As equipes de trabalho virtuais não são só uma moda passageira. Essa modalidade de trabalho é o futuro, tanto em grandes empresas multinacionais, como em pequenos empreendimentos e PMEs.

A quebra deste paradigma já é uma realidade em muitos países de primeiro mundo, como nos Estados Unidos, onde mais de 10% dos funcionários trabalham remotamente, em suas casas de maneira formal  (National Bureau of Economic Research).

Para os países da América Latina, esta ainda é uma fase de transição e aceitação deste novo modelo de trabalho a distância. Porém, o trabalho freelancer está ganhando cada vez mais terreno.

Estima-se que, em países como a Colômbia, onde a taxa de trabalhadores remotos aumentou em 238% nos últimos quatro anos. No gráfico abaixo, observamos como os clientes da Workana já aumentaram drasticamente sua taxa de contratação freelancer, desde 2013 até o presente momento.

O trabalho remoto é uma ferramenta que permite que as companhias mantenham-se competitivas em um mundo totalmente globalizado, gerando oportunidades. Infelizmente, algumas empresas escolhem estar presas a esquemas tradicionais que são menos eficientes, mas que já são conhecidos. Ao invés de enfrentar e superar os desafios de dinâmicas de trabalhos inovadoras e flexíveis.

Essa dificuldade em quebrar barreiras frente ao trabalho remoto é tão grande que instituições importantes como a Universidade de Harvard, Stanford e Management Research, para mencionar apenas algumas, estão começando a pesquisar e difundir cursos especializados em aumentar a produtividade em equipes de trabalho remotas.

Para escrever este artigo, revisamos uma série de documentos e artigos sobre o tema e identificamos quais são as dificuldades que as equipes de trabalho remoto enfrentam com mais frequência ao redor do mundo, quais são as suas causas e como podem ser solucionadas.

Antes de entrar especificamente nesse assunto, vamos revisar rapidamente algumas das enormes vantagens de contratar freelancers para fazer o seu negócio crescer, fundamentados em estudos sérios, independentes e objetivos

Vantagens de equipes de trabalho remoto, segundo estudos focados no assunto.

Na opinião da Rebekka Bakken, CEO de seu próprio negócio de marketing digital e integrante da divisão de Educação Contínua em Harvard, além de entusiasta da cultura do trabalho remoto, as equipes virtuais permitem que os funcionários tenham uma vida mais saudável, livre e flexível entre seus trabalhos e suas vidas pessoais. Desta forma, é dada a oportunidade às empresas de construir equipes sem amarras, super eficientes e focadas em objetivos precisos.

Um estudo investigado pelo professor de Stanford, Nicholas Bloom, em parceria com a empresa Chinesa Ctrip, encontrou voluntários que começaram a trabalhar em casa durante 9 meses para esta experiência. Vejam os resultados:

• Aumentaram seus níveis de produtividade em 13%;
• Diminuíram o número de faltas por doenças;
• Reportaram que trabalharam em um ambiente mais tranquilo;
• Manifestaram sentir-se mais satisfeitos com a empresa;
• Faltaram menos ao trabalho.

Ao final do período, e graças aos resultados, Ctrip ofereceu a todos os seus colaboradores a oportunidade de trabalhar remotamente. Quase a metade da empresa optou por esta modalidade, a qual representou um aumento no lucro da companhia em quase 22%.

Um artigo publicado na revista Management Research News, menciona as seguintes vantagens nas equipes remotas:

• Diminuição do tempo e custos de deslocamento
• Acesso ao talento qualificado, sem importar a barreira geográfica
• Aumento da criatividade e originalidade a partir da diversidade
• Fomento de um ambiente de trabalho mais justo e com igualdade de oportunidades
• Diminuição da discriminação racial, sexual ou por questão de idade.

O trabalho remoto é um esquema que beneficia por igual a empresa e os funcionários, Por isso, cada dia mais instituições estão adotando esta modalidade.

Problemas encontrados nas equipes remotas e suas soluções

Ainda que a teoria mostre muitas  vantagens do trabalho remoto, na prática, nem sempre as coisas são tão simples. As equipes de trabalho remoto são particularmente vulneráveis a problemas de comunicação, confiança e desempenho, principalmente quando elementos chave, como a liderança ou a tecnologia, não são adequados ou suficientes. 

Uma revisão pontual de estudos realizados por especialistas de universidades e instituições como Harvard, Jaypee Business School, e a Universidade da Georgia, nos permite identificar que estes são os sete principais problemas que o trabalhador remoto enfrenta atualmente.

1. Falta de Comunicação/ Informação Insuficiente

Em primeiro lugar, é importante considerar que as equipes de trabalho tradicionais e equipes remotas são igualmente suscetíveis a terem problemas de comunicação. A comunicação é um fenômeno muito complexo e que exerce influência por igual tanto parte do emissor, da natureza da informação, do canal e do receptor.

Quando enfrentamos problemas relacionados à comunicação, com equipes que trabalham presencialmente, analisamos as causas e buscamos uma solução. Mas quando a falta de comunicação aparece em uma equipe remota, temos a inclinação de achar imediatamente que o fator distância é o obstáculo e acabamos criando resistências e desconfiança nesta forma de trabalho.

Então, como solucionar os problemas de comunicação em equipes de trabalho remoto?

• Avaliar as habilidades de comunicação de seus colaboradores. Antes de contratar um colaborador remoto, tenha certeza de que ele tenha habilidades de comunicação oral e escrita. Que possa transmitir ideias complexas de forma organizada e ao mesmo tempo, absorver e sintetizar grandes quantidades de informação.
• Fomente a cultura da comunicação. Acostume sua equipe a retroalimentar-se constantemente. Se puder ser bem explícito sobre como devem se comunicar, oferecendo guias sobre que tipo de informação deve ser compartilhada e por quais meios, isso será muito positivo. Se possível, organize encontros presenciais, uma ou duas vezes por ano. Oferecer feedback positivo e negativo a seus freelancers é imprescindível para manter a melhoria contínua
• Escolha as melhores ferramentas. Existem muitos softwares gratuitos que te permitem cobrir algumas necessidades de comunicação e gestão de projetos. Mas provavelmente, você precisará realizar algum tipo de investimento em tecnologia para otimizar o fluxo de seu trabalho

No blog da Workana, temos vários artigos sobre essas ferramentas, como este, por exemplo, de como otimizar suas reuniões de trabalho com freelancers utilizando a tecnologia.

2. Falta de confiança e de compromisso

Assim como os problemas de comunicação, a falta de confiança também pode surgir nas equipes de trabalho tradicionais ou remotas. Este sentimento aparece quando notamos que nossos colaboradores não estão comprometidos o suficiente com o projeto. A falta de compromisso aparece quando não estamos bastante motivados ou não nos identificamos com a equipe.

Sem dúvidas, segundo o estudo realizado pela Universidade de Harvard, no que diz respeito a equipes virtuais, os envolvidos devem tomar medidas adicionais para construir a confiança e conexão entre todos os envolvidos.

De mais de mil empregados que foram entrevistados, 52% disseram que ao trabalhar em casa sentiam que o restante da equipe começava a ter menos confiança e os deixaram de lado em decisões importantes. Especificamente, aqueles que faziam home office tinham medo dos seus companheiros falarem mal deles, ou que realizassem mudanças nos projetos sem avisar previamente, sabotando seus trabalhos.

Quando aparecem estas situações, muitos gerentes optam por eliminar o trabalho remoto e deixam de contratar trabalhadores freelancers ou fazem com que todo mundo volte para o escritório. Mas os especialistas recomendam fomentar hábitos de confiança, conexão e estabelecer propósitos compartilhados, para que contratação de profissionais remotos não deixe de acontecer.

Como solucionar a falta de confiança em equipes de trabalho remoto?

• Obtendo uma visão e missão clara em sua organização. Transmitir com palavras corretas qual é o objetivo de sua empresa te ajuda a criar canais de comunicação com seus colaboradores. Facilitar a vida dos grupos vulneráveis, abrir novas oportunidades para o desenvolvimento tecnológico, fomentar a qualidade competitiva da comunicação, por exemplo, são missões capazes de dar sentido humano e motivacional aos projetos de sua empresa.

Um estudo do Instituto Korn Ferry descobriu que as novas gerações valorizam especialmente o trabalho em organizações que tem um propósito autêntico e as empresas que genuinamente baseiam suas operações e a cultura organizacional em seus valores, alcançam mais rápido seus objetivos e tem um crescimento anual até três vezes maior que o de outras empresas no mesmo setor.

Por exemplo, a cultura organizacional diferente da Netflix é um dos principais motores da empresa e se baseia na missão de tornar-se o melhor serviço global de entretenimento com a promessa de oferecer a seus colaboradores a possibilidade de criar um grande impacto.

Na Workana, mais da metade dos nossos colaboradores trabalha de forma remota e estão em distintos países. Todos perseguem um objetivo comum e a missão pela qual trabalhamos todos os dias é:

Transformar o mundo do trabalho, oferecendo autonomia, desenvolvimento e igualdade de oportunidades aonde quer que esteja

E adoramos fazer isso!

• Promova a colaboração e o team building. Quando cada membro de sua equipe é consciente do seu trabalho e como isso afeta os demais, fica mais fácil entender quais são as dificuldades e obstáculos que cada um enfrenta. Por isso, gera-se uma melhor compreensão de todo o processo e o sentido de responsabilidade com relação ao trabalho geral.
• Desenvolvimento das habilidades de liderança remoto: Joseph Grenny e Daniel Maxfield, pesquisadores sociais do desempenho empresarial, insistem que boa parte dos problemas de confiança nas equipes virtuais pode ser solucionada através de melhores práticas de liderança. Mais adiante, mencionaremos algumas habilidades chaves para liderar adequadamente projetos com colaboradores a distância.

3. Tecnologia obsoleta ou inadequada

A pesquisa e literatura existentes sobre as equipes de trabalho remoto coincidem que um dos principais elementos de sucesso deste modelo de trabalho consiste em utilizar adequadamente as ferramentas tecnológicas.

Portanto, quando a tecnologia utilizada não é adequada, ou os colaboradores não a dominam satisfatoriamente, começam a aparecer vários problemas relacionados principalmente com a comunicação e o desempenho.

Como solucionar os problemas tecnológicos das equipes de trabalho remotos?

• Capacitar toda a equipe para usar corretamente as tecnologias disponíveis. Não somente os membros da sua equipe virtual devem estar familiarizados e ter conhecimento ao usar ferramentas tecnológicas próprias para que a dinâmica de trabalho venha a fluir, também é essencial capacitar o resto da sua equipe. Boa parte dos problemas de comunicação acontecem entre os colaboradores remotos e os presenciais.
• Investir em tecnologia adequada. Embora existam milhões de opções gratuitas para suprir necessidades distintas, ou das equipe virtuais, muitos projetos precisam desenvolver tecnologias especializadas como APIs e CRMs ou simplesmente investir em licenças de software.
• Ter a certeza de que sua equipe tem todas os recursos que são necessários. Um bom computador e uma boa conexão de internet são ferramentas que a maioria dos trabalhadores remotos precisam ter. Claro que, às vezes, dependendo do projeto, faz-se necessário o uso de ferramentas mais sofisticadas e robustas. Ao invés de assumir que isso é um problema do trabalhador, encontre uma forma de ajudá-lo a conseguir esses recursos e poder trabalhar de maneira mais produtiva.
• Atualize-se. Para que sua equipe virtual trabalhe bem e com os bons recursos e ferramentas, é essencial ter acesso às novas tecnologias. As equipes de trabalho remoto estão em constante evolução e também devem ter o mesmo conhecimento das atualizações de ferramentas e equipamentos que utilizam.

4. Processos inadequados

Existem ocasiões em que as equipes virtuais enfrentam obstáculos de se depararem com processos desatualizados ou pouco eficientes do que foram designados  a eles. É comum que as empresas não invistam tempo para ajustar seus processos ou a dinâmica para fazer chegar a comunicação a este time remoto é morosa. As consequências costumam ser: perda de tempo, falta motivação e queda na produtividade.

Como adaptar os processos institucionais dos modelos de trabalho tradicionais aos modelos remotos?

• Priorizar objetivos e não os processos. Nem todos os processos funcionam igual para todos os times de trabalho com a finalidade de alcançar os objetivos. Se os seus trabalhadores presenciais desenvolveram suas atividades de uma determinada maneira, não é incomum, que a equipe remota possa desenvolver uma metodologia própria e talvez até mais efetiva para atingir as metas.

O melhor que se pode fazer é permitir que a equipe de trabalho remoto decida qual é a melhor forma de ajustar o trabalho e, a partir daí, estabelecer e otimizar os processos existentes.

• Manter otimização e vigilância constante. Todos os pontos de um processo que forcem seus trabalhadores a ter que ficar buscando informação, corrigir o trabalho de outros colegas ou realizar atividades que não são correspondentes a suas funções, só para mencionar algumas, não são partes eficientes de um processo e você deve encontrar uma forma de eliminar ou substituir.

Muitas vezes, você precisa integrar passos adicionais a um fluxo de trabalho para que o atual não se perca em certos momentos. Por isso, é importante manter uma atitude proativa de otimização constante e estar aberto às sugestões de melhoria contínua.

5. Falta de produtividade e má administração do tempo.

Muitas empresas sentem que perderão o controle da produtividade se os funcionários começarem a trabalhar em casa. Não é nenhuma novidade que algumas pessoas não utilizam seu tempo da melhor forma quando não estão sendo vigiadas. Porém, este fenômeno é mais uma exceção do que uma regra, especialmente quando você conta com a colaboração de freelancers acostumados ao trabalho virtual.

Como solucionar a falta de produtividade nas equipes remotas

• Medir o crescimento. Não é necessário invadir a vida privada e ficar administrando o tempo dos colaboradores remotos. A melhor maneira de assegurar que todos estão cumprindo seus trabalhos da forma correta é criar objetivos e prazos de entrega bem claros.

Uma boa forma monitorar é contratar o trabalho por horas, porque isso te dá uma ideia mais clara de quanto tempo será necessário para completar certas tarefas e te permite estabelecer expectativas reais  de crescimento para a sua própria equipe. Algumas ferramentas como Harvest ou Toggl te permitem fazer esses registros das horas. Porém, na Workana, também temos um programa especial para esta finalidade: o Workana Time Report. Essa é uma forma super simples de auditar o tempo real e os trabalhos realizados por hora na nossa plataforma. 

• Institucionalizar as melhores práticas. Detalhes tão comuns como enviar um arquivo no formato errado, reenviar a todos um e-mail com uma conversa sem fim ou esperar que um colaborador peça acesso para poder visualizar um arquivo importante, vai com toda certeza, diminuir a produtividade da equipe.

Estabeleça um checklist de melhores práticas entre todos os envolvidos. Esta é uma ótima maneira para que cada um entregue seu trabalho da melhor forma possível, sem perder o próprio tempo e nem o dos demais membros da equipe.

• Desmotivar por excesso de trabalho “burn out”. Assim como é importante termos certeza de que cada equipe está fazendo bem o seu trabalho, também devemos detectar quando cada um de nossos colaboradores remotos está assumindo mais trabalho do que pode gerenciar semanalmente.

O comportamento anormal ou irritado, mensagens enviadas tarde da noite ou de madrugada e uma queda súbita de qualidade de trabalho são sinais de que seu colaborador precisa de um tempo. Do contrário, você corre o risco de perder a motivação e o compromisso, além da possibilidade de que ele decida ir embora.

6. Barreiras geográficas, culturais ou ideológicas

De acordo com os pesquisadores Blaise Bergiel, Erich Bergiel e Phillip Balsmeier, as equipes de trabalho remoto são compostas por integrantes de diferentes países e resultam muito versáteis. Porém, podem enfrentar alguns obstáculos derivados das diferenças culturais.

Como enfrentar as barreiras geográficas, culturais e ideológicas das equipes de trabalho remotos?

• Diferentes idiomas. Mesmo quando toda a equipe se comunica em uma língua comum, como o inglês, os seus membros podem dominar o idioma de forma diferente, o que pode acarretar problemas de comunicação.

Solução. Faça uma avaliação profissional do idioma em que deverão se comunicar. Facilitar cursos ou capacitações para que melhorem suas habilidades de comunicação técnica ou ainda, recorrer a um tradutor experiente.

• Fuso horário distinto. Enquanto uma parte da sua equipe está no horário de trabalho, pode ser que uma outra ainda esteja dormindo, o que implica atrasos na rotina.

Solução: Estabelecer um cronograma de entregas por dias com horário limite para cada integrante de tal forma que seus trabalhadores remotos não tenham que esperar horas para dar sequência a uma determinada atividade.

• Diferenças culturais. Toda pessoa que teve a oportunidade de conviver com colegas de outra cultura sabe que, inicialmente, podem haver impasses ao se comunicar, ou a possibilidade de interpretar uma mesma mensagem de forma distinta. Quando membros de culturas muito diferentes, como Estados Unidos e Japão, por exemplo, começam a trabalhar juntos, estas diferenças culturais podem provocar ressentimentos ou até ofensas sem intenções entre os trabalhadores da equipe.

Solução: Estabelecer um código de comunicação transparente e compartilhado que se baseie no respeito e empatia. Tenha certeza de que seus colaboradores sintam-se seguros de compartilhar com você as diferenças culturais que possam estar experimentando.

7. Falta de liderança

A falta de liderança é um dos principais problemas que enfrentam as equipes virtuais, porque muitos responsáveis por projetos, são bons líderes no trabalho presencial mas ainda não desenvolveram habilidades necessárias para exercer uma boa liderança no trabalho a distância.

Como solucionar la falta de liderança em equipes de trabalho remotos

Na pesquisa da Universidade de Harvard que mencionamos antes, também foi solicitado aos participantes que descrevessem os perfis de um gerente com características positivas na questão da gestão do trabalho remoto. Enquanto alguns dos entrevistados indicaram que nunca haviam encontrado um gerente assim, os demais indicaram as seguintes atitudes chaves:

• Retroalimentam com frequência e constância. 46% dos entrevistados disseram que dar feedback de forma regular e individual ao menos uma vez por semana é uma boa prática.
• Recorrem a comunicação pessoal ou por voz. Os bons líderes de projetos de equipes virtuais se preocupam por agendar videoconferências, ou chamadas telefônicas com seus colaboradores sempre que tratarão de temas importantes. Também fomentam que os membros da equipe se conheçam melhor através da troca de arquivos ou mensagens por chat.
• Possuem excelentes habilidades de comunicação. São perfeitamente capazes de transmitir ideias complexas, expectativas pontuais, informação em abundância e motivam constantemente a equipe remoto. São bons ouvintes, projetam confiança, respeito e empatia por seus colaboradores. Além disso, fomentam a comunicação interpessoal e a camaradagem.
• Possuem um alto grau de responsabilidade. Sempre estão presentes quando um membro da equipe precisa resolver alguma dúvida. Além de demonstrar que se importam respondendo o quanto antes e de forma amável e cooperativa.

Conclusão

O trabalho freelancer tem muitas vantagens para as empresas e para as pessoas. Mas nenhum esquema de trabalho está isento de obstáculos e dificuldades. Por isso, trabalhar com uma equipe remoto nem sempre é tão fácil.

Sem dúvidas, a melhor solução é não deixar de apostar no trabalho virtual, sem desenvolver boas práticas que permitam aproveitar ao máximo o potencial de nossos colaboradores remotos. Em um futuro não tão distante, a competitividade das organizações e a qualidade de vida de seus trabalhadores dependerão muito dessas estratégias assertivas de colaboração.

Você pode começar a formar seu próprio time de colaboradores remotos na Workana, a plataforma líder na América Latina que te conecta com os melhores talentos freelancers para te ajudar a fazer sua empresa crescer.