Tal como comentábamos en la nota Claves para brindar un servicio profesional, cumplir con los plazos de entrega que acordamos con los clientes es un punto muy importante para tener una vida de trabajo freelance sustentable.

Algunas ideas que ayudan a estar al día:

1) Definir y comunicar una fecha de entrega

Primero y principal, para poder cumplir con una fecha de entrega es necesario que esté definida y acordada con el cliente. Si lo dejamos vagamente en «esto estará listo en una semanas» podría suceder que cada uno lo interpreta a su manera, pudiendo ocasionar algún conflicto en el futuro. Al comunicar una fecha exacta, como por ejemplo «tendré esto terminado el 15 de este mes», es muy fácil después medir si se cumplió o no.

2) Asumir compromisos realizables

Este punto está muy ligado al anterior. Más allá de comunicar una fecha de entrega, es importante tener la certeza de que podemos cumplir con ella. De lo contrario, el proyecto estará mal encarado desde el comienzo. A veces asumir compromisos realizables implica decirle al cliente, ya desde el comienzo o incluso antes de aceptar el proyecto, que el plazo en el que estará listo será más largo que lo que él o ella plantea. Es mejor aclarar esto de entrada y conversarlo antes que decir ciegamente «sí, puedo lograrlo» y luego dar una mala imagen porque la fecha llega y no hay nada listo.

3) Ir paso a paso

Esto es crucial en proyectos grandes, pero aplica también para proyectos o tareas más cortas. Básicamente la idea de este punto es ser capaz de fragmentar un proyecto en varias tareas sabiendo que cumpliendo con esas tareas una a una eventualmente habremos terminado con todo el proyecto. De esta forma evitaremos vernos desbordados o frustrados porque debemos resolver algo enorme y no nos alcanza el tiempo: ir cumpliendo de a poco con cada parte ayuda a terminar más fácilmente.

4) Priorizar el trabajo

Ya sea trabajando freelance o no, hay tareas que deben cumplirse antes que otras. A veces dejamos para el final lo que menos nos entretiene, pero hay que ser cuidadosos con que esto no implique dejar para último momento algo vital que podría hacer que se redefina todo lo demás. Algo que puede ser de ayuda es pensar en una balanza imaginaria en la que cada lado representa una tarea. Luego a cada una le agregaremos cosas como qué tan cerca está de la fecha de entrega, cuánto influye en tareas posteriores, cómo es el cliente (no es lo mismo uno muy ansioso o en situación de urgencia que uno que puede esperar) y así podremos darle más prioridad a la tarea que más peso tiene y resolverla antes que la otra.

5) Utilizar recordatorios y listas de tareas

Tal como cuando repasábamos los Consejos para organizar tu propio tiempo, es importante poner la tecnología a nuestro servicio. Utilizar recordatorios de calendario (hoy día cualquier servicio de email incluye también un calendario) o de celular es una gran forma de asegurarnos que olvidaremos cierta fecha de entrega. Si además combinamos el calendario con un checklist, tendremos mucho control sobre lo que ya hay hecho y cuánto más nos falta hacer para completar con el proyecto.

——

¿Es común que no puedas cumplir con fechas de entrega?