Los equipos virtuales de trabajo no son una moda pasajera; son el futuro tanto de enormes empresas multinacionales como de pequeños emprendimientos y PyMes.

La evolución hacia este nuevo paradigma ya es una realidad en muchos países del primer mundo, como Estados Unidos, donde más del 10% de los empleados trabajan desde casa de manera regular (National Bureau of Economic Research). América Latina aún se encuentra en plena etapa de transición y aceptación del modelo laboral a distancia, pero el trabajo freelance está ganando cada día más terreno.

Se estima que tan solo en países como Colombia, la tasa de teletrabajadores aumentó un 238% en los últimos cuatro años, y la siguiente gráfica muestra cómo los clientes de Workana han incrementado drásticamente su tasa de contratación de equipos de freelancers del 2013 a la fecha.

El trabajo remoto es una herramienta que permite a las compañías mantenerse competitivas en un entorno intensamente globalizado, pero conlleva sus propias dificultades y áreas de oportunidad. Desgraciadamente, algunas empresas eligen aferrarse a esquemas tradicionales que son menos eficientes, pero que ya conocen, en lugar de enfrentar y superar los retos de dinámicas de trabajo innovadoras y flexibles.

Pese a lo anterior, la inercia del trabajo remoto es tal que incluso instituciones de la talla de la Universidad de Harvard, Stanford y Management Research, por mencionar solo algunas, están comenzando a realizar investigaciones e impartir cursos especializados en aumentar la productividad de los equipos a distancia.

Para realizar este artículo, revisamos una serie de papers sobre el tema e identificamos cuáles son las dificultades que enfrentan con más frecuencia los equipos de trabajo remotos alrededor del mundo, cuáles son sus causas y cómo pueden solucionarse.

Antes de entrar en materia, revisaremos rápidamente algunas de las enormes ventajas que tiene contratar freelancers para hacer crecer tu negocio, con respaldo de estudios serios, independientes y objetivos.

Ventajas de los equipos de trabajo remotos según estudios enfocados

En opinión de Rebekka Bakken, CEO de su propia firma de marketing editorial, integrante de la división de Educación Continua en Harvard y entusiasta de la cultura del trabajo remoto, los equipos virtuales permiten a los empleados tener un balance más saludable, libre y flexible entre su trabajo y su vida personal. Así mismo, le dan la oportunidad a las empresas de construir sin ataduras equipos super eficientes y enfocados a objetivos precisos.

Un estudio llevado a cabo por el investigador y profesor de Stanford, Nicholas Bloom, en conjunto con la empresa china Ctrip, encontró que los voluntarios que comenzaron a trabajar desde casa a lo largo de los nueve meses del experimento:

• Incrementaron su nivel de productividad en un 13%
• Disminuyeron el número de descansos por enfermedad
• Reportaron trabajar en un ambiente más tranquilo
• Manifestaron sentirse más satisfechos con la empresa
• Desertaron menos del empleo

Al final de periodo, y debido al éxito de los resultados, Ctrip le ofreció a toda la empresa la oportunidad de trabajar desde casa. Casi la mitad de la plantilla optó por esta modalidad, lo cual representó un aumento de las ganancias de la compañía de casi el 22%.

Un artículo publicado en la revista Management Research News, menciona las siguientes ventajas de los equipos virtuales:

• Disminución en tiempo y costos de desplazamiento
• Acceso al talento más cualificado, sin importar barreras geográficas
• Incremento de la creatividad y originalidad a partir de la diversidad
• Fomento de un ambiente de trabajo más justo y con igualdad de oportunidades
• Desmotivación de la discriminación racial, sexual y por cuestiones de edad

El trabajo remoto es un esquema laboral que beneficia por igual a empresas y trabajadores. Por ello, cada día más y más instituciones están adoptando esta modalidad.

Retos de los equipos de trabajo remoto y sus soluciones

Aunque las ventajas teóricas de los equipos de trabajo remotos son muchas, en la práctica las cosas no siempre son tan sencillas. Los equipos de trabajo remoto son particularmente vulnerables a problemas de comunicación, confianza y desempeño cuando elementos clave como el liderazgo o la tecnología no son óptimos.

Una revisión puntual de varios estudios llevados a cabo por expertos de universidades e instituciones como Harvard, Jaypee Business School, y la Universidad de Georgia, nos permite identificar que estos son los siete problemas principales que enfrenta el modelo del trabajo remoto actualmente.

1. Falta de Comunicación / información insuficiente

Antes que nada, es importante que tomemos consciencia de que los equipos de trabajo tradicionales y los equipos virtuales son igual de susceptibles de tener problemas de comunicación. La comunicación es un fenómeno muy complejo en el que influyen por igual el emisor, la naturaleza de la información, el canal y el receptor.

Cuando nos enfrentamos a problemas de comunicación en equipos presenciales, analizamos las causas y buscamos una solución. Pero cuando la falta de comunicación aparece en equipos remotos, tendemos a achacarla inmediatamente al factor distancia, decretamos que se trata de un obstáculo insalvable y creamos resistencias y desconfianza hacia esta forma de trabajo.

¿Cómo solucionar los problemas de comunicación en los equipos de trabajo remotos?

• Evalúa las habilidades comunicacionales de tus colaboradores: Antes de contratar a un trabajador remoto, asegúrate de que tenga buenas habilidades de comunicación oral y por escrito. Que pueda transmitir ideas complejas de forma organizada y, al mismo tiempo, absorber y sintetizar grandes cantidades de información.
• Fomenta una cultura de la comunicación: Acostumbra a tu equipo a la retroalimentación constante. Sé explícito acerca de cómo deben comunicarse los miembros, ofreciendo guías acerca de qué tipo de información debe compartirse por qué medios y, si te es posible, organiza encuentros presenciales una o dos veces al año. Darle feedback positivo y negativo a tus freelancers es imprescindible para mantenerte mejorando.
• Elige las mejores herramientas: Existen muchos softwares gratuitos que te permiten cubrir algunas necesidades de comunicación y gestión de proyectos, pero probablemente sí necesites realizar algún tipo de inversión en tecnología para optimizar tu flujo de trabajo.

En el blog de Workana tenemos varios artículos al respecto de estas herramientas, como este artículo para optimizar tus reuniones de trabajo con freelancers recurriendo a la tecnología.

2. Falta de Confianza y compromiso

Al igual que los problemas de comunicación, la falta de confianza puede surgir en equipos de trabajo tradicionales o remotos. Esta aparece cuando sentimos que nuestros colaboradores no están lo bastante comprometidos con el proyecto. La falta de compromiso, por su parte, aparece cuando no estamos lo bastante motivados o identificados con el equipo.

Sin embargo, según un reporte de la Universidad de Harvard, en lo que respecta a equipos virtuales, deben tomarse medidas adicionales para construir confianza y conexión entre todos los involucrados.

De más de mil empleados que fueron encuestados, el 52% indicó que al trabajar desde casa sentían que el resto del equipo comenzaba a tenerles menos confianza y a dejarlos de lado en decisiones importantes. Específicamente, quienes hacían homme office tenían miedo de que sus compañeros hablaran mal de ellos o realizaran cambios en los proyectos sin avisarles para sabotear su trabajo.

Cuando aparecen esta clase de situaciones, muchos gerentes optan por eliminar el trabajo remoto y dejar de contratar freelancers o hacer que todo el mundo regrese a la oficina. Pero los expertos recomiendan fomentar hábitos de confianza, conexión y establecer propósitos compartidos, en lugar de dar marcha atrás a los equipos virtuales.

¿Cómo solucionar la falta de confianza en equipos de trabajo remotos?

• Teniendo una visión y misión claras en tu organización: Transmitir con las palabras correctas cuál es el objetivo de tu empresa te ayuda a crear canales de identificación con tus colaboradores, especialmente cuando tus metas finales son de corte evolutivo. “Facilitar la vida de los grupos vulnerables” “abrir nuevas oportunidades para el desarrollo tecnológico” “fomentar la calidad competitiva de la comunicación”, por ejemplo, son misiones capaces de darle sentido humano y motivacional a los proyectos de tu empresa.

Un estudio del Instituto Korn Ferry encontró que las nuevas generaciones valoran especialmente el trabajo en organizaciones que tienen un propósito auténtico, y las empresas que genuinamente basan su operación y cultura organizacional en sus valores, alcanzan más rápido sus objetivos y tienen un crecimiento anual hasta tres veces mayor que el de otras empresas en el sector.

Por ejemplo, la inusual cultura organizacional de Netflix es uno de sus motores principales como empresa, y se basa en la misión de convertirse en el mejor servicio global de entretenimiento, y en la promesa de ofrecer a sus colaboradores la posibilidad de crear un gran impacto.

En Workana, más de la mitad de nuestros colaboradores son remotos y están en distintos países, pero todos perseguimos un objetivo en común. La misión por la que trabajamos todos los días es:

Transformar el mundo del trabajo brindándote autonomía, desarrollo e igualdad de oportunidades donde quiera que estés.

!Y nos encanta!

• Promueve la colaboración y el team building: Cuando cada miembro de tu equipo es consciente de cómo afecta su trabajo y el de los demás al resultado final, y cuáles son las dificultades y retos que enfrenta cada quien, generas una mejor comprensión de todo el proceso y un sentido de responsabilidad que optimiza el trabajo.
• Desarrolla habilidades de liderazgo remoto: Joseph Grenny y Daniel Maxfield, investigadores sociales del desempeño empresarial, insisten en que gran parte de los problemas de confianza en los equipos virtuales se soluciona recurriendo a buenos modelos de liderazgo. Más adelante mencionaremos algunas habilidades clave para liderar adecuadamente proyectos con colaboradores a distancia.

3. Tecnología obsoleta o inadecuada

Absolutamente toda la investigación y literatura que existe con respecto a los equipos de trabajo remoto, coincide en que uno de los principales elementos de éxito de este modelo laboral es utilizar adecuadamente las herramientas tecnológicas.

Por lo mismo, cuando la tecnología con la que se cuenta no es la adecuada, o los colaboradores no la dominan, comienzan a aparecer toda clase de problemas de comunicación y desempeño.

¿Cómo solucionar los problemas tecnológicos de los equipos de trabajo remotos?

• • Capacita a todo tu personal en el uso de las tecnologías: No solamente los miembros de tu equipo virtual deben estar familiarizados y sentirse cómodos utilizando las herramientas tecnológicas propias de su dinámica de trabajo. También el resto de tu personal. De hecho, gran parte de los problemas de comunicación cuando trabajamos con equipos a distancia se da entre los colaboradores remotos y los colaboradores presenciales.
  • Invierte en la tecnología adecuada: Aunque hay miles de opciones gratuitas para cubrir distintas necesidades propias de los equipos virtuales, muchos proyectos implican el desarrollo de tecnologías especializadas, como API´s y CRM´s, o simplemente la inversión en licencias de software.
  • Asegúrate de que todo tu equipo tenga las herramientas que necesita: Un buen equipo de cómputo y una buena conexión a Internet es algo con lo que la mayoría de los trabajadores remotos cuentan. Sin embargo, a veces el proyecto implica el uso de herramientas tecnológicas más sofisticadas. En lugar de asumir que esto “es problema del trabajador”, encuentra la forma de ayudarle a conseguir esas herramientas y poder trabajar de manera más productiva.
  • Actualízate: Que tu equipo virtual trabaje bien con las herramientas de las que dispone no significa que no pueda trabajar mejor con herramientas más recientes y novedosas. Los equipos de trabajo remoto están en evolución continua y también debería estarlo la tecnología que utilizan.

4. Procesos inadecuados

En ocasiones, los equipos virtuales se enfrentan con el obstáculo de tener que seguir procesos inadecuados o poco eficientes que han sido designados desde la misma institución. Es frecuente que las empresas no se tomen el tiempo de adaptar sus procesos a la dinámica propia de los equipos remotos, lo que causa pérdidas importantes de tiempo, motivación y productividad.

¿Cómo adaptar los procesos institucionales de los modelos de trabajo tradicionales a los modelos remotos?

• Prioriza los objetivos y no los procesos: No todos los procesos le funcionan igual a todos los equipos de trabajo para alcanzar los objetivos. Quizá a tus trabajadores presenciales les funcione desarrollar sus actividades de cierta manera, pero no descartes que un equipo remoto pueda desarrollar una metodología propia, y más efectiva, para llegar a las metas.

Lo mejor que puedes hacer es permitir que tu equipo remoto decida de manera consensuada cuál es la mejor forma de trabajar, y a partir de eso establecer y optimizar los procesos.

• Mantén una optimización y vigilancia constantes: Todos lo pasos de un proceso que forcen a tus trabajadores a triangular información, corregir el trabajo de otros o realizar actividades que no les corresponden, por mencionar solo algunos, no son partes eficientes de un proceso y debes encontrar la forma de eliminarlas o sustituirlas.

En la otra mano, muchas veces necesitas integrar pasos adicionales a un flujo de trabajo para que este no se atasque en ciertos momentos. Por eso es importante que mantengas una actitud de optimización permanente y estés abierto a las sugerencias de mejora de tu equipo.

5. Falta de productividad y mal manejo de los tiempos

Muchas empresas sienten que van a perder el control de la productividad de los empleados si les permiten trabajar desde casa. No es ninguna novedad que algunas personas no utilizan su tiempo asertivamente cuando no están sometidas a la vigilancia permanente, pero este fenómeno es más la excepción que la regla, especialmente cuando colaboras con freelancers acostumbrados al trabajo virtual.

¿Cómo solucionar la falta de productividad en los equipos remotos?

• Mide los avances: Sin necesidad de invadir la vida privada y la administración del tiempo de nuestros colaboradores remotos, la mejor manera de asegurarnos que todos están cumpliendo con su trabajo en tiempo y forma es tener objetivos y plazos de entrega claros.

Una forma de lograrlo es monitorear el trabajo por horas, porque eso te da una idea más clara de cuánto tiempo toma completar ciertas tareas y te permite establecer expectativas realistas de avance para tu equipo. Algunas herramientas como Harvest o Toggl te permiten llevar registros por hora, pero también en Workana tenemos un programa especial para esto. Es el Workana Time Report y es una forma super sencilla de auditar en tiempo real el trabajo de tus colaboradores remotos por horas.

• Institucionaliza las buenas prácticas: Detalles tan aparentemente intrascendentes como enviar un archivo en el formato equivocado, reenviar a todos un correo electrónico con una conversación eterna, o esperar a que un colaborador pida acceso para poder visualizar un archivo importante, se van sumando y le restan productividad al equipo.

Por eso, establecer un check list de buenas prácticas entre todos es una gran manera de que cada quien entregue su parte del trabajo sin sumarle más trabajo o causarle una pérdida de tiempo a los demás.

• Desmotiva el burn out: Así como es importante asegurarnos de que cada quien está haciendo su trabajo y están cumpliéndose los objetivos del equipo, también debemos detectar cuando uno de nuestros colaboradores remotos está asumiendo más trabajo del que puede manejar sanamente.

El comportamiento anormal o irritable, los mensajes enviados a altas horas de la noche o de la madrugada y una disminución súbita en la calidad del trabajo, son señales de que tu colaborador necesita tomarse un respiro. De lo contrario te arriesgas a que pierda motivación, compromiso e incluso a que deserte.

6. Barreras geográficas, culturales o ideológicas

De acuerdo con los investigadores Blaise Bergiel, Erich Bergiel y Phillip Balsmeier, los equipos de trabajo remotos con integrantes de diferentes países son muy versátiles, pero también pueden enfrentar retos particulares derivados de sus distintas procedencias.

¿Cómo enfrentar las barreras geográficas, culturales e ideológicas de los equipos de trabajo remotos?

• Lenguajes distintos: Aunque todo el equipo se comunique en un lenguaje común, como el inglés, diferentes miembros pueden tener un dominio heterogéneo del mismo, lo que lleva a problemas de comunicación.
• Solución: Somete a tus prospectos a una evaluación profesional del idioma en el que deberán comunicarse. Facilita cursos o capacitaciones para que mejoren sus habilidades de comunicación técnica, o recurre a un traductor experimentado.
• Zonas horarias discordantes: Mientras una parte de tu equipo de trabajo está en el horario de su máxima productividad, la otra puede estar durmiendo, lo cual implica retrasos forzosos en el flujo de trabajo.
• Solución: Establece un cronograma de entregas por días con horarios límite para cada integrante, de tal manera que tus trabajadores remotos no tengan que esperar horas muertas para continuar con su trabajo.
• Diferencias culturales: Toda persona que haya tenido oportunidad de convivir con integrantes de otra cultura, sabe de primera mano lo distintas que pueden ser las formas de comunicarse y de interpretar los mensajes en distintas partes del mundo. Cuando miembros de culturas tan disímiles como estados Unidos y Japón, por poner un ejemplo, comienzan a trabajar juntos, estas diferencias culturales pueden provocar resentimientos y ofensas no intencionales entre unos y otros.
• Solución: Establece un código de comunicación transparente y compartido que se base en el respeto, la apertura y la empatía. Acércate a tus colaboradores de tal manera que sientan la confianza de compartir contigo las dificultades culturales que puedan estar experimentando.

7. Falta de liderazgo

La falta de liderazgo es uno de los problemas principales que enfrentan los equipos virtuales, porque muchos encargados de proyectos son buenos líderes cara a cara pero no han desarrollado las habilidades necesarias para ejercer un buen liderazgo a distancia.

¿Cómo solucionar la falta de liderazgo en equipos de trabajo remotos?

En la encuesta de la Universidad de Harvard que mencionamos antes, también se le solicitó a los participantes que describieron el perfil de un gerente especialmente bueno gestionando equipos de trabajo remoto. Mientras que algunos de los entrevistados indicaron que nunca se habían topado con tal cosa, los demás identificaron las siguientes actitudes clave:

• Retroalimentan frecuente y consistentemente: el 46% de los encuestados indicó que los buenos líderes de equipos remotos les dan feedback de manera regular y personal al menos una vez a la semana.
• Recurren a la comunicación cara a cara o por voz: Los buenos líderes de proyectos con equipos virtuales se preocupan por agendar videollamadas o al menos llamadas telefónicas con sus colaboradores siempre que van a tocar temas importantes. También fomentan que los miembros del equipo se conozcan más allá del estricto intercambio de archivos o mensajes por chat.
• Tienen excelentes habilidades de comunicación: Son perfectamente capaces de transmitir ideas complejas, expectativas puntuales, información abundante y motivación constante a todo su equipo remoto. Son buenos escuchas, proyectan confianza, respeto y empatía y se preocupan a nivel personal por sus colaboradores. También fomentan la comunicación interpersonal y la camaradería.
• Tienen un alto grado de disponibilidad: siempre están allí cuando un miembro del equipo necesita resolver alguna duda, y si no, demuestran que les importa respondiendo cuando antes y de forma amable y cooperativa.

Conclusión

El trabajo freelance tiene muchas ventajas para las empresas y para las personas. Pero ningún esquema de trabajo está exento de retos y dificultades propios, y trabajar con un equipo remoto tampoco es miel sobre hojuelas todo el tiempo.

Sin embargo, la solución no es dejar de apostar por el trabajo virtual, sino desarrollar buenas prácticas que permitan sacar el máximo potencial de nuestros colaboradores remotos. En un futuro muy cercano, la competitividad de las organizaciones y la calidad de vida de sus trabajadores, dependerá mucho de estas estrategias asertivas de colaboración.

Puedes comenzar a formar tu propio equipo de colaboradores remotos en Workana, la plataforma líder en América latina que te conecta con el mejor talento freelance que necesitas para hacer crecer tu empresa mientras ahorras.

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