Quando a pandemia chegou e nos pegou em cheio, 77% dos líderes de equipes em empresas nunca tinham gerenciado uma equipe à distância. E menos de 20% possuía alguma estratégia prévia de trabalho remoto com ferramentas de implementação e gestão eficazes.

Não faz muito tempo que os benefícios do trabalho remoto ainda eram alvo de discussões, mas, hoje, o discurso mudou radicalmente. De fato, 55% dos líderes empresariais já não estão preocupados com os possíveis impactos negativos do trabalho remoto. Seus esforços estão focados em traçar estratégias para adotar o home office sem prejudicar a produtividade, assim como formas inovadoras de criar equipes remotas de alto desempenho. 

De acordo com o Relatório do Trabalho Remoto da Terminal, uma plataforma de trabalho colaborativo para equipes de engenharia, 50% das organizações estão pensando em ter mais profissionais trabalhando remotamente nos próximos anos. E algumas grandes empresas internacionais já migraram para um esquema 100% remoto, como Twitter, Mastercard e Slack. 

Porém, para aproveitar todos os benefícios do trabalho remoto, é preciso escolher corretamente ferramentas especializadas para estruturar e gerenciar equipes à distância. E é exatamente sobre isto que falaremos neste artigo! 

Como escolher ferramentas digitais para trabalho remoto? Dimensões cruciais para a gestão de equipes à distância 

Não existem duas empresas com necessidades idênticas, mas, em termos gerais, podemos identificar 8 dimensões críticas na gestão estratégica do trabalho remoto. Quando conseguimos definir com clareza nossas necessidades particulares em cada uma delas, fica muito mais fácil escolher as ferramentas para trabalho remoto mais adequadas. 

1.- Planejamento, organização e fluxo de tarefas

Esta dimensão está relacionada, principalmente, à produtividade e ao fluxo de trabalho contínuo (sem interrupções), e se refere, em termos gerais, à capacidade de definir claramente quem vai fazer o quê (o/a responsável de cada tarefa), quais são os prazos de entrega, as etapas de cada projeto, em que etapa cada colaborador se encontra, etc.

Ferramentas de gestão de projetos para trabalho remoto

Nesta categoria, encontramos as já famosas plataformas na nuvem, como Asana, Trello, Monday, Basecamp, etc. Cada uma oferece certas vantagens específicas, mas a maioria baseia seu funcionamento no princípio da “calendarização” visual e linhas do tempo. 

Muitas empresas que já trabalhavam com CRM’s ou ERP’s na nuvem optam por integrar funcionalidades de gerenciamento de projetos a estes softwares operacionais com os quais já estão familiarizadas. Porém, esta escolha implica uma demanda significativa de tempo e investimentos para desenvolver API’s e tecnologia sob medida.

2.- Comunicação

A dimensão da comunicação se relaciona principalmente com a clareza dos objetivos comuns, podendo ser definida como a disponibilidade e a rapidez dos canais utilizados para compartilhar e expressar ideias complexas que nos permitem planejar, criar e trabalhar em equipe.

Ferramentas de comunicação para equipes de trabalho remoto

Além das plataformas de videoconferências e chats que todos conhecemos (Zoom, Google Meet, Slack, etc), vale a pena considerar outras ferramentas de comunicação mais orientadas à criatividade. Confira alguns exemplos:

• Mindmeister: pensada para criar mapas mentais que nos ajudam a comunicar processos complexos de maneira mais eficaz. 
• Loom: permite gravar vídeos explicativos curtos, que são ótimos para fazer mini treinamentos/capacitações para seus colaboradores sobre o uso de novas ferramentas e funcionalidades digitais.
• Miro: é uma ferramenta criativa gratuita que se assemelha a um quadro-negro ou uma lousa, nos quais podemos fazer mapas mentais, colagens de ideias, mood boards, fluxos de trabalho, etc. Um poderoso aliado para as equipes de design e marketing!
• Confluence: é uma ferramenta de gestão de projetos que oferece recursos de comunicação bem interessantes, porque seu design foi pensado para desconstruir os “silos organizacionais”, permitindo condensar as informações em um só lugar e facilitando que todos os colaboradores entendam a sinergia entre os objetivos individuais e coletivos. 
• Evernote: a versão enterprise também funciona como um gestor de projetos, mas se destaca pela criação de documentos colaborativos, nos quais podemos incluir imagens, desenhos, textos, vídeos, fragmentos de páginas da Internet, tabelas dinâmicas e até áudios. Uma excelente aposta para enriquecer e comunicar ideias criativas em fase de desenvolvimento. 

3.- Disponibilidade da informação

Há mais de uma década, os servidores de armazenamento em nuvem apareceram como uma boa solução para a necessidade de manter as informações seguras e disponíveis a qualquer momento (24 horas por dia, 7 dias por semana) em qualquer dispositivo. 

Porém, a dimensão da disponibilidade da informação também depende de que os colaboradores saibam como acessá-la, da existência de métodos padronizados de armazenamento e busca de arquivos, e de autorizações para os usuários que estabeleçam a quais informações um colaborador pode (ou não) ter acesso. 

Ferramentas de armazenamento de arquivos para equipes remotas

A partir daqui, as diferenças entre as ferramentas de uma dimensão e de outra vão se tornando cada vez mais sutis. E isso acontece porque muitas ferramentas desenvolvidas para gerenciar projetos incorporam espaços de armazenamento; da mesma forma que muitas ferramentas de armazenamento incluem funcionalidades de comunicação, principalmente para os processos de criação e edição de documentos em tempo real.  

Podemos mencionar alguns exemplos bem famosos, como Google Workspace, Dropbox e One Drive. Mas também vale a pena conferir o WeTransfer, que não é uma ferramenta de armazenamento propriamente dita, mas permite enviar e receber arquivos muito “pesados”, que não podem ser enviados por e-mail ou que ocupariam muito espaço na nuvem.

4.- Gestão do tempo

Esta dimensão está diretamente relacionada com a eficiência, ou seja, com nossa rapidez e eficácia na hora de fazer as atividades pelas quais ficamos responsáveis, os horários nos quais as realizamos, se procrastinamos ou não, se nosso trabalho flui com o dos outros colaboradores sem atrasá-los, etc. 

As ferramentas de gestão de projetos estabelecem prazos (deadlines) e registram quando as tarefas são criadas e  concluídas. Só que a maioria não registra como ou no que estamos investindo nosso tempo em cada momento da jornada de trabalho. A boa notícia é que, para cumprir com este propósito, foram desenvolvidos softwares de monitoramento remoto ou rastreadores de tempo (time trackers), cuja popularidade no mercado disparou durante a pandemia.

Ferramentas para controle de teletrabalho e gestão do tempo

Em torno de 34% das equipes remotas usam algum tipo de software para medir a produtividade remota. Geralmente, são painéis/dashboards na nuvem que, com a instalação de um rastreador (tracker), coletam informações em tempo real de diferentes computadores ou dispositivos. 

O preço, o nível de personalização do que é medido e a capacidade de analisar os padrões de produtividade de cada um variam bastante. Por isso, vale a pena revisar as diferentes opções antes de escolher aquela que melhor se adapta às necessidades da sua equipe, inclusive a de manter certo grau de privacidade e minimizar o risco de esgotamento (burnout).

Algumas opções populares no mercado e com mais recursos de personalização são: Teramind, Rescue time teams, Activtrak e DeskTime. 

5.- Management e motivação

Esta dimensão está associada ao clima organizacional e ao bem-estar dos funcionários, mas, infelizmente, continua sendo uma das menos levadas em consideração. Enquanto 63% das empresas que possuem um plano de trabalho remoto abordam a questão da produtividade como uma prioridade, poucas dão a mesma importância aos riscos associados ao esgotamento (21%) ou à solidão (32%).

Ferramentas motivacionais para equipes de trabalho remoto

Como vimos, existem muitas opções de softwares para gerenciar projetos, armazenar informações e monitorar a produtividade, os quais podem gerar um impacto positivo nesta dimensão (cada um à sua maneira). Porém, a oferta de ferramentas concebidas especificamente para melhorar a motivação e o ambiente de trabalho ainda é consideravelmente menor.

Nesta categoria, podemos incluir apps de fidelidade e de incentivos ou benefícios para os colaboradores. Um bom exemplo é a GOintegro, plataforma baseada no reconhecimento colaborativo que atribui pontos aos colaboradores, de acordo com seu desempenho, que podem ser trocados por prêmios personalizáveis. Além disso, possui recursos analíticos que permitem “identificar talentos, líderes e oportunidades”.

6.- Gestão do talento 

A gestão e a atração de talentos conformam uma das dimensões mais importantes em qualquer empresa e estão intimamente relacionadas com equipes de trabalho mais eficientes, inovadoras e produtivas. O “detalhe” é que encontrar e reter talentos sempre foi um dos aspectos mais problemáticos para as empresas, principalmente agora que muitos processos de seleção e contratação devem ser feitos de maneira 100% remota.

De acordo com a Terminal, uma em cada cinco empresas não possui qualquer estratégia para incorporar novos colaboradores em um ambiente remoto. E o mais preocupante é que quase a metade continua se limitando a candidatos geograficamente próximos aos seus escritórios físicos e 43% nunca contratou nenhum colaborador sem conhecê-lo pessoalmente, o que limita drasticamente o pool de talentos ao que podem ter acesso. 

Então, a gestão de talentos em um contexto remoto se apresenta como um território praticamente desconhecido. E isto acontece – entre outras coisas – porque o surgimento do trabalho remoto não coincidiu com o aumento das contratações. Muito pelo contrário, já que boa parte das empresas tentou cortar o máximo de despesas possíveis.  

Porém, agora que as coisas estão começando a se estabilizar, muitas organizações procuram novos esquemas de trabalho e de contratação que se adaptem a esta realidade emergente e às novas expectativas dos profissionais.

Atualmente, 42% dos líderes de engenharia planejam investir em novas tecnologias, como a inteligência artificial, para encontrar candidatos remotos, e 63% dos líderes de startups e novas PMEs consideram que a migração para o trabalho remoto em grandes corporações vai dificultar ainda mais a captação e a retenção do talento. 

Ferramentas de gestão de talentos para equipes de trabalho remoto: Workana Empresas

Hoje em dia, existem pouquíssimas ferramentas de recrutamento desenvolvidas especialmente para formar equipes remotas, híbridas ou à medida para projetos específicos, de forma rápida e flexível (principalmente na América Latina). 

Workana Empresas é uma solução nesta dimensão da gestão de talentos independentes, confiáveis e com habilidades comprovadas para equipes de trabalho remoto nas áreas de TI, marketing, design, finanças e muito mais.

O assessoramento personalizado de um especialista em vinculação de contas empresariais e talento independente possibilita identificar perfis com habilidades, competências e experiências sob medida, para alcançar objetivos estratégicos, encontrar profissionais disponíveis em tempo recorde, criar equipes com vários colaboradores remotos, garantir a fluidez do trabalho e simplificar a gestão administrativa com uma única fatura e no mesmo lugar. 

Workana Empresas já conta com casos de sucesso de empresas que potencializaram suas equipes apostando no talento 100% remoto, como Uber, Tiendanube, Sirena e Chiper, entre outras.

7.- Capacitação e onboarding

Embora seja uma das mais subvalorizadas (e até subestimada), esta dimensão tem uma influência direta na aceleração das curvas de aprendizagem, no comprometimento e na identificação dos colaboradores com a organização. 44% das empresas não possuem processos de onboarding de novos colaboradores devidamente adaptados ao contexto remoto, e um em cada três líderes admite que os programas de capacitação de funcionários foram afetados pela migração ao teletrabalho. 

Ferramentas de integração e capacitação para equipes remotas

Tal como acontece com a dimensão de gestão e motivação, nesta categoria, não encontramos uma oferta abundante de ferramentas digitais de trabalho concebidas especificamente para proporcionar experiências de onboarding empresarial e capacitações individuais ou particulares. 

Geralmente, as organizações utilizam apresentações ou vídeos institucionais para dar as boas-vindas aos novos colaboradores e, no melhor dos casos, plataformas do tipo Moodle para criar cursos ou treinamentos.

No entanto, estão surgindo alternativas especializadas, como a Gestionet, plataforma desenvolvida para criar experiências positivas e gamificadas 100% digitais para novas contratações, transmitindo a cultura e os valores da empresa e fomentando um sentimento de pertencimento ao mesmo tempo em que capacita o novo colaborador. 

8.- Segurança

Por último, mas não menos importante, temos a dimensão da segurança, que está relacionada à proteção da informação contra possíveis perdas e usos indevidos. Normalmente, o trabalho remoto gerencia todas as informações e boa parte das operações na nuvem, podendo se tornar mais vulnerável a riscos relacionados às modalidades online de fraude e roubo de dados.

Ferramentas de segurança digital para equipes de trabalho remoto

Infelizmente, também encontramos poucas ferramentas de cibersegurança específicas para equipes remotas, pois, geralmente, os softwares de armazenamento de informações em nuvem, servidores, ERPs ou CRMs e rastreadores de tempo possuem seus próprios “cadeados”.

Porém, podemos contar com serviços de “hacking ético”, como os oferecidos por empresas como Secmentis, iDric e Protiviti, que realizam testes ou simulações de sistemas de hacking capazes de prever o quão vulneráveis estamos a ataques reais e quais travas ou proteções adicionais precisamos implementar para evitá-los. 

Às vezes, gerenciar tantas senhas para tantos sistemas pode se tornar um pouco complicado e até arriscado, principalmente quando usamos vários dispositivos para acessar as informações. Lastpass é um gerenciador de senhas desenvolvido para armazena re criptografar informações sensíveis ou confidenciais e disponibilizá-las ao usuário de forma fácil e, acima de tudo, segura. Além disso, possui uma funcionalidade de alerta contra tentativas de hacking.

Como sua estratégia de trabalho remoto está se saindo nessas oito dimensões? 

Em quais delas você já está colocando ênfase suficiente e quais precisam ser reforçadas?

Na Workana Empresas, queremos impulsionar o seu crescimento com equipes remotas de talento independente. É por isso que oferecemos assessoramento 100% personalizado para que você construa seu dream team de forma flexível, acessível e com garantia de qualidade. 

Já é hora de dar o pontapé inicial nesse projeto que fará a diferença no seu segmento. Agende sua entrevista agora e permita que nossos especialistas montem a melhor equipe de talento independente para atingir seus objetivos estratégicos.