Continuando con lo comentado en la nota Formas de trabajar más rápido (parte I), vemos algunos recursos simples que ayudan a aumentar la productividad.

Trabajar por capas

Tomemos por ejemplo un dibujo: si tenemos que dibujar una persona parada en una calle, lo más conveniente NO es comenzar con el detalle de sus zapatos. Lo ideal es hacer un boceto general del escenario y la persona, definiendo qué espacio van a ocupar en la hoja. Luego vendrá la etapa de ir dándole más detalle a cada elemento, logrando mayor definición y por último agregar el color. ¿Por qué es mejor hacerlo así? Nos permite dos cosas: tener una visión global de lo que estamos haciendo y sus dimensiones, y también agrupar tareas que son similares entre sí.

Llevando el ejemplo a otras áreas de trabajo, esto es útil si necesitamos procesar resultados de varias encuestas. En lugar de tomar una de las planillas, limpiarla, armar una tabla dinámica y luego generar los gráficos, vamos a ser mucho más eficientes si primero limpiamos todas las planillas. Luego para todas generamos la tabla y luego, por último, los gráficos. También aplica si debemos traducir varios documentos y además hacerles cambios de formato (tamaño de letra, fuente, color de los titulares). Lograremos hacerlo más ordenadamente y rápido si primero hacemos todos los cambios de formato necesarios en los documentos y luego se van traduciendo uno a uno.

Conocer los shortcuts

Este punto es crucial para aumentar la productividad propia. Cualquier herramienta informática de hoy en día tiene sus shortcuts o hotkeys. Los más básicos son por ejemplo CTRL + C para copiar y CTRL + V para pegar, pero los existen para prácticamente todas las funciones que uno puede ejecutar. Lo recomendable es prestar atención a cualquier acción que uno tome con regularidad (por ejemplo marcar la totalidad de un archivo .txt, abrir una ventana nueva en el navegador o guardar un documento) y buscar cuál es su shortcut, para así empezar a hacerlo más rápidamente. Con una sola vez que se aplique no se ganará realmente mucho tiempo, pero son cosas que al acumularse pueden hacer una gran diferencia.

Metas a corto plazo

Esto es útil para estar organizado y además para evitar frustraciones. Si tenemos que encarar un gran proyecto que consta de varias etapas y tareas distintas, es muy recomendable «partirlo» o descomponerlo en varias tareas más cortas e ir abordándolas una a una. Esto permitirá darnos una idea clara de qué debemos hacer en el momento y además tendremos la certeza de que se ha avanzado al ver X metas cumplidas.

Esto ayuda a trabajar más rápido porque nos permite saber con antelación cuándo algo está terminado y qué es lo que sigue, sin perder tiempo en revisar todo nuevamente para ver qué más debía hacerse o dándole vueltas a una tarea sin estar seguros de si está lista.

Herramientas apropiadas

Sin dudas, contar con las herramientas que corresponden y, además, que ellas funcionen correctamente es crucial para poder ser altamente productivo. ¡Recuerda nuestra nota de Formas de lograr que tu laptop funcione mejor!

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Logrando una alta eficiencia de trabajo, tendremos una nueva fortaleza en la cual apoyarnos al desarrollar la vida freelance. ¡Un punto muy importante!

Esta es la parte II de una serie. Lee la primer parte en Formas de trabajar más rápido (parte I).

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