Gestão de Projetos Colaborativos: conheça os melhores softwares e ferramentas virtuais

Para ser mais produtivo e alcançar a máxima eficiência trabalhando em equipe, é importante contar com um bom software que facilite e otimize a gestão de projetos colaborativos. Na Workana, queremos te ajudar a conhecer as melhores ferramentas virtuais para gerenciar todos os tipos de tarefas e processos.

Trabalhar em projetos colaborativos requer o uso de uma boa plataforma ou ferramenta virtual de gestão. Para propor um exemplo, imaginemos que você quer lançar um aplicativo para o seu negócio. Certamente, será necessário montar uma equipe de profissionais especializados em criação e programação de apps, web design e design gráfico, sistemas de gestão de conteúdos na web (CMS como WordPress, por exemplo), marketing, copywriting, etc.

Após contratar os colaboradores mais adequados, chegará o momento de gerenciar o seu projeto para garantir que tudo saia conforme o planejado e os resultados sejam satisfatórios. Ao invés de acompanhar individualmente o trabalho de cada profissional, você pode utilizar um gerenciador de projetos colaborativos virtual. Esse tipo de ferramenta virtual permite que todos os membros da sua equipe (incluindo você) economizem tempo e sejam mais eficientes.

Atualmente, existem inúmeros softwares de gestão de projetos colaborativos que podem te ajudar. A seguir, apresentamos uma seleção dos 12 melhores para que você possa conhecer suas características e estabelecer seu próprio critério para escolher qual se adapta melhor às particularidades do seu negócio ou da sua empresa. Confira:

12 softwares de gestão de projetos colaborativos para otimizar processos e melhorar a eficiência

#1: Asana

É um dos gerenciadores de projetos colaborativos mais populares da atualidade. Com Asana, podemos fazer a gestão integral de cada projeto, contando com funcionalidades que facilitam o compartilhamento de arquivos e a organização de conversas. A plataforma é ideal para:

Fazer uma lista comum de tarefas a serem feitas
Estabelecer uma barra de progresso de projetos
Trabalhar com o método Getting Things Done (GTD)
Gerenciar conversas internas com o chat que permite salvar e-mails e manter uma comunicação mais direta

Também é possível mudar a visualização em forma de lista para quadros ou em calendário com apenas um clique, assim como dividir o trabalho por projetos de forma organizada. Além disso, Asana conta com gráficos de projetos e permite integrar ferramentas externas como, por exemplo, o Harvest.

#2: Trello

O Trello é outra das ferramentas de gestão de projetos colaborativos mais conhecidas hoje em dia. É ideal para:

Marcar os processos, assim como as tarefas concluídas
Ter uma visão geral do projeto e fazer o acompanhamento da evolução de cada tarefa
Planejar cada passo dos projetos
Ativar notificações por e-mail para cada tarefa concluída
Permite arrastar qualquer tipo de arquivo em quadros, como fotos, textos e até elementos salvos no Google Drive

Uma das melhores características de Trello é oferecer um design intuitivo, que permite atualizar o estado dos projetos e visualizar seu progresso facilmente. Cada projeto se organiza no formato de quadros e todos os usuários podem visualizá-los, adicionar tarefas, designar projetos, marcar tarefas concluídas, fazer anotações, etc.

Com o Trello, você consegue organizar projetos de forma muito mais simples e eficiente para que todos os integrantes da sua equipe trabalhem na mesma sintonia.

#3: Monday

Sua interface é amigável e oferece uma boa experiência ao usuário com um design simples e intuitivo, que torna mais fácil estabelecer uma excelente sequência de trabalho. Entre suas funções, podemos mencionar:

Gestão de recursos e projetos
Controle do tempo
Colaboração
Relatórios

Como usuário de uma conta Monday, você pode carregar e adicionar tarefas, mencionar companheiros de equipe, entre outras coisas. É uma ferramenta personalizável, a qual te permite aplicar a metodologia de trabalho que melhor se adapte à sua equipe e a cada projeto.

Além disso, pode ser integrada com outras ferramentas digitais de gestão de projetos, como por exemplo:

Slack
Google Drive
Gmail
Google Calendar
Jira
GitHub
Trello
Dropbox
Typeform, entre outros

#4: Clarizen

Além das funções normais de um software de gestão de projetos colaborativos, também inclui ferramentas para a administração de portfólios, fluxo de trabalho e recursos. No âmbito empresarial, Clarizen é uma ótima alternativa para automatizar serviços profissionais. Já para empreendimentos focados na prestação de serviços, é ideal para automatizar o fluxo de trabalho, principalmente em projetos que exigem processos repetitivos.

Com as funcionalidades e ferramentas de Clarizen, é possível realizar:

Listas de tarefas
Cronogramas
Documentos e arquivos
Comunicações
Relatórios

Todos os membros da equipe podem se alinhar com um painel de controle para ver como a contribuição de cada um se encaixa em um projeto geral. Neste painel, os colaboradores conseguirão visualizar:

Tempo do projeto
Marcos
Debates/Conversas
Orçamentos
Documentos compartilhados

#5: Celoxis

Com esta ferramenta, é possível fazer cronogramas de projetos com gráficos interativos e incluir toda a equipe de trabalho. Além das funções tradicionais de um software de gerenciamento de projetos, Celoxis também permite:

Informar erros
Ver tarefas pendentes
Administrar tickets
Preencher planilhas de horários
Receber notificações
Enviar atualizações sem fazer login
Iniciar debates e conversas
Fazer comentários
Mencionar membros da equipe
Intercambiar arquivos
Iniciar temporizador para tarefas

Na sua interface, também podemos monitorar o estado de um projeto em tempo real, contando com a ajuda das funcionalidades analíticas da plataforma.

#6: Hive

Este gerenciador disponibiliza visualizações flexíveis de projetos, controle de tempo e análise. Uma de suas funcionalidades mais interessantes é a possibilidade de monitorar os avanços de um projeto com outros membros da equipe.

Hive permite integração completa com e-mail, enviando e recebendo mensagens pelo Outlook e Gmail através do aplicativo. Também oferece um bom design e pode se adaptar a equipes com qualquer número de integrantes.

#7: BaseCamp

Por ser um software baseado na nuvem, se destaca pelo ótimo funcionamento e é ideal para gerenciar projetos colaborativos virtuais. Sua interface é muito simples de usar, o que diminui o tempo de adaptação dos membros da equipe à plataforma.

Com Basecamp, conseguimos distribuir e classificar listas de tarefas para organizar os projetos de forma mais visual e intuitiva. Também e possível estabelecer responsabilidades e objetivos diferentes de acordo com a hierarquia e as funções de cada colaborador dentro de uma equipe.

#8: Workotter

Esta é uma ferramenta simples, completa e muito eficiente, que resulta particularmente interessante para equipes de engenharia, TI e consultoria. Também é fácil de configurar, pois adota uma dinâmica básica de “arrastar e soltar”. Seu funcionamento é satisfatório tanto em celulares como em computadores.

Workotter pode ser sincronizado de forma bidirecional com o MS Project, JIRA e Excel. Todos os membros das equipes podem colaborar através do Outlook, sem precisar fazer login na plataforma. Além disso, os relatórios podem ser enviados por e-mail e exportados em formato Excel, XML, CSV, Word ou PDF.

Workotter também suporta integração com:

Outlook
SharePoint
Dropbox
Salesforce
Teams
Slack
QuickBooks e outras

#9: Backlog

Também está baseado na nuvem e foi desenvolvido principalmente para programadores, desenvolvedores e suas equipes. Entre suas principais funções, podemos mencionar:

Administração de tarefas
Subtarefas
Listas
Campos personalizados
Marcos
Administração de arquivos
Wikis

É ideal para programadores porque funciona como rastreador de erros e sistema de controle de versões. Proporciona repositórios CVN e Git, além de solicitações de extração e combinação. Também conta com uma tela de visualização de diferenças e comentários.

#10: KanbanFlow

Este software é excelente para apoiar a gestão de projetos com equipes remotas. Apesar das distâncias, sua empresa contará com as melhores ferramentas para manter uma comunicação fluida com cada profissional.

KabanFlow facilita a colaboração, atualização e designação de tarefas dentro de projetos, assim como a criação de novos projetos. Tudo isso em tempo real, compartilhado com todos os membros da equipe.

Sua interface é simples e colorida, tornando a experiência do usuário mais intuitiva e amigável. Também permite incluir subtarefas, adicionar arquivos e até acompanhar as estatísticas e o tempo de trabalho.

#11: Paymo

É mais indicado para empresas, agências, pequenos escritórios e particulares. Suas ferramentas compreendem:

Administração de projetos do início ao fim
Faturamento
Gestão e colaboração
Controle de tempo
Planilhas de horários
Contabilidade

Paymo permite atribuir tarefas a multiusuários, quando mais uma pessoa for responsável por executá-las. E nos dá a possibilidade de adicionar arquivos e comentários a cada tarefa.

Além disso, admite o uso compartilhado de arquivos e permite organizá-los em um local central de armazenamento para cada projeto. Também é possível ativar notificações por e-mail para cada nova ação realizada ou tarefa atribuída.

#12: Bitrix 24

Para fechar com chave de ouro, queremos te apresentar Bitrix24, um ambiente completo para gerenciar todas as etapas dos seus projetos colaborativos. Sua interface está constituída como espaço de trabalho único, no qual é possível administrar tarefas e todos os aspectos das operações diárias de uma empresa.

A seguir, resumimos as características mais interessantes deste software de gestão colaborativa:

Permite a colaboração de todos os integrantes da equipe, através de funcionalidades como fluxo de atividades, mensagens, chats, buscas, integração telefônica e até videoconferências
É um excelente CRM, portanto, se você tiver uma equipe de marketing ou de vendas, Bitrix24 facilitará tarefas como prospecções, contatos, negociações, contabilidade, relatórios de vendas, formulários web e automatização de vendas, etc.
Facilita o gerenciamento e acompanhamento de tarefas e subtarefas, assim como a atribuição de responsabilidades,.
É ideal para administrar documentos, pois permite armazenar e distribuir todo tipo de arquivos.
Otimiza a gestão de tempo de trabalho automático, facilitando operações de cálculo e resumo. Também facilita a criação de relatórios de trabalho e de calendários compartilhados.

É um bom gerenciador de projetos colaborativos virtuais, ideal para administrar equipes de trabalho remoto.

Conclusão

Agora, você já está familiarizado com algumas das melhores ferramentas e plataformas para a gestão de projetos colaborativos. Para escolher o que melhor se adapta às suas necessidades, lembre-se de verificar quais são as suas funcionalidades, a capacidade e facilidade que oferecem a sua equipe, sua adaptabilidade em relação aos tipos de projetos que você realiza.

Também vale a pena analisar o tipo de quadros virtuais, as ferramentas interativas, as condições para o fluxo de trabalho estruturado e automatizado. Além disso, você precisa considerar quantas pessoas utilizarão o gerenciador de projetos, constatar se o software é fácil de implementar, se possui armazenamento próprio e se oferece suporte técnico.

Contar com uma ferramentas eficientes para a gestão de projetos colaborativos é a melhor maneira de trabalhar com uma equipe remota e organizar o trabalho com vários colaboradores freelancers.

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