Hoy en día es cada vez más frecuente conocer a alguien que trabaje de forma remota, y no estoy hablando de quienes tienen tan solo un día a la semana para trabajar desde su casa. Eso ya es algo corriente desde hace mucho tiempo. Me refiero puntualmente a los profesionales que eligen trabajar a tiempo completo desde su home office, o algún bar, o un espacio de co-working, sin ir nunca a la oficina. Y no solo eso, sino que cada vez son más las compañías que están contratando profesionales que trabajan a distancia.

Todo esto nos presenta un nuevo desafío: ¿cómo hacemos para contratar con éxito a un profesional, sin verlo? Basándonos en nuestra propia experiencia para contratar candidatos, creemos que es clave realizar una serie de entrevistas para poder conocer más en profundidad al profesional, tanto a nivel laboral como personal (recordemos que el 80% de la comunicación no es verbal).

En Workana hemos aprendido mucho sobre cómo llevar a cabo este proceso. El 70% de los profesionales freelance con quienes trabajamos lo hace de manera remota, desde lugares como España, Francia e incluso Tailandia, y además hemos ayudado a nuestros clientes a reclutar profesionales para cientos de proyectos. Esto es lo que hemos aprendido:

1. Ser muy claro en la descripción del proyecto. Sobre todo cuando se trabaja a distancia, es fundamental tomarse el tiempo de ser lo más explícito posible. Al redactar la descripción del proyecto es necesario dejar bien en claro qué tareas va a realizar el profesional, qué conocimientos y habilidades específicas debe tener, cuál es el perfil que buscamos para el puesto, e incluso dar detalles sobre la cultura de la compañía. Además es clave incluir informaciones como plazo y duración del proyecto, materiales a entregar, dar ejemplos que sirvan como guía de lo que estamos buscando y cualquier otra información que ayude al profesional a entender de qué se trata el proyecto.

2. Hacer preguntas en la descripción del proyecto. Cuando los profesionales envíen su propuesta, ya deberían ir respondiendo algunas cuestiones básicas. Una propuesta sería el equivalente a una carta de presentación. Y en esta instancia, es ideal que el profesional pueda responder algunas preguntas bien simples, relacionadas al proyecto. Por ejemplo, para un proyecto de marketing online podríamos preguntar cuál es el límite diario de la API de Twitter. Aquí el objetivo es diferenciar a quienes envían su propuesta con un texto patrón, sin siquiera adaptarlo al proyecto para el cual están aplicando, de aquellos que sí se toman el tiempo de redactar una propuesta específica.

3. Filtrar las propuestas: una vez publicado el proyecto, las propuestas no se harán esperar. En un sitio como Workana es muy común recibir más de 30 o 40 propuestas para un solo proyecto, en los primeros días. Y esto sin dudas puede salirse rápidamente de nuestras manos. Para evitarlo, lo que hacemos en Workana es entrar dos veces por día al proyecto y filtrar candidatos: los que no respondieron las preguntas, los ocultamos directamente. Lo mismo hacemos con aquellos que respondieron con graves fallas de ortografía o gramática (saber escribir y tener buenas habilidades de comunicación son dos requisitos clave en cualquier trabajo remoto). Los propuestas que nos gustaron las marcamos como favoritas y pasan a la próxima etapa (generalmente quedan unos 15 candidatos aproximadamente).

4. Solicitar informaciones extras: a esos 10 candidatos les respondemos agradeciéndoles por haber enviado su propuesta, y pedimos algunos informaciones extras. Con esto lo que podemos evaluar es el nivel de compromiso y la velocidad de respuesta, y seguir entendiendo cómo escribe y se comunica. En este punto ya empezamos a medir qué tanto conoce del trabajo, similar a como lo haríamos en una entrevista.

Por ejemplo:

“Hola Luis, muchas gracias por tu propuesta, me encantó tu perfil. Quería hacerte algunas preguntas adicionales:

1. Cuéntame de lo que hiciste en XXX

2. [Siguiendo con el ejemplo de marketing online, puede ser un caso hipotético o real:] Soy una compañía que vende almuerzos preparados a domicilio. Nuestro diferencial es que tenemos precios muy económicos, vendemos comida saludable, y hacemos las entregas en bicicleta en menos de 40 minutos. ¿Cómo estructurarías una campaña de Adwords para promocionarnos?

5. Realizar entrevistas vía Skype: para la siguiente etapa buscamos los 5 ó 6 perfiles que más nos gustaron. Y ahora es el momento de entrevistarlos vía Skype. Fundamental que sea con cámara, y que se preparen para eso. Aquí hacemos una entrevista corta, de unos 30 minutos. El objetivo es puramente actitudinal: entender cómo son, qué buscan, y si tienen un buen perfil para el proyecto. También analizamos si serían un fit cultural con Workana o no.

6. Asignar un proyecto: hasta acá llegaron los 3 candidatos que más nos gustaron. Aquí lo que hacemos es crearles un proyecto a cada uno. Este próximo paso es pago, y requiere un poco  más de trabajo. En general buscamos proyectos que insuman unas 10/20 horas y, dependiendo de la disponibilidad del profesional, damos entre 1 y 2 semanas de plazo para finalizarlos. Es importante pagar la misma tarifa horaria que el profesional cobraría en caso de que lo contratáramos, y que sea un proyecto real, muy relacionado con el puesto. Aquí es donde vamos a evaluar cómo es esa persona trabajando, la prueba más certera de todas.

Siguiendo con el ejemplo del profesional de marketing online, un ejemplo podría ser:

1. Crear una nueva campaña en Facebook para atacar un segmento de usuarios, y conseguir un CPA menor a X (le damos un budget de prueba);

2. Hacer algunos de los tests de certificación que ofrece Workana, como por ejemplo el de inglés, de manejo de Excel, o de Search Engine Marketing (SEM);

3. Bajamos un dump de datos de campaña de Adwords, y le pedimos que analice performance y sugiera optimizaciones.

7. Elegir el candidato: con estos pasos completados, tomamos la decisión. En Workana hemos estado probando y experimentando bastante en este sentido, y la realidad es que este proceso nos está resultando muy efectivo: probamos cómo trabaja el profesional, cómo es a nivel actitudinal, y también su compromiso y ganas de formar parte del equipo.

Sé que a primera vista parece mucho trabajo, pero en una compañía como la nuestra, las personas son realmente nuestro asset más importante. Y reclutar gente talentosa, apasionada, y con muchas ganas de crecer es lo mejor que podemos hacer para tener éxito. Al mismo tiempo, el proceso en sí demora unas 3 semanas, e insume en promedio unas 20 horas de trabajo. Si tomo como base mi experiencia reclutando profesionales con el método más tradicional, no hay dudas de que con este último, el proceso demora muchísimo más tiempo, y los resultados son generalmente peores . . .

Para ir cerrando . . . recuerden que si necesitan contratar un profesional freelance, sólo tienen que contactarnos y con gusto nos haremos cargo de todo el proceso. Ya lo hicimos para varios de nuestros clientes, y nos encanta el desafío 🙂