Você já ouviu falar de mapa conceitual ou mental, mas ficou com dúvidas em relação a este conceito? A primeira coisa que você precisa saber é que existem dois elementos centrais que determinam a produtividade de uma empresa, um negócio ou projeto. A primeira é uma ótima gestão do tempo, já a segunda, uma comunicação eficiente entre seus clientes e colaboradores. 

O segredo de muitas empresas e organizações, para obter resultados com mais rapidez (a curto prazo), é ter um planejamento eficiente e um sistema de comunicação capaz de transmitir suas ideias como pudessem ler a mente das pessoas. Mas, como elas conseguem essa “proeza”? Geralmente, a resposta é: usando mapas conceituais.

Um mapa conceitual é extremamente útil para resolver dois problemas muito frequentes:

• Má gestão de tempo e recursos (humanos, financeiros ou materiais)
• Problemas de comunicação com clientes e colaboradores

Então, se você precisa transmitir suas ideias em três etapas simples, tornar suas reuniões de trabalho realmente produtivas ou aprender a delegar com a confiança de saber que seu colaborador vai entender exatamente o que você precisa, aprender como fazer um mapa conceitual será de grande ajuda.

Um projeto desorganizado é um péssimo investimento

Chega segunda-feira de manhã e sua agenda de atividades não tem pé nem cabeça… O planejamento da campanha já precisou ser modificado três vezes, os prazos continuam sendo reprogramados e o calendário de conteúdo nunca fecha.

Você organiza aquela “reunião de reorganização” e os resultados são idênticos aos da semana anterior… “De quem é a vez de fazer o quê?” “Quem fica responsável por esse processo?” Quando é o próximo passo a seguir?”

Isso te parece familiar? Se a resposta for sim, provavelmente, você já experimentou um monte de aplicativos e programas de gerenciamento de tempo, mas não teve bons resultados. E de fato, todas essas ferramentas podem acabar sendo inúteis se você não cumprir um requisito básico: organizar, primeiro na sua cabeça, os objetivos globais/gerais que precisa transmitir aos demais.

Por isso, às vezes, é uma ótima ideia recuperar aquelas ferramentas da “velha escola” que ainda são válidas pela funcionalidade e eficiência. Os mapas conceituais são uma delas e se caracterizam, justamente, por serem confiáveis, estratégicos e gratuitos!

O que é um mapa conceitual e para que você pode usá-lo? 

Basicamente, é um organizador gráfico/visual criado por Joseph D. Novak nos anos 60, que nasceu como um método de estudo para sintetizar informações. Porém, rendeu resultados tão bons que, em pouco tempo, se tornou uma ferramenta essencial para empresas que precisavam de um sistema de administração e comunicação “a prova de balas”. 

O funcionamento do mapa conceitual se baseia num esquema visual que conecta ideias a partir de conceitos. E podemos usá-lo para: 

• Esclarecer ideias: melhorar o foco e a concentração para expressar, em uma oração clara e objetiva, o que temos em mente.
• Organizar com maior eficácia: hierarquizar e priorizar o que é realmente importante, minimizando as chances de perder tempo e recursos em atividades irrelevantes ou não prioritárias.
• Comunicar de maneira assertiva: vencer aquela frustração que não conseguir expressar suas ideias para os demais. O mapa conceitual tem uma qualidade especial de transmitir informações de forma clara e contundente.
• Analisar situações complexas: poder contemplar o panorama completo e ordenado de um problema para detectar sua origem.

Qual a estrutura de um mapa conceitual?

Uma das grandes vantagens deste organizador gráfico é sua simplicidade e capacidade de síntese. Com algumas frases e um design minimalista, podemos conectar/interligar ideias e conceitos, especificando seu valor e sua relevância dentro do nosso organograma.

Em relação à estrutura de um mapa conceitual, devemos focar em três elementos:

1. Conceitos: são imagens mentais que servem para definir desde um objeto concreto até uma ideia abstrata. Por exemplo: negócios, marketing, desempenho/performance, processo de logística, etc.
2. Conectivos ou conectores: são keywords, ou seja, palavras-chave que conectam os conceitos de acordo com sua relação ou hierarquia. Numa empresa, por exemplo, as áreas financeira e contábil estarão diretamente relacionadas, estando a primeira subordinada à segunda; e a palavra “reportar” poderia ser o conector/conectivo neste caso.
3. Proposições: são as relações existentes entre dois conceitos e devem ser formuladas em uma frase simples que defina a ideia que os une. Uma proposição pode conter várias associações de ideias que levaríamos muito tempo para explicar verbalmente ou por escrito. Por exemplo: dizer que “a área de contabilidade deve reportar seus movimentos ao Financeiro” seria uma proposição, que, em um mapa conceitual, apareceria da seguinte forma: 

Como fazer um mapa conceitual ou mental que realmente funcione?

O ‘truque’ é encontrar uma relação natural – não forçada – entre a ideia que temos em mente e o conceito que queremos transmitir aos demais.

Por definição, um mapa serve como um guia para nos orientar e nos ajudar a chegar ao ponto ou lugar que desejamos. Nessa mesma lógica, o mapa conceitual pode nos levar aonde quisermos, desde que sejamos capazes de dar as coordenadas corretas. Por exemplo:

• Você tem uma proposta brilhante para a campanha de email marketing? Antes de enviar um e-mail para o gerente explicando sua grande ideia, elabore um mapa conceitual que defina a área e o papel de cada colaborador na sua proposta.
• Quer criar um infográfico que explique os benefícios do seu produto? Antes de organizar uma reunião de brainstorming, faça um mapa conceitual de tudo o que você deseja transmitir à sua equipe de design, redação e marketing.
• A promoção/divulgação do seu produto não está dando os resultados esperados? Use o mapa conceitual para diagnosticar o problema, encontrar possíveis causas e estabelecer um plano de ação imediato com sua equipe de publicidade.

6 motivos para começar a usar mapas conceituais na sua empresa ou empreendimento

Os mapas conceituais não são apenas uma ferramenta gráfica para organizar ideias. Se soubermos aplicá-los corretamente, aprenderemos a transmitir mensagens altamente eficazes. Por isso, quando um projeto precisa ter objetivos, prazos/deadlines e recursos claros e bem estabelecidos, os mapas conceituais são nossos grandes aliados, pois permitem:

• Treinar nossa capacidade de síntese: o mapa conceitual funciona como um speech elevator (“elevador da fala”) visual, no qual você pode projetar, numa imagem, o que demoraria muito mais para escrever ou explicar em uma apresentação.
• Desenvolver o pensamento reflexivo: quando as coisas estão organizadas, podemos analisá-las em sua real dimensão, o que nos permite tomar melhores decisões.
• Mudar, modificar ou integrar novas ideias ao seu projeto: o poder organizacional do mapa conceitual também nos permite experimentar novas ideias e saber se podem funcionar (ou não) antes de aplicá-las.
• Definir prioridades! O mapa conceitual está desenhado para classificar e determinar o que é importante, urgente, relevante, necessário ou descartável, de tal forma que possamos tomar decisões a partir dessa organização hierárquica.
• Reforçar o trabalho colaborativo: quando atribuímos a cada conceito um processo, e a cada processo um responsável, a delegação de responsabilidades passa a funcionar de maneira orgânica, como parte natural do mapa traçado. E isto evita muitas dores de cabeça e tempo perdido para definir as funções de cada colaborador em cada etapa do processo.
• Estimular a comunicação assertiva: um dos conflitos mais comuns dentro das equipe de trabalho é a interpretação errônea de conceitos. Por exemplo: o que um web designer quer dizer com ‘otimização’ pode ser bem diferente do que um redator ou um community manager entendem ao escutar este termo. A solução? Um mapa conceitual que unifique e padronize a maneira de entender os conceitos-chave no seu projeto.

À medida que você for ganhando experiência no desenvolvimento de mapas conceituais, poderá perceber como essas vantagens começam a se destacar no seu projeto e – é claro – a render resultados consistentes. 

Como fazer um mapa conceitual à sua medida em 5 passos 

Em primeiro lugar, você deve saber que é totalmente normal que nossos primeiros mapas conceituais pareçam uma mistura estranha entre um quadro sinótico, o esboço/esquema e o mapa mental. Para evitar isso, tente seguir ao máximo estes cinco passos fundamentais: 

1. Defina tema e objetivo: você quer definir o organograma das posições de uma empresa? Designar as funções de cada um dos seus colaboradores? Independente de quais forem o tema e o objetivo do seu mapa, eles devem estar bem definidos desde o início.
2. Hierarquize os conceitos: liste-os por prioridade, colocando os mais importantes no topo da lista e, em seguida, vá descendo para aqueles com menos prioridade. Certifique-se de que os conceitos sejam palavras únicas ou frases bem curtas.
3. Conecte os conceitos: os conectores podem ser setas ou linhas que representam uma relação entre um conceito e outro. Aqui, você deve usar as palavras-nó que identificam que tipo de relação se estabelece entre os conceitos relacionados (ou seja, o que um conceito tem a ver com o outro)
4. Refine as proposições: conforme o mapa conceitual cresce, as relações entre os conceitos se tornam mais complexas. Então, você terá a oportunidade de refinar suas ideias e transformá-las em proposições que projetam com total clareza o que você deseja comunicar.
5. Depure os conceitos: quando você já tiver o panorama conceitual, estará pronto para modificar ideias, integrar novas ou descartar algumas que não são mais compatíveis com seu projeto.

4 Programas para criar um mapa conceitual sem ser designer

Mesmo que o design gráfico não esteja entre suas melhores habilidades, você pode utilizar programas ou aplicativos que facilitam a sua vida, para criar um mapa conceitual a partir de templates ou modelos pré-determinados. Hoje em dia, você pode criar mapas mentais usando apenas o seu celular. Confira algumas das opções mais populares: 

1.- GoConqur

É um dos programas mais utilizados, principalmente na versão gratuita, no qual você pode criar mapas mentais, conceituais ou sinóticos em questão de minutos. Sua principal vantagem é o uso fácil e intuitivo, embora não ofereça uma variedade de designs tão ampla. Mesmo assim, você pode compartilhar e integrar seus mapas com outras ferramentas de automação de escritório (ofimática). Além disso, GoCongur oferece versões mais robustas para Windows e Mac.

2.- Coggle

Sua versão gratuita é muito boa, porém, um tanto limitada em comparação com a versão paga. Este programa apostou no design e na estética, mas o seu ponto forte é a grande adaptação ao trabalho colaborativo, para que várias pessoas possam participar do mesmo projeto, trabalhando em seus próprios computadores ou celulares.

3.- Creately

É bem parecido com o Coggle, competindo em termos de design, variedade de templates, paletas de cores e recursos em geral. Porém, o Creately focou em oferecer aos usuários um ambiente não apenas colaborativo, mas também capaz de gerenciar um fluxo de trabalho onde os membros podem fazer mudanças imediatas e se comunicar dentro do próprio mapa conceitual de forma orgânica.

Creately possui apenas uma plataforma online e sua versão paga realmente vale a pena.

4.- Canva

Um dos “queridinhos” do Brasil e da América Latina pela sua versatilidade. Canva se concentra no lado criativo, com designs atrativos e uma rica biblioteca de modelos para quem fazer um mapa conceitual pronto, partindo de um template pré-estabelecido, e não do zero. 

Outra vantagem é a capacidade de personalização! Você pode fazer upload das suas próprias imagens e designs para criar mapas com sua imagem corporativa ou escolher entre mais de um milhão de imagens e gráficos do banco de dados do Canva. 

Resumindo… 

As ferramentas online serão grandes aliadas na hora de criar seus primeiros mapas conceituais ou mentais. Mas, se você precisa desenvolver estruturas mais complexas para seus projetos, o ideal será contar com uma equipe que te ajude a desenhar, escrever e projetar a mensagem que quer transmitir.

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