¿Cómo planificar, organizar y gestionar los recursos necesarios para concretar determinada tarea? Ése es el desafío de todo Project Manager. Una buena idea sería utilizar un programa de Project Management: cualquiera de los más conocidos en el mercado facilitan muchísimo el proceso de administrar tiempos y ordenar prioridades, a medida que el proyecto avanza. Además ayudan a aumentar la productividad de los miembros y del equipo en sí. Pero más allá de las herramientas técnicas, ¿qué habilidades específicas debería tener un Project Manager?

Administración del tiempo

La habilidad que tenga el PM para gestionar su propio tiempo y el de sus colaboradores será vital. Pero además es fundamental que sepa asignar los tiempos a cada etapa del plan, revisar prioridades y delegar aquellas tareas que no sean indispensables para el éxito del proyecto.

Administración del presupuesto

Independientemente que el área de finanzas pueda llevar el control general de los números de la compañía, el Project Manager debe ser consciente de sus recursos, con cuánto dinero cuenta para llevar a cabo el proyecto, saber administrarlo y controlarlo a medida que se avanza, ya que deberá rendir cuentas a futuro sobre la utilización de esos recursos. Para poder tener una idea más acertada de los ahorros o gastos extras deberá monitorear cómo van variando los costos reales de los estimados en un principio.

Comunicación

Ya hemos hecho referencia a este punto en posts anteriores. Si es esencial que cualquier gerente tenga habilidades de comunicación, mucho más un PM. Su desafío es aún mayor: tratar con colaboradores diversos que aunarán esfuerzos para lograr el objetivo común. Es importante entonces que el PM organice un criterio, que sepa transmitirlo y que trabaje sinérgicamente con todo el equipo para lograr los objetivos. Sus habilidades de comunicación deberá aplicarlas en todas las fases del proyecto: tendrá que ser un buen líder y comunicador al intercambiar ideas, al procurar feedback, al buscar soluciones, al realizar ajustes al plan, y en el resto de las instancias del proyecto. Por otro lado, el PM debe dejar en claro con sus colaboradores cuáles son las responsabilidades de cada uno, qué se espera de ellos y cuál es su aporte al equipo.

Trabajo en equipo

El PM, además de ser un buen líder, debe motivar al equipo y hacerlo partícipe del proyecto. Los miembros del equipo deben sentir que son parte, y el PM debe animarlos a presentar sus ideas. Además, debe tener la habilidad de delegar responsabilidades (ésta es una de las claves del liderazgo). Al mismo tiempo, cada miembro del equipo debe ser responsable por esas tareas y reportar avances en forma regular.

Coordinación

Organizar el trabajo del equipo y las etapas del proyecto no es tarea sencilla. La coordinación es lo que hará posible que se cumpla en tiempo, forma y en base al presupuesto. El desafío del Project Manager pasa justamente por coordinar diversas tareas en simultáneo. Será entonces fundamental que el PM revise periódicamente con su equipo el plan macro, los avances diarios y los posibles desvíos que pudieran presentarse. El manejo del riesgo es otra habilidad clave que deberá poseer el PM, esto es, la habilidad para atenuar los riesgos que pudieran suscitarse en el transcurso del tiempo.

Flexibilidad

Al gestionar un proyecto es probable que, al avanzar, surjan divergencias entre lo planeado y los resultados efectivos (desvíos en los plazos, bajas en el equipo, etc.). Esto no debe ser motivo de frustración. El PM debe poder ser lo suficientemente flexible para adaptarse a estas circunstancias: en vez de preocuparse por buscar “culpables” o analizar qué podría haberse hecho de otra manera, es preferible que se focalice en solucionar el problema o desvío y que realice los ajustes necesarios. Para ello será clave sostener reuniones periódicas con el equipo para ir viendo avances y eventualmente corregir el rumbo.

Siempre será fundamental que el PM tenga bien en claro el rumbo, hacia dónde se va. Debe trazar el plan general y conocerlo a la perfección, en cada una de sus etapas.  Una clave para el éxito del proyecto será formar un excelente equipo con profesionales hábiles y experimentados: para eso existe Workana, que te ayuda a encontrar el mejor talento remoto de Latinoamérica 🙂 

Por: Jesica Mraz