Como freelancer tienes muchos beneficios: trabajar desde donde desees, organizar tu horario a conveniencia, escoger en qué proyectos invertir tu tiempo, y muchos más.

Pero también debes asumir responsabilidades, y cumplirlas te permitirá tener un mejor desempeño y garantizar tus ingresos a buen ritmo y nivel. 

Una de las más grandes responsabilidades de un freelancer, de la que depende su reputación, es ejecutar sus proyectos sin demora. Pero, ¿Cómo puedes lograrlo?

Sigue leyendo porque conocerás tips, consejos y herramientas que te ayudarán.

Consejos para cumplir a tiempo con tus proyectos

Cumplir a tiempo incrementa tu buena reputación, al mismo tiempo que te ayuda a mantener un buen ritmo de trabajo, lo que a su vez garantiza ingresos constantes y en ascenso. A continuación algunos consejos:

#1: Fija la fecha en el calendario y planifica

Cuando eres contratado por una empresa o emprendedor para trabajar en su proyecto, antes siquiera de fijar el precio y las condiciones de trabajo pregunta cuál es la fecha máxima de entrega. Conocer las expectativas de plazo de tus clientes te permitirá poder fijar una fecha que sea conveniente para ambos.

En este sentido, asume compromiso con el cliente solo si tu agenda tiene espacio para ello. El procedimiento sería:

• Acordar fecha de entrega (una única fecha o entregas fraccionadas)
• Fijarla en tu calendario (digital o en una pizarra)
• Programar la cantidad de horas diarias que necesita dedicarle al proyecto hasta la fecha de entrega

#2: En lo posible, haz una entrega previa

Uno de los problemas que se presentan a la hora de cumplir un plazo, son las correcciones o solicitudes de cambios de tu cliente. 

En el consejo anterior te recomendamos fijar un plazo, sin embargo, ten en cuenta una entrega previa, de esa manera el cliente, por la solicitud de sus cambios, no se quedará con el sabor de una entrega tardía.

Este sería el procedimiento:

• Una vez fijada la fecha definitiva de entrega, acuerda con el cliente una entrega previa
•  Llega a un acuerdo sobre la cantidad de cambios que puede solicitar y la fecha máxima en que podrá solicitarlos
•  Asegúrate que la fecha te dé un plazo considerable de tiempo para aplicar lo que pueda solicitarse y que no afecte la fecha final de entrega

#3: Organízate

Sí, como consejo suena simple. Tú sabes que debes organizarte, sin embargo, en ocasiones puede que te das cuenta que no lo hiciste cuando ya estás a un día de entregar el proyecto y apenas si tienes un 20% terminado.

Entonces, necesitas tomar en serio la palabra organización, pero también saber cómo hacerlo, qué pasos dar, cómo tomar acción. A continuación, algunos tips que te ayudarán a hacer realidad tu organización para cumplir los plazos:

• Apenas llegues a los acuerdos con tus clientes, toma nota de los detalles.
• Puedes escribir los detalles en una pizarra, en una aplicación de bloc de notas, en un documento de Word, lo importantes es que, para mantener la claridad en el transcurso del proyecto, tomes nota.
• Al organizar la cantidad de horas que dedicarás por día, sé realista sobre eso y no asignes más horas de las que podrás manejar, al no cumplir con lo estipulado en uno de los días enfrentas la tentación de procrastinar en los siguientes.

#4: Focaliza tu atención y elimina elementos distractores

Focalizar tu atención según el criterio de entrega es importante. Nos referimos a que necesitas en primer lugar determinar el grado de prioridad del proyecto, decidir si está entre:

• Entregas importantes
• Entregas urgentes
• Entregas no urgentes

Asígnale a cada proyecto un nivel de prioridad, si usas una pizarra ponle un color a cada proyecto y etapa según su prioridad, por ejemplo:

• Amarillo a importantes
• Verde a urgentes
• Rojo a no urgentes

Crea tu propio sistema de colores, esto te permitirá con una sencilla visualización enfocarte en la tarea que corresponde.

Además, es importante que tengas en cuenta la eliminación de elementos distractores, crea un horario para atender tus redes sociales, para distraerte con tus amigos o dedicar tiempo a tu familia, y durante las horas de trabajo, según la prioridad del proyecto, reduce los elementos distractores.

Es así como podrás mantener tu organización, y cumplir tus plazos.

Herramientas para apoyarte y cumplir con los plazos de entrega

Existen herramientas que te ayudarán a organizar tu tiempo, prioridades y acciones, entre las mejores están:

#1: Google Calendar

Es una de las opciones para tener un calendario digital activo y a tu servicio. Te ayuda a compartir las tareas que debes hacer, lo cual es útil para un sistema de apoyo en el que cuentes con un asistente que te haga los recordatorios o equipo para hacer seguimiento de todo.

De igual forma puedes diferenciar las tareas por colores y activar alarmas para contar con avisos progresivos que te ayuden a verificar que llevas a buen ritmo cada proyecto.

#2: Rescue Time

Esta es una aplicación ideal para optimizar tu tiempo. Te ayudará a saber si estás logrando o no evitar elementos distractores.

Al final del día Recue Time te da un reporte de cuánto tiempo has invertido mirando tu móvil, en redes sociales, en sitios web, entre otras cosas. Así cuentas con suficiente información para tomar decisiones respecto a tales elementos.

#3: Trello

Con Trello puedes habilitar un panel con distintos tipos de carpetas que te ayudarán a hacerle seguimiento a tus proyectos, teniendo la posibilidad de dividirlos en etapas.

También pone a tu disposición la opción de crear checklist, clasificar las tareas y compartir documentos. Es una herramienta que puedes usar si trabajas en equipo.

Conclusión: ¿y si formas un equipo de trabajo?

La última recomendación que tenemos para ti es: forma un equipo de trabajo.

Esto te permitirá organizar mejor las etapas de un proyecto, asignar cada etapa y cumplir con los tiempos. Si piensas que tus ingresos bajarán porque tendrás que pagar a un equipo, ten en cuenta estas consideraciones:

• Al tener un equipo de trabajo, contarás con más tiempo para conectar con más clientes y sumar proyectos, esto incrementa tus ingresos
• Puedes apuntar a proyectos más grandes y de mayor valor
• No necesitas asumir un compromiso de pago fijo, puedes formar un equipo para trabajos ocasionales o bajo un acuerdo de pagos por proyecto, solo serán freelancers a tu disposición

Sigue nuestras recomendaciones y podrás cumplir los plazos, mejorar tu desempeño y aumentar tus ingresos.

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