O risco de perder tempo e energia com as reuniões de trabalho não é algo exclusivo de quem trabalha em um escritório. Em geral, se você faz parte de uma equipe de coworking ou trabalha com freelancers, é muito provável que você e seus colaboradores sofram pela falta de motivação em reuniões de equipe.

A falta de comprometimento para comparecer reuniões é um mal cujo sintoma é a absoluta desmotivação da equipe dez minutos antes de começar a reunião, a perda completa do foco (qual é objetivo da reunião?) e o mais temível de todos: gastar uma hora do seu tempo para não chegar a uma conclusão prática e tangível.

Muitas empresas estão começando a consolidar equipes de trabalho remotas cada vez mais estáveis ​​na Workana e é por isso que reuniões remotas são cada vez mais constantes nas organizações  e, geralmente, também são necessárias em projetos específicos por onde há um contrato fixo de trabalho. É por isso que é tão importante aprender a identificar e evitar tudo o que diminui a eficácia do grupo.

As reuniões têm a finalidade de definir e acelerar as estratégias que nos permitem atingir um objetivo. No entanto, se os seus encontros não estão sendo justificados é hora de pensar seriamente como poderia transformá-los em catalisadores de eficiência no trabalho, especialmente se você trabalha com freelancers remotos.

Como aproveitar a tecnologia para otimizar as reuniões com freelancers?

Os aplicativos de videochamadas, como o Skype e o Google Hangouts, permitem organizar reuniões remotas de forma fácil e imediata. Mas, a Workana também tem uma alternativa de videoconferência para se comunicar de forma eficaz com seus freelancers e, além disso, ao usá-la você conta com o respaldo e segurança da plataforma em todos os momentos. Essa ferramenta está disponível para os freelancers mais qualificados.

Agora vamos ver algumas estratégias adicionais que te ajudarão a tornar suas reuniões muito mais curtas, agradáveis e eficientes em todos os aspectos.

1. Use recursos compartilhados

Você ainda chega nas reuniões com papel e caneta na mão para fazer anotações? Talvez isso tenha funcionado nas reuniões de trabalho do século passado, porque não haviam ferramentas melhores disponíveis, mas continuar fazendo isso em um momento em que todos os integrantes têm um Smartphone é, francamente, um atentado contra a praticidade e também contra o meio ambiente.

Com um laptop ou um Smartphone, você pode fazer todas as anotações necessárias e compartilhá-las simultaneamente com sua equipe. Existem aplicativos muito bons como, por exemplo, o Asana. Ideal para que várias pessoas que estão trabalhando remotamente no mesmo projeto, consigam dividir e assumir o controle das tarefas:

Já o Trello foi pensado para gerenciar projetos de trabalho por etapas e listas de verificação compartilhadas:

Mas se você ainda não chegou nesse nível, uma planilha compartilhada no Google Drive ou no Evernote será mais que o suficiente para garantir que todos tenham acesso às soluções definidas durante a reunião. Considere que o Evernote tem a vantagem de ter um plano gratuito para que você possa explorá-lo e, logo depois, você poderá migrar para seus planos pagos ou mesmo para o Evernote Business, que é uma excelente ferramenta para gerenciar projetos criativos e multidisciplinares.

Todas essas ferramentas contam com uma versão para dispositivos móveis, portanto, certifique-se de que todos os membros da sua equipe tenham feito o download dos aplicativos necessários em seus telefones para que não haja desculpas ou pretextos.

2. Antecipe o motivo da reunião e as informações necessárias

Eu me lembro que quando entrei na universidade, logo no início do semestre, os professores nos disseram claramente que as aulas eram somente para tirar dúvidas sobre um determinado tópico que já havíamos investigado antes e não para explicá-lo do zero. Com as reuniões de trabalho deveria acontecer exatamente o mesmo.

Ao agendar uma reunião, use um calendário com notificações compartilhadas, como por exemplo o Gmail. Não se esqueça de explicar de forma clara o motivo da reunião ou anexar todas as informações ou documentos relevantes. Dessa forma, você não perde tempo tendo que explicar por que os chamou ali, a equipe chegará com suas perguntas já preparadas e terão tido tempo hábil para pensar em soluções, propostas e idéias complementares.

3. Promova o fluxo de ideias, mas sem interromper

Mesmo no cenário ideal de que todos os participantes sejam super focados e motivados, o fluxo de ideias e opiniões emergentes pode se tornar caótico e prolongar desnecessariamente as reuniões. Para resolvê-lo, existem aplicativos como o GoWall, que permite que seus colaboradores participem com anotações online sem interromper o discurso principal.

À medida que os conceitos são divulgados, os participantes podem adicionar suas próprias notas em um bloco de ideias compartilhado em tempo real e que todos os outros podem ver. Como resultado, o nível de comprometimento da equipe aumenta, os comentários e tudo o que foi dito é documentado. Depois é só exportar as informações para que a pessoa responsável possa analisá-las mais tarde, sem a necessidade de prolongar a reunião. Funciona de forma espetacular para reuniões com equipes remotas.

Na Workana, queremos que a sua experiência de trabalho com colaboradores independentes e remotos seja fluida, transparente e eficiente em todos os aspectos, para que você possa aproveitar todas as vantagens desse processo. Além de permitir que você contrate os melhores freelancers, colocamos à sua disposição ferramentas e dicas para aumentar constantemente sua produtividade e a de toda a sua equipe.