Se você é um empresário, com certeza já se perguntou como você pode maximizar o seu tempo para se dedicar às suas prioridades de negócio e deixar de lado as tarefas mais demoradas e, talvez, mais operacionais.
Por uma questão lógica de funcionamento do negócio, essas tarefas não podem ser ignoradas. Para resolver esta situação, achamos muito interessantes as sugestões feitas por Liam Martin – co-fundador da Time Doctor – durante o curso de Outsourcing oferecido no site Mixergy. Apresentamos a seguir um resumo das ideias mais relevantes, para você aplicar a seu negócio e terceirizar as atividades que puder 😉 Depois, conte com a Workana para encontrar os talentos de que você precisa.
1 – Identifique aquelas tarefas que consomem mais tempo e não precisam de relatórios frequentes.
Faça uma lista de três tarefas mais “exigentes” e operacionais. Um exemplo disso pode ser, como proposto por Liam, gerenciar e-mails, tarefas de SEO ou o atendimento ao cliente.
2 – Crie um tutorial para que seus funcionários saibam como executar essas tarefas.
Tente fazer com que o tutorial seja detalhado e intuitivo e, acima de tudo, que cumpra com seu papel: o de capacitar. Para isso, Liam sugere testar três vezes, com as próprias instruções, para se certificar de que o material abrange todas as etapas e considerações necessárias para executar a tarefa. Liam, por exemplo, inclui em suas instruções por que a tarefa em si é importante, um link para o vídeo sobre como concluir a tarefa e um passo a passo bem detalhado. Ele mesmo faz os três testes apenas, com base em suas próprias instruções, e compartilha o material com seus parceiros.
3 – Pergunte à sua equipe quais são as três coisas que não estão claras nas instruções.
Por você estar muito familiarizado com a tarefa em si, é provável que você não tenha fornecido tantos detalhes que, para eles, seriam importantes de acrescentar. Por isso, é essencial que você obtenha feedback.
4 – Compartilhe toda a documentação através de uma aplicação online.
Dessa forma, você permite que a equipe acesse o material de forma rápida e a qualquer momento, caso precisem saber como executar uma tarefa ou rever parte do processo. Exemplos destas ferramentas pode ser Kajabi, Dropbox, Google Docs ou Evernote, entre outros.
5 – Busque contratar pessoas capacitadas para executar a tarefa e se comprometer a longo prazo.
Não é rentável contratar pessoas que possam oferecer uma taxa mais baixa, mas que não tragam os melhores resultados. Para construir sua equipe de terceirizados, aposte a longo prazo e em bons profissionais.
6 – Ao anunciar uma vaga, restrinja sua lista de exigências a duas ou três.
Isso evita privar muitos candidatos de se candidatar à vaga, caso não se encaixem 100% em seus requisitos. Ao mesmo tempo, você pode abrir novos projetos se sentir que sua lista original ficou muito restrita (trabalhe com buscas paralelas de talentos).
7 – Selecione os três principais candidatos e teste suas habilidades.
Isso evita a contratação de pessoas erradas e já estará descartando 90% dos candidatos. O importante é que você possa analisar como eles são capazes de realizar essa tarefa e como eles interagem com você.
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Fonte: Cheat Sheet: How to outsource everything
