Decir que las empresas y los profesionistas están apostando cada vez más por los equipos de trabajo remotos no es una opinión, es un hecho.

Según Google trends, términos de búsqueda como “trabajo remoto”, y “contratar freelancers” han elevado su popularidad hasta en un 200% en los últimos cinco años, especialmente en América Latina. Términos similares en inglés han experimentado un aumento de búsquedas de hasta el 400%.

Sin embargo, que la demanda de profesionales independientes se haya incrementado, no significa que armar equipos de trabajo remoto esté libre de algunos retos característicos.

Por ejemplo, muchos empresarios y emprendedores no se animan a hacerlo porque sienten que perderían el control de sus procesos, y algunos que ya implementaron esta modalidad han enfrentado problemas de liderazgo o de comunicación.

Pese a todo, las posibles complicaciones de contratar un equipo de colaboradores independientes son mínimas cuando las comparamos con las ventajas que conlleva, y además pueden disminuirse o eliminarse recurriendo a buenas prácticas de liderazgo remoto.

Las ventajas de trabajar con un equipo de trabajo remoto no solo tienen que ver con la comodidad y la calidad de vida de tus colaboradores, también, por ejemplo, con un ahorro económico de hasta el 35% en contrataciones.

Forbes, por ejemplo,  señala que las empresas que adoptan esta modalidad de empleo comienzan a disfrutar de:

• Reducción de costos y aumento de flujo de efectivo.
• Equipos de trabajo más productivos, diversos y creativos.
• Flexibilidad de horarios y trabajadores más satisfechos.
• Gran disponibilidad de talento especializado.

La revista también señala que los equipos de trabajo remoto se caracterizan por ser más innovadores y productivos que los tradicionales, ya que se desenvuelven en un entorno permeado por la tecnología y la necesidad de optimizar tiempos.

Y te digo más, un estudio reciente indica que, además, el trabajo remoto minimiza las tasas de deserción (y por ende sus costos) de los empleados, y que la posibilidad de trabajar remotamente es para ellos un factor que tiene aún más peso que el dinero al momento de permanecer en un empleo.

En este artículo te daremos consejos especializados para gestionar equipos de trabajo remotos de manera eficiente, de tal forma que aproveches al 100% su potencial.

Comenzaremos analizando el mito de la falta de compromiso en el trabajo remoto, que es, en buena medida, el que impide que los emprendedores comiencen a hacer crecer su negocio con freelancers.

El mito de la falta de compromiso en los equipos de trabajo remotos

Los mitos más frecuentes que escuchamos con respecto al trabajo remoto se refieren a la falta de control, comunicación y compromiso. Sin embargo, estos problemas no tienen que ver con el trabajo remoto como tal, sino con una mala gestión del trabajo en general.

Según un estudio de la firma Kronos, la falta de compromiso por parte de los empleados presenciales responde principalmente a:

• La dificultad de equilibrar lo laboral y lo personal.
• Mala comunicación con sus superiores inmediatos .
• Cargas de trabajo poco realistas.
• La exigencia de realizar tareas no relacionadas con sus funciones laborales.

El trabajo remoto, de hecho, tiene el potencial de atacar las causas más frecuentes de la falta de compromiso y la baja productividad pues:

• Permite que los empleados gestionen mejor su tiempo.
• Utiliza la tecnología para mantener canales de comunicación eficientes.
• Se maneja por objetivos y plazos consensuados.
• El empleado se enfoca solo a tareas relacionadas con su área.

Más que cualquier otra modalidad de empleo, el trabajo remoto bien manejado puede convertir a nuestros equipos en verdaderas fuentes de productividad y compromiso. Pero para lograrlo, hace falta tener muy claros los tres pilares de la efectividad.

¿Cómo gestionar correctamente equipos de trabajo remoto? Los tres pilares de la efectividad

Los tres pilares de la efectividad son una estrategia de gestión conformada por una triada de virtudes que se retroalimentan entre sí y te permiten mantener flujos de trabajo ágiles, eficaces y motivadores. Se componen de:

1. Confianza

La confianza significa darle a cada quien tareas y responsabilidades claras, pero también asegurarte de que cada miembro comprende cómo afectaría al resto del equipo o al proyecto global si no entrega su parte en tiempo y forma.

Un ambiente de confianza permite que el colaborador se sienta libre de tomar sus propias decisiones, pero también responsable al 100% de su propio desempeño. Según los profesionales en talento humano de Acsendo, la confianza es uno de los elementos principales de la motivación.

Fortalecer la confianza en equipos de trabajo remoto implica un gran nivel de comunicación y sobre todo, tener objetivos y metas muy claros, brindar retroalimentación puntual sobre la marcha y fomentar relaciones basadas en el respeto y la empatía.

2. Comunicación

La comunicación asertiva con un equipo de trabajo remoto implica que utilices herramientas tecnológicas que te permitan comunicarte de manera rápida, ordenada y clara con tus colaboradores. 

Siempre que puedas, opta por los “workchats” de las aplicaciones especiales para el trabajo en equipo (Slack, Workplace de Facebook, Evernote, entre las más destacadas), ya que en ellos puedes llevar conversaciones de trabajo individuales con cada freelancer o en equipo por proyecto.

Recuerda siempre dejar evidencia escrita de todos los acuerdos de tus reuniones virtuales y procura evitar el ping pong eterno de archivos y correcciones de archivos por correo. En lugar de eso, recurre a la nube y los documentos compartidos.

3. Motivación

La motivación en un equipo de trabajo remoto significa que tus colaboradores están convencidos de las ventajas de dar su mejor esfuerzo y, por lo tanto, comprometidos genuinamente con tu proyecto.

Un buen freelancer tiene una gran orientación al compromiso, pero nunca está de más que mantengas a tu equipo al tanto de los logros individuales y grupales, que los retroalimentes asertivamente y que fomentes la sana competencia.

El refuerzo positivo y frecuente también es muy importante para mantener la motivación constante. Puedes ofrecer esta clase de refuerzo simplemente mandando un mensaje de reconocimiento cada que tus colaboradores terminan una tarea importante. !Explora el feedback positivo sin miedo!

¿Cómo supervisar las tareas de tu equipo de trabajo remoto?

Además de los tres pilares de la efectividad, existen otros aspectos que debes tomar en cuenta para gestionar y supervisar adecuadamente las tareas de tu equipo remoto:

• Identifica si puedes con tu propia carga de trabajo más la gestión del equipo.

Recuerda que gestionar un equipo remoto implica dedicar tiempo y esfuerzo adicional a tu carga cotidiana de trabajo. Muchos líderes de proyecto no solo gestionan, sino que tienen alguna tarea importante dentro del proyecto y terminan por saturarse de trabajo.

Por eso, es vital que analices de forma realista si puedes encargarte de todo, y, en caso contrario, siempre puedes contratar un asistente virtual en Workana que te ayude con eso.

• Utiliza aplicaciones especializadas para el trabajo en equipo.

Existen infinidad de aplicaciones en línea, gratuitas o de paga, que te ayudan a mantener la comunicación y el control del trabajo remoto. Entre ellas destacan Trello, Asana, Google Drive, Evernote, etc.

Por ejemplo, en Asana puedes crear proyectos grupales con especificación de tareas y fechas límite, de tal manera que cada uno de tus colaboradores sepa lo que tiene que hacer y cuándo tiene que entregarlo. Además, el sistema les permite identificar claramente cuál es su papel en el flujo de trabajo, y recurre al refuerzo positivo cada que una tarea se completa. Así, te ayuda a mantener buenos niveles de motivación y responsabilidad.

• Utiliza archivos de trabajo compartidos.

Los archivos compartidos en la nube te permiten ver los avances de tus colaboradores en tiempo real y hacer cambios y comentarios sin necesidad de generar nuevos archivos. Otra opción, sobre todo si trabajas con un esquema de pago por horas, es utilizar la herramienta de Workana Time Report.

Se trata de un software muy ligero y seguro que tus colaboradores descargan en su equipo, y que te permite monitorearlos mediante capturas de pantalla durante todo el tiempo que ellos indican que están trabajando en tu proyecto.

Conclusión

Contratar un equipo de colaboradores remotos es una de las mejores maneras que existen para hacer crecer tu negocio, disminuyendo costos, accediendo al mejor talento y contribuyendo a un saludable cambio del paradigma laboral.

Workana es una plataforma que en la que puedes contratar freelancers con la confianza de que son geniales en lo que hacen, acostumbrados a un estilo eficiente de comunicación remota y altamente motivados para establecer relaciones laborales estables y a largo plazo.

Si aún tienes dudas, te invitamos a conocer algunos de nuestros casos de éxito de dueños de PyMES que han apostado por los equipos de trabajo remotos, entre ellos los de Mindvalley Hispano e Innominatum.