Em nosso artigo Otimizar a eficiência da sua empresa: Outsourcing, exploramos as razões pelas quais hoje muitas empresas e empreendedores escolhem uma modalidade de trabalho terceirizada e independente. A flexibilidade deste modelo permite se adaptar rapidamente e alcançar a eficiência nos custos.

Neste contexto, existem grandes diferenças entre trabalhar com um único fornecedor (por exemplo, um desenvolvedor de software) e trabalhar com uma pequena equipe de disciplinas múltiplas (pode ser o desenvolvedor, um designer e um especialista em marketing). No segundo caso, além de ser claramente um projeto mais complexo ou que devemos cobrir outras necessidades, vamos ter que lidar com diferentes personalidades e, provavelmente, à distância.

Seja o cliente ou aquele que está assumindo o papel de gerente de projetos, as seguintes ideias são úteis para que o trabalho com vários freelancers seja organizado:

1- Definir, internamente, se a equipe se comunicará entre si ou não

Esta decisão, em muitos casos, é tomada automaticamente, mas deve ser algo para o qual seja dedicada uma reflexão mínima. Se os freelancers que estamos contratando estiverem em contato uns com os outros, haverá uma comunicação mais fluída, no entanto sem a direção adequada, o que pode resultar na perda do controle sobre o projeto.

Por outro lado, se a equipe mantém contato apenas conosco, com o cliente ou com o gerente de projetos, as comunicações podem sofrer atrasos. Mas, por outro lado, podemos garantir que sempre vamos tomar as decisões que levam ao resultado macro que queremos.

Qualquer um dos dois cenários é correto e há provavelmente vários outros fatores que nos fazem trabalhar de uma forma ou de outra. Em ambos os casos, o importante é que seja uma decisão consciente.

2- Esclarecer desde o começo quais são as necessidades específicas que cada freelancer irá abranger

Seguindo o exemplo acima, suponha que estamos desenvolvendo um site com e-commerce e precisamos de um programador, um designer gráfico e um especialista em marketing. É claro que o programador será aquele que montará o código principal, o designer da paleta de cores e a distribuição de elementos, enquanto o especialista em marketing terá que definir os conteúdos e como eles interagem com a página da marca no Facebook. Mas quem deve fazer o layout HTML / CSS? Dependendo do perfil de cada um, é algo que poderia ser feito pelo programador ou designer. Quem define se o botão “comprar” será vermelho ou verde? Isso pode ser decidido pelo designer ou pelo especialista em marketing…

É apenas um exemplo, mas mostra como, em certos casos, é comum que os papéis se sobreponham ou interajam entre si. Para evitar conflitos ou perda de tempo, é vital que, antecipadamente, cada freelancer tenha claro sobre as suas responsabilidades onde começam e quando terminam.

3- Filtrar e classificar a informação que circula

É comum que cada pessoa escreva com seu próprio estilo, inclusive um simples e-mail com uma lista de coisas que precisam dos outros profissionais para avançar com um determinado projeto.

Como em muitos casos, essas definições ou requisitos devem ser enviados para outro fornecedor, é fundamental tirar alguns minutos para ler o conteúdo, ter certeza que entendemos tudo e só então modificar algumas coisas que são necessárias. Inclusive, seguindo algumas dicas dos artigos sobre Fornecer um serviço profissional, pode ser útil reescrever títulos de e-mails ou reformular por completo.

Por exemplo, para o designer é muito melhor receber um e-mail claro e específico do que receber um que diz “Fwd: me esqueci” e, em seguida, no corpo do e-mail uma lista de 6 diretrizes a serem seguidas.

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Aplicando estas três ideias simples, a administração de um projeto será mais eficiente.

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