Gerenciar tempo é uma das principais qualidades do bom empreendedor.
Os melhores profissionais e os mais populares CEOs ao redor do mundo possuem essa característica em comum: sabem como administrar seus dias, fazendo todos os projetos caberem na agenda de forma adequada; afinal, tempo é dinheiro.
Mas vamos concordar que em várias situações desejamos que o dia tenha mais do que 24 horas. Às vezes, começamos o dia com uma enorme lista de coisas para fazer e depois percebemos no final do dia não fazemos sequer a metade!
É difícil atender às suas expectativas e gerenciar o tempo como um “ninja”. Todos tentam administrar seus compromissos; mas se você é um empreendedor e deseja que seu negócio encontre o sucesso, sabe que isso é uma necessidade.
Mas os empresários bem sucedidos não têm poderes especiais, é claro. Eles apenas aprenderam como otimizar seus horários com técnicas de gerenciamento de tempo eficazes e alguns truques na manga. E uma vez que você aprende a fazer isso, descobre que pode render muito mais. Confira a seguir 7 dicas infalíveis para aumentar sua produtividade e gerenciar seu tempo:
#1 Organize tudo
Vamos começar com o básico. Você não pode fazer as coisas se não tem ideia do que fazer em primeiro lugar. Comece, passo a passo, e liste todas as coisas que precisa fazer no dia ou naquela semana.
Um bom planner ou uma lista simples e direta com as coisas mais importantes no topo e as de menor importância na parte inferior funcionam muito bem para manter as coisas simples e organizadas.
#2 Matriz de prioridade
Use uma matriz prioritária para descobrir o que é importante. A técnica, também conhecida como “Método Eisenhower” (porque Dwight Eisenhower costumava usá-lo enquanto era presidente dos Estados Unidos) veio como uma solução simples para o problema do gerenciamento de tempo.
A ideia é simples: você usa a matriz abaixo para descobrir as prioridades do dia e realizar tudo com base no nível de urgência e importância de cada tarefa. Para evitar ficar “atolado”, você começa com o trabalho menos urgente, mas crucialmente importante (1). Depois você pode enfrentar as tarefas urgentes e importantes (2) e, finalmente, enfrentar o quadrante 3 e 4 em sequência mais tarde.
Isso significa que você vai concentrar a maior parte da sua energia no que é importante a longo prazo e, em seguida, fará o resto.
#3 Faça as coisas mais importantes primeiro
Já deve ser óbvio agora, mas aqui está novamente: Faça as coisas mais importantes primeiro e, em seguida, avance para o resto.
Como empreendedor, aprenda a delegar funções. As tarefas menores devem ser feitas por outra pessoa, para que você possa focar no que realmente importa para seu trabalho.
#4 Seja pontual, sempre
Simples: nenhum planejamento funcionará se você não for pontual.
Você deve não apenas definir prazos, como também cumpri-los à risca. Só assim todo o planejamento fará sentido. Se você tem prazos para uma tarefa, trabalhe nela até que termine.
Muitas pessoas acham que deadlines são motivadores, mas há também aqueles que pioram quando têm um limite de tempo. Descubra como você trabalha melhor e salte para a próxima técnica de gerenciamento de tempo para ajudá-lo a permanecer em dia com o relógio.
#5 O famoso Pomodoro
Esse plano de ação é super simples e incrivelmente eficaz na hora de gerenciar tempo. A Técnica Pomodoro basicamente envolve dividir seu dia de trabalho em pequenos pedaços de 25 minutos.
Funciona assim: você trabalha por 25 minutos e então faz uma pausa de 5 minutos, antes de repetir novamente. Após quatro períodos de 25 minutos com pausas, você tem direito a 15 minutos de descanso.
A técnica é muito conhecida e utilizada por profissionais que trabalham home office e também por empreendedores que precisam se organizar diariamente. Foi criada pelo italiano Francesco Cirillo na década de 80 e ganhou esse nome simpático porque Cirillo utilizava os famosos cronômetros em formato de tomate (“pomodoro”) para contar os blocos de 25 minutos.
Funciona porque permite que você tenha uma quantidade fixa de tempo com ultra foco. O fato de você estar olhando para um cronômetro até o próximo intervalo é realmente poderoso. Além disso, você obtém mais intervalos do que o habitual e faz o seu trabalho no tempo certo. E a melhor parte é que hoje em dia você encontra o cronômetro Pomodoro em apps para celular e desktop.
#6 Trabalhe com o inesperado
É preciso lembrar que, no dia a dia, imprevistos acontecem. E além disso, é normal que coisas urgentes surjam porque determinado serviço ou situação saíram dos planos. É por isso que você precisa deixar uma pequena “folga” para o inesperado, fazendo pequenos espaços em sua agenda para o que você não pode prever.
Como assim? Seja flexível e tenha um plano para evitar uma interrupção inesperada. Isso significa fazer as coisas antes do necessário. Comece antes e planeje terminar com alguns dias para economizar o prazo.
#7 Equipe produtiva
Se você acabou de iniciar um novo negócio, preste atenção ao quão produtiva é a sua equipe. A melhor maneira de obter mais produtividade de uma pequena equipe é contratar com cuidado e selecionar os melhores para se juntar ao seu projeto.
Na plataforma da Workana você encontra diversos profissionais na América Latina, especialistas em várias áreas de atuação. Ao contratar freelancers você economiza tempo e ganha em produtividade, já que estará contando com pessoas que são especialistas naquele nicho de trabalho. Publique seu projeto na Workana e contrate o profissional ideal para o seu projeto!
Como empresário, gerenciar o tempo pode ser realmente frustrante na experiência de executar seu negócio. Mas lembre-se que esse é um problema com o qual você pode lidar, contanto que tenha as ferramentas, disciplina e as habilidades de uma equipe produtiva de verdade.
