Além de freelancer, sou psicóloga organizacional, microempresária quando preciso montar equipes de trabalho remoto para grandes projetos, o que ocorre com bastante frequência, além de colaboradora da Workana, a maior plataforma de trabalho freelance da América Latina.

Uma coisa que aprendi de tudo isso foi que dar um feedback negativo quando se trabalha com colaboradores independentes pode ser bem difícil. Porém, também consegui identificar a melhor maneira de fazer isso.

Já estive no papel do freelancer, do cliente e também da “ciência” comportamental e cognitiva que está “por detrás” do sucesso ou fracasso de uma retroalimentação. Além disso, a Workana  coletou, durante vários anos, dados reveladores sobre a dinâmica das mensagens na plataforma e sobre como a forma de oferecer uma retroalimentação afeta o resultado final do projeto.

Graças a este trabalho, conseguimos desenvolver um mini guia prático focado em te ajudar a dar um feedback negativo aos seus freelancers da forma mais apropriada para conseguir os melhores resultados.

As vantagens da retroalimentação assertiva são várias e podemos destacar as seguintes como as mais relevantes:

• Aumentar a qualidade do trabalho;
• Permitir economizar e otimizar recursos como tempo e dinheiro;
• Melhorar a comunicação e a confiança entre ambas partes.

Por outro lado, um feedback ruim ou inoportuno pode trazer várias consequências negativas, que prejudicam desde os resultados de um projeto até a relação de trabalho. Para começar, explicaremos resumidamente algumas delas para, então, poder te oferecer sete estratégicas específicas para que você possa dar um feedback negativo de uma forma correta a um freelancer e obter os melhores resultados nos seus projetos.

As 3 piores consequências de um feedback mal feito

Não dar feedback ou só oferecê-lo para elogiar conquistas ou marcar erros é algo ruim. Porém, dar um feedback de maneira errada, seja positivo ou negativo, é muito pior. Neste momento, é importante esclarecer alguns termos para não gerar confusões mais adiante:

• Bom feedback: cumpre seus objetivos, ou seja, o erro é corrigido e torna-se possível alcançar os resultados esperados. Além disso, não impacta psicologicamente o freelancer de forma negativa.
• Feedback mal feito: não leva à correção do erro nem à conquista dos resultados desejados, além de gerar um impacto psicológico negativo no trabalhador.
• Feedback positivo: refere-se ao reconhecimento dos acertos e das conquistas de um profissional.
• Feedback negativo: diz respeito à retroalimentação sobre os erros e as áreas de oportunidade.

Um feedback ruim pode provocar uma infinidade de consequências indesejáveis. Porém, podemos resumir a maioria delas em três cenários principais.

Consequência N°1: Criar resistência

A resistência significa, basicamente, colocar qualquer obstáculo em forma de argumento e com isso deixar de enxergar as oportunidades existentes. Isso acontece quando o freelancer considera que o erro ou o problema não é de responsabilidade dele, mas sim do cliente ou da situação.

Rick Maurer, famoso conselheiro e autor de temas de liderança empresarial para a transformação positiva, descreve no seu livro Beyond the walls of resistance as principais formas que a resistência de um trabalhador pode adotar na hora de receber um feedback. Veja só:

• “Não entendo”: às vezes, o colaborador realmente não entende onde está o erro ou o motivo da correção que estamos solicitando, porque não fomos suficientemente claros ou específicos. Porém, quando estamos na esfera da resistência, esse “não entendo” está associado a algum fator do feedback que o leva a bloquear-se cognitivamente e “decidir” não entender o problema.
• “Não me agrada”: aparece principalmente quando a retroalimentação é percebida como uma ameaça pessoal e, como tal, provoca uma atitude defensiva. O problema com essa resistência é que o foco de interesse deixa de estar nos fatos e concentra-se no estado emocional. E isso impede que os problemas sejam resolvidos de forma objetiva.
• “Não confio em você”: somos mais propensos a acreditar em algo quando confiamos na pessoa que nos conta esse “algo”. Se uma pessoa na qual não confiamos ou da qual não gostamos nos transmite a mesma informação, nossa tendência é desconfiar. Então, se o receptor do feedback não confia em quem transmite essa informação, também não confiará que a retroalimentação é justa ou pertinente.

Consequência N°2: Afetar a autoconfiança do colaborador

Preservar o equilíbrio e a autoconfiança do colaborador é vital na hora de fazer uma avaliação devolutiva. Um feedback negativo pode diminuir excessivamente sua autoconfiança. Por outro lado, um feedback positivo feito de maneira errada pode aumentá-la exageradamente. Em ambos casos, os resultados não ajudarão a melhorar o rendimento nem os resultados…

No primeiro caso, o colaborador estará tão inseguro que a ansiedade e o estresse irão afetar seu desempenho. Já no segundo, estará tão convencido que fez um excelente trabalho que poderia “se fechar” a outras propostas e alternativas para melhorar seu trabalho no futuro. Além de considerar que suas áreas de melhoria, vê as oportunidade como erros de percepção do cliente.

O gráfico  a seguir nos ajudará a entender como funciona a relação entre a autoconfiança e o rendimento:

Consequência N°3: O erro persistir

Se o feedback não gerar acordos ou for muito específico, não proporcionamos ao freelancer as ferramentas nem a motivação necessária para entender como, onde e por que queremos realizar algumas mudanças. Logo, ele não conseguirá identificar como aplicá-las adequadamente, de acordo com os resultados desejados.

Quando um feedback não cumpre seus objetivos, tanto o freelancer como o cliente estarão perdendo seu tempo. Mas o problema não termina por aí… Isso também vai desgastando a relação de confiança entre eles e diminuindo a satisfação de ambos com os resultados do projeto.

A resistência, a ameaça à autoconfiança e a persistência do erro podem ser evitadas se consideramos diversos pontos assertivos que podem permitem amortizar o estresse e criar um ambiente de segurança e de confiança. Esses pontos podem ser resumidos nos 7 passos que explicamos a seguir.

Guia de 7 passos para dar um feedback negativo corretamente

Como você pode observar, um feedback ruim ou inoportuno pode ser desastroso. Felizmente, existem sete passos (que são uma espécie de “checklist”) que nos permitem focar todos os pontos importantes de uma boa devolutiva negativa, do início ao fim, e por ordem para ser mais apropriado.

1.  Comece com algum aspecto positivo sobre o trabalho do colaborador: um ponto forte ou alguma coisa que esteja muito bem feita. Assim, você consegue criar uma predisposição emocional positiva, que melhora a receptividade e a predisposição a melhorar.

2.  Expresse o problema em termos positivos: é melhor dizer “você pode melhorar neste sentido” do que afirmar “isso está mal feito”, por exemplo. Embora expressem a mesma coisa, o cérebro interpreta esses approaches de maneiras bem diferentes. O primeiro dá ênfase na oportunidade de melhorar. Já o segundo foca em um erro ocorrido no passado, que já não pode ser alterado.

3. Explique claramente como essa situação afeta o rendimento ou os resultados do projeto: se você não explica por que um erro é grave, seu entendimento pode ser confundido com uma crítica subjetiva.

4. Admita sua responsabilidade (se é que ela existe): muitas vezes, a responsabilidade pelos erros deve ser compartilhada. Se este é o seu caso, aceite e assuma sua parcela de responsabilidade.

5. Ofereça soluções realistas e mensuráveis: antes de dar um feedback, pense nas indicações e ferramentas que você oferecerá ao colaborador para solucionar o problema.

6. Abra espaço para o diálogo: garanta que o colaborador tenha entendido perfeitamente o que você quis expressar. Não deixe espaços para dúvidas ou mal entendidos! E sempre transmita a confiança necessária para que o freelancer possa expressar seu ponto de vista.

7. Conclua com motivação positiva e um acordo: a conclusão deve deixar claro que você confia nas capacidades do profissional. E também necessita expressar o acordo a que vocês chegaram com total clareza.

A seguir, você pode conferir um infográfico que simula o diálogo que deveria acontecer ao dar um  feedback negativo corretamente a um freelancer. Nele, encontramos um exemplo claro de como aplicar os sete passos mencionados anteriormente.

Concluindo…

A capacidade de oferecer um feedback negativo é uma habilidade imprescindível que você precisa adquirir para ter sucesso ao trabalhar com freelancers ou equipes remotas.

Porém, essa não é só uma estratégia que permite melhorar consideravelmente os resultados de cada um dos seus projetos. Também é um hábito que te permitirá construir relações duradouras e de confiança com seus freelancers favoritos. Como consequência, a qualidade do seu trabalho será cada vez melhor.

Na Workana, conectamos você com milhares de profissionais independentes altamente qualificados para te ajudar a fazer sua empresa crescer de maneira mais rápida e eficaz.

Também possuímos uma taxa de sucesso absoluto muito elevada nos nossos projetos e conseguimos isso fomentando uma boa cultura de trabalho remoto. Logicamente, isso inclui te oferecer as ferramentas necessárias para dar um correto feedback negativo aos seus colaboradores.

Se quiser ler mais dicas para dar um bom feedback a um freelancer, basta clicar aqui para encontrá-las!

Assul.