar os profissionais na equipe, evitando a rotatividade.
• Realizar videochamadas semanais com toda a equipe para falar de objetivos comuns e pessoais, delegando tarefas e reconhecendo o mérito de forma pública.

Outros excelentes exemplos de como construir equipes virtuais de sucesso, podem ser conhecidos em empresas como a Dell, Harvest e Basecamp. Se estas empresas e muitas outras estão aproveitando todas as vantagens do trabalho remoto, porque você ainda não está?