Debo confesar que tengo un problema con los emails. Cada vez que la notificación de Chrome me informa de un nuevo mail, tengo que leerlo. Y la mayoría de las veces, responderlo. Esto, naturalmente, no es para nada saludable.

Para un programador la pérdida de concentración es una amenaza constante a su productividad. Desviar mi atención del código en el que estoy trabajando para respoder un mail o leer párrafos de un mensaje que definitivamente es spam, es algo que no debería suceder más.

Por eso, una vez aceptado el problema y después de consultar muchos artículos e información relacionada con el tema, he decidido afrontarlo implementando una serie de pasos cuantificables:

• Revisaré mi correo en horarios específicos. Los días de semana, sólo revisaré emails a las 8 AM, 10 AM, 12 PM, 2 PM, 4 PM, 6 PM, y 8 PM. Efectivamente, todos múltiplos de dos. Los múltiplos de dos son siempre atractivos ;). Los fines de semana, o los días de semana fuera de ese rango horario, tendré más libertad: podré revisar emails más seguido o no revisarlos y punto.
• Deshabilitar notificaciones. Dado que sólo estaré revisando mi correo en horarios específicos, anularé todos los sistemas (como plugins de Chrome) que me informan de la llegada de emails. ¡No más campanas de distracción!
• Si necesitas algo urgente de mi, llámame. Es lógico que alguien pueda requerir una respuesta más rápida de mi parte. En cuyo caso me podrán contactar por Skype, IRC (así es, sigo usando IRC) o por teléfono. Si bien esto también parece representar un peligro de interrupción, en realidad provoca que quien me quiere contactar de manera urgente se replantee si el asunto realmente no puede esperar dos horas. Y eso juega a mi favor 🙂
• Al revisar emails, procesar todo. Tomé una serie de medidas para asegurarme de revisar todos los mensajes no leídos cuando esté en el horario permitido. Creé filtros en Gmail para auto-eliminar o archivar mensajes que no son de mi interés, y para responder inmediatamente los mensajes que requieren respuesta. Si algún mensaje implica una tarea a realizar, la agrego a mi sistema de tareas. Cada mail procesado que no requiere seguimiento es archivado, o eliminado. La idea es siempre terminar con Inbox Zero al final de cada pasada.
• Filtros para mails urgentes. Hay ciertos emails que requieren de mi inmediata atención y no son enviados por un humano que me puede contactar. Por ejemplo: alertas sobre servers de Workana. Para estos emails creé filtros que envían estos mensajes como una tarea a Asana (estoy enamorado de este gestor), o incluso vía gateway por SMS a mi teléfono celular. Estoy pensando también en algún procesador que me llame a mi teléfono y me lea el mensaje.

Ya llevo dos días con este sistema y me está funcionando de maravillas. Estoy mucho más concentrado en mis tareas y no he perdido ningún tipo de información crítica por haber reducido la periodicidad de lectura de mis emails. De hecho, dado que uso Linux (particularmente el escritorio i3, otra tecnología de la que estoy enamorado) tengo escondido mi correo en un escritorio virtual al que sólo accedo cuando el horario lo permite.

En unas semanas les cuento mis conclusiones luego de varios días de aplicar esta nueva metodología.

Mientras tanto, ¿qué haces tú para ganarle la batalla al email?