El riesgo de perder un montón de tiempo y energía en reuniones laborales no es exclusivo de quienes trabajan en una oficina. Básicamente, si formas parte de cualquier equipo de coworking o trabajas con freelancers, es probable que tus colaboradores y tú padezcan algún grado de “juntitis”.

La “juntitis” o inflamación crónica de las reuniones de trabajo es un mal entre cuyos síntomas está la desmotivación absoluta del equipo a los diez minutos de comenzar el encuentro, la pérdida completa del enfoque (¿para qué era la junta?) y el más temible de todos: gastar una hora de tu tiempo para no llegar a ninguna conclusión práctica y tangible.

Muchas empresas están comenzando a consolidar equipos de trabajo remotos cada vez más estables en Workana, por lo que las reuniones a distancia se convierten en una constante en la organización, además de que también suelen ser necesarias en proyectos aislados por precio fijo. Por eso es tan importante que aprendas a identificar y evitar todo aquello que les reste efectividad.

Las reuniones de trabajo tienen la finalidad de concretar y acelerar las estrategias que nos llevarán a alcanzar un objetivo, y si las tuyas no están justificando su existencia, es momento de que te plantees seriamente cómo puedes convertirlas en catalizadores de eficiencia laboral, especialmente si trabajas con freelancers remotos.

¿Cómo aprovechar la tecnología para optimizar las reuniones con freelancers?

Las aplicaciones de videollamadas como Skype y Hangouts de Google te permiten convocar a juntas remotas de forma sencilla e inmediata, pero Workana también tiene una alternativa de videoconferencia especial para que te comuniques efectivamente con tus freelancers, y además, usándola te aseguras de contar con el respaldo de la plataforma en todo momento. Esta herramientas está disponible para los freelancers más calificados.

Ahora veamos algunas estrategias adicionales que te ayudarán a que tus reuniones sean mucho más breves, amenas y eficientes en todos los aspectos.

1. Usa recursos compartidos

¿Todavía llegas a las juntas con papel y libreta en mano para tomar nota? Quizá esto funcionaba en las juntas de trabajo del siglo pasado, porque no había herramientas mejores a la mano, pero seguirlo haciendo en una época en la que todos los miembros tienen un teléfono inteligente es francamente un atentado contra la practicidad y un poco contra la ecología.

Con una laptop o un smarthphone puedes hacer todas las anotaciones que necesites y compartirlas en el momento con tu equipo. Existen aplicaciones maravillosas como Asana, que es ideal para que varias personas que trabajan a distancia en el mismo proyecto se dividan y lleven el control de las tareas:

O Trello, que está diseñada para gestionar proyectos de trabajo por etapas y listas de verificación compartidas:

Pero si aún no llegas a ese punto, una hoja compartida de Google Drive o en Evernote será más que suficiente para asegurarte que todos tienen acceso a las conclusiones a las que se llegó en la junta. Considera que Evernote tiene la ventaja de tener un plan gratuito para que comiences a explorarla, y luego puedes escalar a sus planes de pago o incluso a Evernote Business, que es una excelente herramienta para gestionar proyectos creativos y multidisciplinarios.

Todas estas herramientas disponen de una versión móvil, así que procura que todos los miembros de tu equipo descarguen las aplicaciones necesarias en sus teléfonos para que no haya excusas ni pretextos.

2. Anticipa el motivo de la junta y la información necesaria

Recuerdo que, al entrar a la universidad, nuestros profesores nos dijeron claramente al inicio del semestre que las clases eran para resolver dudas de un tema que ya habíamos investigado, no para explicarlo desde cero, y con las juntas de trabajo debería ser exactamente lo mismo.

Cuando programes una reunión, usa un calendario con notificaciones compartido, como el de Gmail, y no te olvides de explicar claramente para qué va a ser la junta, ni de adjuntar toda la información o documentos pertinentes. Así evitarás perder tiempo explicando para qué los convocaste, y el equipo llegará con sus dudas preparadas de manera puntual y habrá tenido tiempo para pensar en soluciones, propuestas e ideas complementarias.

3. Promueve el flujo de ideas, pero sin que interrumpan

Aún en el panorama ideal de que todos los asistentes estén súper enfocados y motivados, el flujo de ideas y las opiniones emergentes pueden volverse caóticas y hacer que las juntas se alarguen innecesariamente. Para solucionarlo, existen aplicaciones como GoWall, que permite a tus colaboradores participar con anotaciones sin interrumpir el discurso principal.

A medida que los conceptos se van comunicando, los participantes pueden ir añadiendo sus propias notas en un muro compartido de ideas en tiempo real que todos los demás pueden ver. Como resultado, aumenta el nivel de compromiso del equipo, los comentarios y todo lo que se dijo queda documentado y, simplemente, hay que exportar la información para que la persona responsable pueda analizarla después con calma, sin necesidad extender la reunión. Funciona de maravilla para juntas con equipos remotos.

En Workana, queremos que tu experiencia trabajando con colaboradores independientes y remotos sea fluida, transparente y eficiente en todos los aspectos, para que aproveches todas sus ventajas potenciales. Además de permitirte contratar a los mejores freelancers, ponemos a tu disposición herramientas y consejos para que constantemente incrementes tu productividad y la de todo tu equipo.