Sim, é horrível. Isso é o que eu pensava até pouco tempo. Existem incontáveis problemas que fomos forçados a ter quando montamos a nossa Equipe na Workana. Claro que, sendo quem somos, tínhamos que viver do que somos, então decidimos ter pessoas remotas espalhadas por toda a América Latina.

Na Workana, tive a tarefa de montar a equipe de “operações”, se alguém sabe o que isso significa levante a mão. Definitivamente, somos os “che pibe” (como dizemos na Argentina) ou “coringas”, para usar um termo mais neutro. Hoje somos a maior equipe dentro da Workana e isso é muito bom, mas bastante complexo, ainda mais levando em conta que só eu passo muito tempo no escritório.

No começo, só havia um “cordobés”

Quando começamos tudo era mais simples (ou não?), a regra para saber se algo precisa de suporte é sempre a mesma, “se há algo em que o produto não pode ajudar o usuário, então a equipe de suporte deve intervir”. A equipe de suporte era eu, um “cordobés” que gosta de se atirar no barro. Não era glamoroso, mas era divertido. Eu tinha que falar com os nossos usuários e escutar quão boa era a Workana apesar de ser tão beta alpha. Durante quase três meses estive sozinho e depois começamos a juntar mais pessoas, e foi ai que complicou.

Como somos a Workana, começamos da maneira que deveria ser: contratando freelancers e de vez em quando pessoas full time in situ. Abrimos algumas provas de poucas horas, mas primeiro alguém para atender clientes, depois alguém para suporte geral em espanhol, depois em português, e então éramos quatro. Estivemos um tempo neste número, dois no escritório, uma em Tandil e outra na França. Já era complicado trabalhar, imaginem agora que estamos em maior número.

Quando quero comunicar algo para que toda a equipe saiba, eu grito

Na verdade, este post surgiu porque eu estava conversando com uma colega que dirige uma startup bem sucedida e está pensando em romper as suas barreiras mentais e contratar na Workana. Eu adorei lembrar o quão difícil foi soltar o controle e contratar pessoas remotas para a equipe. Ela planejava coisas que são super normais nas empresas, mas que na Workana são quase palavrões, ainda que tenha me deixado com um pouco de inveja:

1. “Para treinar esta pessoa preciso que esteja presente no escritório”- Neste ponto eu concordo, treinar alguém, sobretudo enquanto vai aprendendo o seu trabalho, é mais fácil quando estamos lado a lado. Na Workana, tivemos que aprender a fazer onboarding de pessoas que não podem estar ao nosso lado e ainda precisamos melhorar. Mais adiante voltarei a falar sobre isso, e os dois pontos seguintes.
2. “Preciso que estejam no escritório porque há coisas que mudam todos os dias, surpresas, e preciso que saibam” – sobre isso, eu perguntei se a comunicação destas mudanças era de maneira oral e a resposta foi sim. Reconheço que me dá um pouco de inveja poder ter a sua equipe presente no mesmo escritório, mas também acredito que os hábitos (obrigatórios) que tivemos que gerar ao montar uma equipe remota nos trazem mais benefícios.
3. “A pessoa que eu quero contratar vai ter acesso ao nosso processador de pagamentos, como posso confiar isso se está remota” – Me disse a minha amiga e colega. E, bem, a única coisa em que pude pensar foi – “Eu tenho uma pessoa com acesso a todos os meios de pagamento para freelancers em Tandil e a vejo a cada dois meses, mas não sei, temos uma relação de confiança.”. Sim, é mais fácil confiar em alguém quando nos vemos todos os dias, mas também podemos chegar a um nível altíssimo de confiança com alguém que está longe. Eu confio muito mais em minha colega que está em Tandil, nestes dois anos e meio que está na Workana, cada vez que lhe demos mais responsabilidades ela demonstrou estar a altura, e hoje merece isso e muito mais. Não importa que esteja longe, o que importa é o que ela demonstra todos os dias com o seu trabalho.

Organizar-se para trabalhar remoto dói, dói muito

Organizar-se para trabalhar com pessoas remotas dó, mas depois ajuda a crescer e trabalhar melhor. Há vários aspectos a levar em conta, mas podemos reduzir-lo a um: comunicação. Comunicar-se é a chave para que possamos trabalhar melhor. A seguir, vou te explicar como fazemos em nossa equipe workaneira.

Comunicar bem as novidades, tarefas, situações do dia a dia. Isso nos custou muito, coisas básicas como mudanças de produto, por exemplo, por muitos meses não avisamos a outras pessoas além dos que estavam no escritório. Depois, vinham as perguntas da equipe de suporte sobre clientes reportando problemas ou perguntando sobre algo novo, questões que não sabiam responder. Usamos várias ferramentas, vou contar algumas:

• Gmail: Usar e-mail e usá-lo BEM é um salto enorme. Na Workana, recebemos muitos e-mails, sobretudo para quem trabalha com suporte, já que temos muitos e-mails de alertas que chegam pelo Gmail. Mas, o mais importante é aprender a filtrar tudo isso, do contrário toca o alarme do Homer. Somos muito insistentes para que todos tenham filtros bem criados, alertas e Zapiers relacionados a e-mail.
• Asana: Deve ser a ferramenta mais difícil de se acostumar a usar. É complexa, mas super potente. Hoje eu não poderia trabalhar se não a tivesse. Com a nossa equipe, coordenamos todos os nossos projetos, ideias, tarefas grandes e simples, e muito mais. Nos permite ter seguimento e clareza de onde estamos.
• Slack:  No Slack temos as salas de chat para comunicar coisas rápidas ou fazer perguntas ao resto da equipe. É uma maneira de criar um lugar onde nos sentimos quase no escritório. Perguntas gerais ou até descargas emocionais acontecem todos os dias. Além disso, também o usamos muito para fazer um chat entre duas pessoas, evitando assim conversar através do Gmail onde facilitaria a distração com novos e-mails que chegam a todo instante.
• Skype, Hangouts: Estas ferramentas são para comunicações audiovisuais, usamos algumas indefinidamente, mas se eu tivesse que pôr uma regra, diria que o Skype é para conversas a dois ou com clientes e usuários, e o Hangouts para reuniões de equipe.
• Zapier: Obrigado por esta ferramenta! O Zapier nos permite criar regras para unir tudo o que foi citado antes e alguns Google Docs. Por exemplo, temos uma regra para receber um aviso no Asana quando há um alerta de um cliente importante que foi enviado por e-mail, este se converte automaticamente em um task a resolver no Asana, mas só se cumprir certas condições. Desta maneira, podemos criar processos mais fluídos e evitar o excesso de comunicação em que cairíamos se precisássemos ler coisas para as quais não eramos a audiência definida.

Comunicar-se bem é uma aprendizagem, temos que deixar de dizer coisas oralmente e assumir que todos os envolvidos já sabem. Além disso, enviar o comunicado por um meio mais formal dá mais ordem e evita coisas como “Eu não soube”, ou “Não recebi“.

Além disso, é importante fazer reuniões periódicas para deixar todos alinhados. Nós temos uma reunião mensal com todos da Workana e outras das equipes pequenas. Eu tenho one on ones com os meus reportes diretos todas as semanas, isso é muito mais importante sabendo que não estamos todos sentados um ao lado do outro todos os dias. É importante alinhá-los, dar um bom contexto do que queremos fazer e depois dar seguimento para evitar que nos distanciemos das expectativas, ou que ao menos seja algo consensual.

Quando entram novas pessoas na equipe, temos que ter um onboarding completo. É um trabalho contínuo, este ano na Workana conseguimos ter uma série de trainings que servem muito para os que acabam de entrar na equipe. Já temos mais de 30 trainings em vídeo e ajudam a formar a pessoa nas ferramentas que usamos, além de mostrar a elas a nossa forma de trabalhar.

Recordemos sempre

O importante é o trabalho, hoje podemos escolher trabalhar com a melhor pessoa que encontrarmos, não importa onde ela vive. Em nossa equipe encontramos pessoas incríveis que vivem em cidades pequenas e que hoje ambos nos beneficiamos por poder trabalhar juntos. É graças à tecnologia, sim, mas também ao salto cultural que demos. Se encontramos alguém que produz e cresce junto conosco, então queremos dar todas as oportunidades para que continue conosco por muito tempo.

Vale dizer que eu acredito que, ainda que trabalhem com toda a sua equipe no mesmo escritório, é importante ir criando hábitos de comunicação como os que eu enumerei, afinal todos os benefícios são claros e nos prepara para o próximo nível como empresa.

E o mais importante e pelo que vivemos e transpiramos na Workana:

Já é difícil encontrar uma pessoa para a nossa equipe que seja excelente, e hoje podemos ampliar esta busca deixando de lado a nossa área geográfica imediata, então por que não o faríamos?