Dizer que as empresas e os profissionais estão apostando cada vez mais em equipes de trabalho remoto não é uma opinião, é um fato.

De acordo com o Google Trends, palavras pesquisadas como “trabalho remoto” e “contratar freelancers” aumentaram sua popularidade em até 200% nos últimos cinco anos, especialmente na América Latina. Palavras semelhantes em inglês tiveram um aumento de até 400% nas pesquisas.

No entanto, que a demanda por profissionais independentes tenha aumentado, não significa que a criação de equipes de trabalho remoto esteja livre de alguns desafios específicos.

Por exemplo, muitos empresários e empreendedores não se atrevem a fazer isso porque sentem que perderão o controle dos seus processos e aqueles que já implementaram essa modalidade de trabalho estão enfrentando problemas de liderança ou de comunicação.

Apesar de tudo, as possíveis complicações de contratar uma equipe de colaboradores independentes são mínimas quando as comparamos com as vantagens que isso acarreta e, além do mais, elas podem ser reduzidas ou eliminadas de acordo com as boas práticas de uma liderança remota.

As vantagens de se trabalhar com uma equipe de trabalho remota não têm apenas a ver com o conforto e a qualidade de vida dos seus funcionários, mas também pela economia de até 35% nas contratações.

A Forbes, por exemplo, indica que as empresas que adotaram essa modalidade de emprego começaram a usufruir de:

• Redução de custos e aumento do fluxo de caixa.
• Equipes de trabalho mais produtivas, diversificadas e criativas.
• Flexibilidade de horários e trabalhadores mais satisfeitos.
• Grande disponibilidade de talentos especializados.

A revista destaca ainda que as equipes de trabalho remotas se caracterizam por serem mais inovadoras e produtivas que as tradicionais, pois operam em um ambiente permeado pela tecnologia e pela necessidade de otimizar os tempos.

Um estudo recente indica que, além disso, o trabalho remoto minimiza as taxas de evasão (e, portanto, seus custos) dos funcionários e que a possibilidade de trabalhar remotamente é para eles um fator de muito peso no momento de decidir permanecer em um emprego ou não.

Neste artigo, daremos conselhos específicos para gerenciar equipes de trabalho remoto de maneira eficiente para que você possa aproveitar ao máximo seu potencial.

Nós começaremos analisando o mito da falta de compromisso no trabalho remoto que é, em grande parte, o que impede os empreendedores de começarem a desenvolver seus negócios com freelancers.

O mito da falta de compromisso das equipes de trabalho remoto

Os mitos mais frequentes que ouvimos sobre o trabalho remoto referem-se à falta de controle, comunicação e comprometimento. No entanto, esses problemas não têm a ver com o trabalho remoto como tal, mas com a má gestão do trabalho em geral.

De acordo com um estudo da empresa Kronos, a falta de compromisso por parte dos funcionários presenciais corresponde principalmente a:

• A dificuldade de equilibrar o trabalho e o pessoal.
• Má comunicação com seus superiores imediatos.
• Cargas de trabalho pouco realistas.
• A exigência de executar tarefas não relacionadas às suas funções de trabalho.

Na verdade, o trabalho remoto tem o potencial de atacar as causas mais frequentes da falta de compromisso e baixa produtividade porque:

• Permite que os funcionários administrem melhor o seu tempo.
• Utiliza tecnologia para manter canais de comunicação eficientes.
• É gerenciado de acordo com objetivos e prazos combinados.
• O funcionário se concentra apenas em tarefas relacionadas à sua área.

Mais do que qualquer outra forma de emprego, o trabalho remoto bem gerenciado pode transformar nossas equipes em verdadeiras fontes de produtividade e comprometimento. Mas, para conseguir isso, precisamos ter clareza sobre os três pilares da eficiência.

Como gerenciar corretamente as equipes de trabalho remoto? Os três pilares da eficiência

Os três pilares da eficiência são uma estratégia de gestão formada por um tripé de virtudes que se alimentam mutuamente e permitem manter fluxos de trabalho ágeis, eficazes e motivadores. Eles consistem em:

1. Confiança

A confiança significa dar a todos tarefas e responsabilidades claras, mas também se certificar de que cada membro entenda como isso afetaria o resto da equipe ou o projeto global se eles não entregarem sua parte em tempo hábil.

Um ambiente de confiança permite que o colaborador se sinta livre para tomar suas próprias decisões, mas também responsável 100% pelo seu próprio desempenho. Segundo os profissionais de talento humano da Acsendo, a confiança é um dos principais elementos da motivação.

O fortalecimento da confiança em equipes de trabalho remoto implica um alto nível de comunicação e, acima de tudo, objetivos e metas muito claros, dando feedback oportuno sobre o progresso e promovendo relacionamentos baseados em respeito e empatia.

2. Comunicação

A comunicação assertiva com uma equipe de trabalho remoto implica usar ferramentas tecnológicas que permitem uma comunicação rápida, organizada e clara com seus colaboradores.

Sempre que possível, prefira os “workchats” dos aplicativos especiais para trabalho em equipe (Slack, Workplace Facebook, Evernote, entre os mais destacados), pois neles você pode conversar individualmente com o freelancer ou equipe de cada projeto.

Lembre-se sempre de deixar provas escritas de todos os acordos das suas reuniões virtuais e tentar evitar ao máximo o eterno pingue-pongue de correções dos arquivos por e-mail. Em vez disso, recorra à nuvem e documentos compartilhados.

3. Motivação

A motivação em uma equipe de trabalho remoto significa que seus funcionários estão convencidos das vantagens de dar o seu melhor e, portanto, genuinamente comprometidos com seu projeto.

Um bom freelancer tem uma grande orientação ao compromisso, mas nunca é demais manter sua equipe ciente das realizações individuais e de grupo, dando um feedback positivo e estimulando uma concorrência saudável.

O reforço positivo e frequente também é muito importante para manter a motivação constante. Você pode dar esse tipo de reforço simplesmente ao enviar uma mensagem de reconhecimento toda vez que seus colaboradores concluírem uma tarefa importante. Explore o feedback positivo sem medo!

Como monitorar as tarefas da sua equipe de trabalho remoto?

Além dos três pilares da eficiência, há outros aspectos que você deve levar em consideração para gerenciar e supervisionar adequadamente as tarefas da sua equipe remota:

• Identifique se você pode com sua própria carga de trabalho e o gerenciamento da equipe.

Lembre-se de que gerenciar uma equipe remota envolve gastar mais tempo e esforço em sua carga de trabalho diária. Muitos líderes de projeto não apenas gerenciam, mas têm alguma tarefa importante dentro do projeto e acabam saturados de trabalho.

Portanto, é vital que você analise de forma realista se pode cuidar de tudo e, caso contrário, sempre é possível contratar um assistente virtual na Workana para ajudá-lo.

• Use aplicativos especializados para o trabalho em equipe.

Existem inúmeros aplicativos online, gratuitos ou pagos que te ajudam a manter uma comunicação fluída e o controle do trabalho remoto. Estes incluem o Trello, Asana, Google Drive, Evernote, etc.

Por exemplo, no Asana você pode criar projetos grupais com especificação das tarefas e prazos, para que cada um dos seus colaboradores saiba o que eles têm que fazer e quando devem entregar a tarefa. Além disso, o sistema permite identificar claramente qual é o papel de cada um no fluxo de trabalho e recorre ao reforço positivo sempre que uma tarefa é concluída. Assim, te ajudará a manter bons níveis de motivação e responsabilidade.

• Use arquivos de trabalho compartilhados.

Os arquivos compartilhados na nuvem permitem que você veja o progresso dos seus colaboradores em tempo real e faça alterações e comentários sem gerar novos arquivos. Outra opção, especialmente se você trabalha com um esquema de pagamento por horas, é usar a ferramenta Workana Time Report.

É um software muito leve e seguro que seus colaboradores devem baixar em seu computador. Através dele você poderá monitorá-los fazendo capturas da tela durante o tempo que eles disserem que estão trabalhando em seu projeto.

Conclusão

Contratar uma equipe de colaboradores remotos é uma das melhores maneiras de expandir seus negócios, reduzindo custos, acessando os melhores talentos e contribuindo para uma mudança saudável no paradigma do trabalho.

A Workana é uma plataforma onde você pode contratar freelancers com a confiança de que eles são bons no que fazem, acostumados a um estilo eficiente de comunicação remota e altamente motivados a estabelecer relações de emprego estáveis e de longo prazo.

Se ainda tiver dúvidas, convidamos você para conhecer os cases de sucesso de alguns donos de PMEs que apostaram nas equipes de trabalho remoto, incluindo a Mindvalley Hispano e Innominatum.